Das moderne CMS ist über seine ursprüngliche Aufgabe hinausgewachsen

Einleitung

Früher war die Website ein Projekt mit einem klar definierten Verantwortlichen. Das Marketing leitete sie, die IT sorgte für den reibungslosen Betrieb. Das Wesentliche für die digitale Präsenz eines Unternehmens spielte sich auf der Startseite und einer Handvoll Landingpages ab, und in der Regel kontrollierte ein einziges Team das dahinterstehende System.

Dieses Modell ist still und leise zerfallen. Digitale Inhalte werden heute über soziale Kanäle, E-Mail, mobile Apps, Kundenportale, Shop-Seiten, Intranets und sogar Digital Signage verbreitet. Gleichzeitig hat KI Einzug in die Arbeitsabläufe gehalten, immer mehr Teams nutzen dieselben Plattformen gemeinsam, und die Tools zur Erstellung, Freigabe, Steuerung und Veröffentlichung von Inhalten sind nicht mehr klar in einem traditionellen Content-Management-System (CMS) zusammengefasst.

Um zu verstehen, wie sich das digitale Content-Management verändert, hat Liferay in Zusammenarbeit mit der externen Umfrageplattform Pollfish den „Liferay Digital Content Management Report 2026“ erstellt und 500 vollzeitbeschäftigte Erwachsene in den USA befragt, die digitale Inhalte für ihr Unternehmen verwalten oder beaufsichtigen, darunter Inhalte für Websites, Apps, Portale und digitale Kanäle.

Wichtigste Ergebnisse der Liferay-Umfrage zum digitalen Content-Management 2026

• Inhalte gehen mittlerweile über die Website hinaus. 63 % der Content-Manager erstellen oder verwalten Inhalte für Kanäle jenseits der Website, am häufigsten für soziale Medien (49 %), E-Mail (40 %) und mobile Apps (28 %). In 60 % der Unternehmen nutzen drei oder mehr Teams dasselbe primäre Content-Tool.

• KI ist in 86 % der Content-Stacks integriert, doch nur 14 % der Teams vertrauen darauf, dass Inhalte ohne menschliche Überprüfung veröffentlicht werden. Weitere 8 % testen derzeit KI-Funktionen. Auf die Frage nach der autonomen Veröffentlichung vertrauen nur 14 % voll und ganz darauf, dass die KI dies ohne menschliche Überprüfung erledigt.

• 78 % wechseln zwischen mehreren Tools hin und her, um eine einzelne Content-Aufgabe zu erledigen. 22 % dieser Befragten wechseln „sehr oft“ das Tool.

• Teams, die intensiv KI nutzen, verwalten mit fast dreifach höherer Wahrscheinlichkeit mehrsprachige Inhalte. 57 % der intensiven KI-Nutzer erstellen Inhalte in mehr als einer Sprache, gegenüber 20 % der Nicht-KI-Nutzer.

• Das CMS ist das Ziel, nicht der Arbeitsbereich. Nur 7 % der Content-Manager entwerfen Inhalte in ihrer primären Content-Plattform. Die übrigen 93 % beginnen in Microsoft Word, Google Docs, einer Asset-Plattform oder einem Projektmanagement-Tool.

• Die teamübergreifende Koordination verursacht Stress. 32 % der Content-Manager nennen die teamübergreifende Zusammenarbeit und drohende Fristen als Hauptstressfaktor, dicht gefolgt von „mit neuen Technologien Schritt halten“ mit 30 %.

• Bei der Bewertung neuer Tools hat Sicherheit gegenüber Innovation ein Verhältnis von 2:1. 27 % stufen Sicherheit und Vertrauen als wichtigsten Faktor bei der Bewertung neuer Geschäftstechnologien ein, gegenüber 14 %, die Innovation oder KI-Fähigkeiten an erster Stelle setzen.

Ein reines Marketing-CMS gibt es nicht mehr. Das wichtigste Content-Tool in den meisten Unternehmen wird gemeinsam von Vertrieb, Kundenerfahrung, IT, Personalwesen und Betrieb genutzt und veröffentlicht Inhalte in sozialen Medien, per E-Mail, auf Mobilgeräten, in Portalen und auf Produktoberflächen. Das ist ein grundlegend anderes Produkt als das, worauf diese Kategorie vor etwa zehn Jahren aufgebaut war. Die Plattformen, die diesen Wandel erkennen, werden ihre Kunden behalten. Diejenigen, die dies nicht tun, verlieren sie still und leise an eine Vielzahl von Notlösungen.

Bryan Cheung, Chief Marketing Officer bei Liferay

Das CMS hat sich still und leise zu einem Enterprise-Content-Hub entwickelt

63 % der Manager für digitale Inhalte verwalten Inhalte für Kanäle, die über eine Website hinausgehen, und 60 % der Unternehmen haben drei oder mehr Teams, die dasselbe primäre Content-Tool gemeinsam nutzen.

Websites sind mittlerweile nur noch ein Kanal in einem viel größeren Content-Ökosystem. Content-Manager sind zunehmend für ein breiteres Portfolio digitaler Oberflächen verantwortlich, am häufigsten für Social Media (49 %), E-Mail (40 %), mobile Apps (28 %), Kundenportale (23 %), E-Commerce- oder Produktseiten (22 %), Intranets (18 %) sowie Digital Signage oder Kiosksysteme (16 %). Tatsächlich erstellen oder verwalten mittlerweile 63 % Inhalte für mindestens einen Kanal, der über eine herkömmliche Website hinausgeht. Das Spektrum der Kanäle, die ein Content-Team betreut, hat sich schneller erweitert als die Plattformen, auf die sich viele Teams bei der Verwaltung ihrer Arbeit stützen.

Auch die Verantwortung für Inhalte verteilt sich zunehmend. Bei 60 % der Befragten wird das primäre Content-Tool von mindestens drei verschiedenen Teams in ihrem Unternehmen gemeinsam genutzt. Bei 20 % wird es von fünf oder mehr Teams genutzt. Nur 15 % geben an, dass ihr primäres Content-Tool von nur einem Team genutzt wird. Was als CMS des Marketingteams begann, hat sich zu einer internen Drehscheibe für Vertrieb, Kundenerlebnis, IT, Personalwesen, Betrieb und andere Bereiche entwickelt, die alle Inhalte benötigen, um schnell und einheitlich agieren zu können.

Mehrsprachige Inhalte zeigen, wie umfangreich die Arbeit geworden ist. 40 % der Content-Manager erstellen oder verwalten Inhalte in mehr als einer Sprache. Unter diesen Befragten verwalten 56 % drei oder mehr Sprachen und 12 % sechs oder mehr. Die Überschneidung mit KI ist besonders ausgeprägt: 57 % der intensiven KI-Nutzer verwalten mehrsprachige Inhalte, verglichen mit 30 % der Nutzer mit begrenztem KI-Einsatz und 20 % der Nutzer ohne KI.

Wenn Unternehmen Inhalte gleichzeitig in verschiedenen Sprachen, über verschiedene Kanäle und hinweg über verschiedene Teams hinweg veröffentlichen müssen, erscheint KI weniger als experimentelles Feature, sondern vielmehr als Mittel, um Schritt zu halten. Das Ergebnis ist eine Content-Funktion, die viel weniger einem Website-Publishing-Betrieb gleicht und viel mehr einem unternehmensweiten Content-Hub.

KI ist allgegenwärtig, doch das Vertrauen hinkt hinterher

86 % der Content-Manager nutzen bereits KI-Funktionen in ihren Content-Tools, doch nur 14 % vertrauen der KI vollständig, Inhalte ohne menschliche Überprüfung zu veröffentlichen.

KI-Funktionen sind mittlerweile fester Bestandteil der Content-Infrastruktur. 41 % der Content-Manager nutzen KI-Funktionen intensiv, weitere 45 % setzen sie in begrenztem Umfang ein und 8 % testen sie derzeit in Pilotprojekten. Nur 5 % haben derzeit keine KI-Pläne. Mehr als die Hälfte (55 %) gibt an, dass KI bei mindestens einem Viertel ihrer Inhalte hilft, und 26 % sagen, dass KI bei mehr als der Hälfte hilft.

Doch der Einsatz hat die Notwendigkeit einer Überwachung nicht beseitigt. Auf die Frage, wie sehr sie darauf vertrauen, dass KI Inhalte autonom und ohne menschliche Überprüfung veröffentlicht, vertrauen nur 14 % ihr voll und ganz. Weitere 26 % vertrauen ihr größtenteils, während 31 % ihr etwas vertrauen und 28 % ihr wenig oder gar nicht vertrauen. Der am häufigsten erwartete Anwendungsfall für KI in den nächsten 24 Monaten ist die Unterstützung redaktioneller Teams bei der Erstellung und Bearbeitung von Inhalten (41 %), nicht die autonome Veröffentlichung von Inhalten.

Die Hindernisse unterstreichen denselben Punkt. 34 % der Content-Manager machen sich Sorgen um Genauigkeit oder Qualität, 30 % wünschen sich eine menschliche Überprüfung und Aufsicht, und 30 % nennen Sicherheits- oder Datenschutzbedenken. Für die meisten Teams wird KI zu einer Produktivitätsschicht innerhalb des Arbeitsablaufs und nicht zu einem Ersatz für redaktionelles Urteilsvermögen, Steuerung oder Überprüfung.

Intensive KI-Nutzer schreiten jedoch schneller voran. 31 % von ihnen vertrauen der KI voll und ganz, Inhalte autonom zu veröffentlichen, verglichen mit nur 1 % der Nutzer, die keine KI einsetzen oder sich in der Pilotphase befinden. Das deutet darauf hin, dass die Vertrauenslücke durch Erfahrung geprägt ist. Teams, die bereits nennenswerte Mengen an KI-unterstützten Inhalten verarbeitet haben, sind eher bereit, dieses Vertrauen auch auf Veröffentlichungsentscheidungen mit höherem Risiko auszuweiten.

Mehr KI bedeutet nicht weniger Tools

78 % der Content-Manager wechseln zwischen mehreren Tools oder Systemen, um eine einzelne Content-Aufgabe zu erledigen. Unter den intensiven KI-Nutzern wechseln 31 % „sehr oft“. 

Die Arbeit mit Inhalten ist mit dem Wechsel zwischen verschiedenen Tools verbunden. 22 % der Content-Manager wechseln „sehr oft“ das Tool, um eine einzelne Content-Aufgabe zu erledigen, 21 % „oft“ und 35 % „manchmal“. Nur 22 % wechseln selten oder nie. Für viele Teams kann eine einzelne Content-Aufgabe die Nutzung eines CMS, von Google Docs, Microsoft Word, einer Projektmanagement-Plattform, eines Analysetools, eines Übersetzungstools und einer Bibliothek für digitale Assets erfordern, bevor überhaupt etwas veröffentlicht wird.

Die Einbindung von KI in den Arbeitsablauf reduziert das Wechseln nicht nur nicht, sondern macht es sogar noch häufiger. Intensive KI-Nutzer wechseln mit 31 % eher sehr häufig zwischen Tools, verglichen mit 17 % der Nutzer mit begrenztem KI-Einsatz und 10 % der Nutzer ohne KI oder in der Pilotphase. Ein Entwurfsassistent befindet sich vielleicht in einem System, die Lokalisierung in einem anderen, die Compliance-Prüfung in einem dritten und die Veröffentlichung im CMS. Je mehr KI-Tools ein Team nutzt, desto an mehr Stellen muss der Arbeitsablauf möglicherweise wieder zusammengefügt werden.

Diese Fragmentierung spiegelt sich in den Daten wider. 24 % der Befragten nennen zu viele Tools oder Plattformen als Hauptursache für ihren täglichen Stress, und 25 % nennen zu viele manuelle Prozesse. Unter den Befragten aus den Bereichen IT und Entwicklung nennen 40 % die teamübergreifende Koordination als ihren größten Stressfaktor – der höchste Wert aller Rollen.

Diese Erkenntnis stellt eines der gängigen Versprechen rund um KI in Frage. Für Content-Teams mag KI einzelne Schritte beschleunigen, doch sie vereinfacht nicht automatisch den gesamten Workflow. Ohne eine starke Integration kann KI zu einer weiteren Ebene werden, die Teams verwalten müssen.

Das CMS ist das Ziel, nicht der Entwurfsraum

Nur 7 % der Manager für digitale Inhalte geben an, dass sie ihre Entwürfe auf ihrer primären Content-Plattform erstellen.

Vom CMS wird mittlerweile erwartet, dass es Inhalte für soziale Medien, E-Mails, mobile Geräte, Portale sowie übersetzte Inhalte für mehrere Teams verwaltet, doch als Entwurfsumgebung wird es nach wie vor zu wenig genutzt. Auf die Frage, wo sie Inhalte für ihre Website oder digitalen Kanäle hauptsächlich erstellen, nannten Content-Manager Microsoft Word (33 %), Google Docs (21 %), eine Digital-Asset- oder Content-Marketing-Plattform (19 %) sowie ein Projekt- oder Arbeitsmanagement-Tool (18 %) weitaus häufiger als ein CMS (7 %).

Das ist kein Urteil über CMS. Es ist ein Zeichen dafür, dass die meisten CMS in erster Linie als Veröffentlichungssysteme und erst in zweiter Linie als Schreibumgebungen konzipiert wurden. Bei 93 % der Teams entsteht der Inhalt zunächst an anderer Stelle und wird dann in die Plattform migriert, die für die Veröffentlichung und die Verwaltung zuständig ist. Bei jeder Übergabe besteht die Gefahr, dass Kontext, Formatierung, Metadaten, Markenstandards und alle im Entwurfsstadium durchgeführten KI-Maßnahmen verloren gehen. 

Für Teams, die für die organische Suche zuständig sind, können diese Übergaben zudem die konsistente Verwaltung von Metadaten, Inhaltsstruktur und Optimierungsschritten erschweren. Da Inhalte vor der Veröffentlichung immer mehr Tools durchlaufen, wird SEO zu einer weiteren Anforderung im Workflow, die eine strengere Steuerung innerhalb des Veröffentlichungsprozesses erfordert.

Und es sind nicht nur Nicht-KI-Nutzer, die noch nicht umgestiegen sind. 28 % der intensiven KI-Nutzer erstellen ihre Entwürfe nach wie vor in Word. Selbst unter intensiven KI-Nutzern erstellen nur 6 % ihre Entwürfe in einem CMS. Wenn sie doch auf ein speziell entwickeltes Tool zurückgreifen, handelt es sich um eine Digital-Asset-Plattform oder eine Content-Marketing-Plattform (23 %), nicht um das CMS, über das die Inhalte letztendlich veröffentlicht werden.

Eine Plattform, von der erwartet wird, dass sie als zentrale Content-Drehscheibe des Unternehmens fungiert, wird oft immer noch wie die letzte Station im Workflow eines anderen behandelt. Für Teams, die mehr Kanäle, Sprachen, Freigaben und KI-gestützte Inhalte verwalten, lässt sich diese Lücke zwischen dem Ort der Inhaltserstellung und dem Ort der Inhaltssteuerung immer schwerer ignorieren.

Teams vertrauen ihrem CMS. Sie vertrauen jedoch nicht allem, was damit zusammenhängt

70 % der Content-Manager haben großes oder sehr großes Vertrauen in die Sicherheit und Governance ihres primären Content-Tools, nennen jedoch teamübergreifende Koordination und enge Fristen mit jeweils 32 % als ihre größten alltäglichen Stressfaktoren.

Content-Manager stehen ihren primären Plattformen nicht grundsätzlich skeptisch gegenüber. 70 % haben großes oder sehr großes Vertrauen in die Sicherheit und Governance ihres primären Content-Tools, und 68 % sind sehr zuversichtlich hinsichtlich dessen Fähigkeit, Nutzerdaten zu schützen. Das Problem liegt im damit verbundenen Arbeitsablauf.

Auf die Frage nach der größten Quelle für Stress im Arbeitsalltag nannten Content-Manager zwei Antworten mit jeweils 32 %: die teamübergreifende Koordination und knappe Fristen. Das Schritthalten mit neuen Technologien folgt dicht dahinter mit 30 %, während zu viele manuelle Prozesse (25 %) und zu viele Tools oder Plattformen (24 %) die nächste Stufe bilden. Die wichtigsten Stressfaktoren deuten alle auf Reibungspunkte zwischen Menschen, Systemen und Prozessen hin.

Beim Kauf und bei der Bewertung neuer Geschäftstechnologien legen Content-Manager größten Wert auf Sicherheit und Vertrauen (27 %), gefolgt von Benutzerfreundlichkeit (20 %), Kosten (17 %) und der Integration in bestehende Systeme (15 %). Innovation und KI-Fähigkeiten belegen mit 14 % den fünften Platz. Skalierbarkeit liegt mit 7 % an letzter Stelle. Das größte Hindernis für die Einführung eines neuen Tools sind Bedenken hinsichtlich Sicherheit und Compliance (23 %), gefolgt von den Kosten (22 %) und Schwierigkeiten bei der Integration in bestehende Systeme (20 %).

Die Botschaft an Technologieanbieter ist eindeutig: Innovation allein ist nicht das stärkste Verkaufsargument. Content-Manager haben bereits mit mehr Kanälen, mehr Beteiligten, mehr Tools und mehr KI zu tun. Was sie am meisten brauchen, ist ein sicheres, vertrauenswürdiges System, das die Komplexität der Arbeitsabläufe verringert, anstatt eine weitere Verwaltungsebene hinzuzufügen.

Was die Daten über die Zukunft des Content-Managements aussagen

Insgesamt deuten die Ergebnisse auf eine klare Verschiebung der Erwartungen von Unternehmen an Content-Plattformen hin. Das CMS wird zunehmend zum Knotenpunkt, an dem Teams, Kanäle, Sprachen, KI-Tools, Governance-Standards und Publishing-Workflows zusammenlaufen.

Diese Verschiebung führt zu einer Diskrepanz zwischen der ursprünglichen Konzeption vieler Plattformen und der Art und Weise, wie Content-Teams heute arbeiten. Content-Manager veröffentlichen auf mehr Kanälen, koordinieren sich mit mehr internen Teams, stützen sich häufiger auf KI und erstellen dennoch einen Großteil ihrer Arbeit außerhalb ihres Hauptsystems. Sie vertrauen auf die Sicherheit ihrer Plattformen, sind jedoch weniger überzeugt von den damit verbundenen Arbeitsabläufen.

Für Content-Verantwortliche wird die nächste Phase des digitalen Content-Managements ebenso sehr von Integration, Governance und Benutzerfreundlichkeit geprägt sein wie von KI. Die stärksten Plattformen werden nicht einfach neue Funktionen hinzufügen, sondern die Anzahl der Stellen reduzieren, an denen Arbeit verloren geht, die manuelle Überprüfung einfacher gestalten und Teams dabei unterstützen, Inhalte als unternehmensweite Funktion zu verwalten.

In den nächsten Jahren werden sich erfolgreiche Content-Teams dadurch auszeichnen, wie gut sie die Schnittstellen überwinden: zwischen Verfassen und Veröffentlichen, zwischen Teams, zwischen Sprachen sowie zwischen menschlicher Überprüfung und maschineller Ausgabe. Genau dort scheitert die Content-Arbeit heute tatsächlich, und genau darauf muss sich die nächste Generation von Plattformen konzentrieren.

Bryan Cheung, Chief Marketing Officer, Liferay

Methodik der Umfrage

Die Liferay-Umfrage zum digitalen Content-Management 2026 wurde Anfang 2026 über Pollfish unter 500 vollzeitbeschäftigten Erwachsenen in den USA durchgeführt, die digitale Inhalte für ihr Unternehmen verwalten oder beaufsichtigen. Die Befragten verwalten oder beaufsichtigen aktiv Inhalte von Websites, Apps, Portalen oder digitalen Kanälen.