El proceso de selección se basa en las necesidades de los empledos
A día de hoy, hay docenas de opciones de software de intranet disponible en el mercado y elegir el que mejor se adapta para tu empresa puede ser un desafío, especialmente si es la primera vez que utilizas este tipo de solución. El proceso de selección, por lo tanto, debe empezar por intentar comprender exactamente cuáles son las necesidades de tus empleados. ¿Están buscando una mejor forma de colaborar online? ¿Están cansados de tener que iniciar sesión en tres o más portales distintos para gestionar sus tareas? Es extremadamente importante que dediques tiempo a encontrar cuáles son los principales pain points a los que se enfrentan para que puedas crear una lista de prioridades que sirvan de guía para tu decisión final.
Tras conocer los principales requisitos de tu intranet, deberás elegir entre la variedad de software que encontrarás. La mayoría estará en una de las tres categorías que existen actualmente, y reducir las opciones a una de estas categorías va a simplificar tu proceso de decisión.
1. El conjunto de herramientas
Si todavía no tienes intranet en tu empresa, tu equipo probablemente estará utilizando algún conjunto de herramientas y aplicaciones encontrados online para facilitar su trabajo. Este conjunto puede incluir, por ejemplo, almacenar notas en Evernote, programar reuniones con Doodle, enviar archivos más pesados a través de WeTransfer, u otras aplicaciones de productividad.
Para empresas que no necesitan una intranet de forma inmediata, fomentar el uso de este tipo de herramientas estandarizadas es una buena alternativa. En esta estrategia lo necesario es que elijas las herramientas que mejor se adaptan a las necesidades de los empleados y de la empresa y que te asegures que todos tengan acceso a ellas.
A día de hoy, muchas de estas herramientas de trabajo online ofrecen la posibilidad de integrarse unas a otras. En ciertas ocasiones un conjunto puede parecer más atractivo y más fácil de gestionar que una intranet - especialmente si tu equipo no necesita más que una docena de herramientas y no existen requisitos conflictivos. ¿Pero y si este no es el caso de tu empresa y las actividades son más complejas?
2. La solución estándar lista para usar
Un software de intranet “listos para usar” son ideales para aquellas empresas que tienen ciertas necesidades básicas que no pueden ser resueltas solo con un conjunto de herramientas, pero que tampoco son tan complejas como para necesitar un desarrollo más personalizado. En este escenario, un software de intranet con funcionalidades estándares sería la solución perfecta.
Algunas de las funcionalidades más típicas encontradas en soluciones de intranets estándar son:
- Página principal y feed de noticias personalizadas
- Capacidad agregar videos
- Biblioteca de documentos
- Flujo de actividades
- Páginas de grupo
- Perfiles de los empleados y blogs
- Tener versión móvil habilitada
Esta es la solución ideal para empresas que no tienen tiempo, dinero ni muchos recursos disponibles para desarrollar una intranet a medida. La construcción de una intranet es una cosa, pero su mantenimiento es algo totalmente distinto. Las intranets listas para usar necesitan menos recursos para que estén actualizadas, sin embargo también existe el riesgo de ser más dependiente del proveedor y de cualquier decisión que como fabricante tome en relación con las funcionalidades del software.
Además, estas soluciones estándar normalmente requieren que adoptes las funcionalidades tal y como son, sin ofrecer la posibilidad de adaptarlas a la realidad de tu empresa. Esto puede ser algo bueno si el diseño de la experiencia de usuario es algo novedoso para tu compañía. Imagina tener que crear tu propia versión interna de Facebook desde el cero. ¿Estás dispuesto a tomar todas las decisiones que implica la creación de una plataforma social? El uso de herramientas estándares de serie en este tipo de intranets asegura que consigas controlar un sitio web sin que sea necesario tener un conocimiento muy alto de experiencia de usuario o hacer una gran inversión. Por otro lado, si estos beneficios no son suficientes, siempre podrás buscas algo que se ajuste más a tus necesidades.
3. La plataforma personalizada
La última categoría de software de intranet son las plataformas customizables. Este tipo de solución es ideal para empresas grandes y con necesidades más complejas. Normalmente también son empresas que pertenecen a un segmento específico del mercado, como puede ser un banco, que va a necesitar algunas funcionalidades típicas utilizadas por los empleados del sector financiero. Estas plataformas demandan mayor compromiso, pero también se puede afirmar que son más completas y eficientes que una intranet estándar.
Por ejemplo, las intranets creadas en plataformas personalizables están mejor equipadas para llevar a cabo procesos de negocio más complejos. Un Laboratorio de Diagnósticos ha construido un portal de cliente y una intranet con el objetivo de mejorar el incómodo proceso de pedir y hacer seguimiento de pruebas médicas. Para permitir que sus empleados siguiesen los resultados, su intranet necesitaba integrar funcionalidades que nunca habían tenido antes, como la de sincronizar bases de datos de servicios postales, etiquetar datos del paciente a través del laboratorio diagnóstico y facilitar el login y acceso de los médicos a los resultados. Como este laboratorio ha sido uno de los pocos (quizás el único) en crear una solución digital para todos los procesos implicados en las pruebas de pacientes, no existía ninguna intranet alternativa que pudiera satisfacer estas necesidades, por eso fue necesario construir una a medida.
Las plataformas que pueden ser personalizadas tienen más flexibilidad que otros software de intranet. Idealmente, la intranet de tu empresa debe ser la extensión de su cultura, y las plataformas customizables permiten que alinees estos dos elementos para que estén presentes desde la página principal. Digamos que tu equipo de RRHH desea lanzar un desafío fitness donde los empleados deben establecer un objetivo de pasos que dan al día. Para ello, sería necesario, por ejemplo, crear un foro de discusión donde publicar frases y contenidos que incentivaran dicho desafío, además una agenda - para los que desean quedar y caminar juntos-, una aplicación móvil, un panel de clasificación, entre otras ideas que pudieran surgir. Hay innumerables posibilidades para las empresas que desan invertir y crear una intranet que ofrezca una mejor experiencia a sus empleados.
El aumento en la flexibilidad también es crítico en organizaciones cuyos requerimientos están cambiando constantemente y necesitan adaptarse de manera rápida. QAD, una proveedora de softwares de ERP, tiene que incluir algunos requisitos de negocio en todos los proyectos que suben en su intranet. Como el equipo de IT decidió invertir en una intranet customizable, es posible rápidamente crear estos nuevos requerimientos cuando surgen, a través de una única herramienta utilizada por sus empleados.
Finalmente, si tu empresa desea incorporar nuevas tecnologías en el futuro, como puede ser la Inteligencia Artificial o la Internet de las cosas, en su intranet, una plataforma personalizable va a permitir que planifiques cómo las vas a implementar en tu infraestructura. En el caso de las soluciones estándares, por ejemplo, esto depende de que el proveedor, y no tú, decida que merece la pena incluir estas tecnologías. Construir una intranet a medida te va a dar mucho más poder para tomar las decisiones que quieras para tu negocio.
EMPIEZA CON LO QUE NECESITAS
Tanto si estás construyendo una intranet por primera vez como si estás actualizando una que ya utilizas hace tiempo, lo mejor es empezar con lo que sabes que necesitas. Frecuentemente, el verdadero desafío de las intranets es convencer a tus empleados de que las utilicen. Cuando enfocas la estrategia sobre las aplicaciones y herramientas que sabes que utilizan en su día a día, serás capaz de elegir el software que va a hacer frente a los principales pain points de tu empresa, asegurando además mayor compromiso de uso por parte de los empleados.