El CMS moderno ha superado su función original

Introducción

Antes, el sitio web era un proyecto con un responsable claro. El departamento de marketing se encargaba de gestionarlo. El departamento de TI se ocupaba de mantenerlo en funcionamiento. La mayor parte de lo que importaba para la presencia digital de una organización tenía lugar en la página de inicio y en unas pocas páginas de destino, y normalmente un único equipo controlaba el sistema que había detrás.

Ese modelo se ha desmoronado sin que nadie se diera cuenta. Ahora, el contenido digital se mueve a través de las redes sociales, el correo electrónico, las aplicaciones móviles, los portales de clientes, las páginas de comercio electrónico, las intranets e incluso la señalización digital. Al mismo tiempo, la inteligencia artificial se ha incorporado al flujo de trabajo, cada vez más equipos comparten las mismas plataformas y las herramientas utilizadas para crear, aprobar, gestionar y publicar contenido ya no se encuentran claramente delimitadas dentro de un sistema de gestión de contenidos (CMS) tradicional.

Para comprender cómo está cambiando la gestión de contenidos digitales, Liferay se ha asociado con la plataforma de encuestas externa Pollfish en el Informe Liferay sobre gestión de contenidos digitales 2026, con el fin de encuestar a 500 adultos estadounidenses con empleo a tiempo completo que gestionan o supervisan contenidos digitales para su organización, incluidos los de sitios web, aplicaciones, portales y canales digitales.

Principales conclusiones de la encuesta de Liferay sobre gestión de contenidos digitales de 2026

• El contenido ha traspasado los límites del sitio web. El 63 % de los gestores de contenido crean o gestionan contenido para canales más allá del sitio web, siendo los más habituales las redes sociales (49 %), el correo electrónico (40 %) y las aplicaciones móviles (28 %). El 60 % de las organizaciones cuenta con tres o más equipos que utilizan la misma herramienta principal de gestión de contenido.

• La IA está presente en el 86 % de las pilas de contenidos, pero solo el 14 % de los equipos confía en ella para publicar sin revisión humana. Otro 8 % está probando funciones de IA. Al preguntarles sobre la publicación autónoma, solo el 14 % confía plenamente en la IA para hacerlo sin revisión humana.

• El 78 % alterna entre varias herramientas para completar una misma tarea de contenido. El 22 % de esos encuestados cambia de herramienta «muy a menudo».

• Los equipos que hacen un uso intensivo de la IA son casi tres veces más propensos a gestionar contenido multilingüe. El 57 % de los usuarios intensivos de IA crea contenido en más de un idioma, frente al 20 % de los que no utilizan la IA.

• El CMS es el destino, no el espacio de trabajo. Solo el 7 % de los gestores de contenido redacta el contenido en su plataforma de contenido principal. El 93 % restante empieza en Microsoft Word, Google Docs, una plataforma de activos o una herramienta de gestión de proyectos.

• La coordinación entre equipos genera estrés. El 32 % de los gestores de contenidos señala la colaboración entre equipos y los plazos inminentes como los principales factores de estrés, seguidos de cerca por «mantenerse al día con las nuevas tecnologías», con un 30 %.

• La seguridad supera a la innovación en una proporción de 2 a 1 cuando los gestores de contenidos evalúan nuevas herramientas. El 27 % considera que la seguridad y la confianza son el factor más importante a la hora de evaluar nuevas tecnologías empresariales, frente al 14 % que da prioridad a la innovación o a las capacidades de IA.

Ya no existe un CMS dedicado exclusivamente al marketing. La principal herramienta de contenido en la mayoría de las empresas se comparte entre los departamentos de ventas, experiencia del cliente, TI, RR. HH. y operaciones, y distribuye el contenido a redes sociales, correo electrónico, dispositivos móviles, portales y superficies de producto. Se trata de un producto fundamentalmente diferente de aquel en torno al cual se construyó la categoría hace unos diez años. Las plataformas que reconozcan este cambio conservarán a sus clientes. Las que no lo hagan, los irán perdiendo silenciosamente en favor de una serie de soluciones provisionales.

Bryan Cheung, director de marketing de Liferay

El CMS se ha convertido silenciosamente en un centro de contenidos empresarial

El 63 % de los gestores de contenido digital gestiona contenido para canales más allá de un sitio web, y el 60 % de las organizaciones cuenta con tres o más equipos que comparten la misma herramienta principal de contenido.

Los sitios web son ahora solo un canal más dentro de un ecosistema de contenidos mucho más amplio. Los gestores de contenidos son cada vez más responsables de una cartera más amplia de superficies digitales, entre las que destacan las redes sociales (49 %), el correo electrónico (40 %), las aplicaciones móviles (28 %), los portales de clientes (23 %), el comercio electrónico o las páginas de productos (22 %), las intranets (18 %) y la señalización digital o quioscos (16 %). De hecho, el 63 % crea o gestiona actualmente contenido para al menos un canal más allá de un sitio web tradicional. La gama de soportes que gestiona un equipo de contenidos se ha ampliado más rápidamente que las plataformas en las que muchos equipos se basan para gestionar su trabajo.

La propiedad de los contenidos también está cada vez más repartida. Para el 60 % de los encuestados, la herramienta principal de gestión de contenidos la comparten al menos tres equipos diferentes de su organización. Para el 20 %, la utilizan cinco o más equipos. Solo el 15 % afirma que su herramienta principal de gestión de contenidos la utiliza un único equipo. Lo que comenzó como el CMS del equipo de marketing se ha convertido en un centro interno para los departamentos de ventas, experiencia del cliente, TI, RR. HH., operaciones y otros grupos que necesitan que el contenido se mueva con rapidez y coherencia.

El contenido multilingüe pone de manifiesto lo exigente que se ha vuelto el trabajo. El 40 % de los gestores de contenidos crean o gestionan contenido en más de un idioma. Entre esos encuestados, el 56 % gestiona tres o más idiomas, y el 12 % gestiona seis o más. El solapamiento con la IA es especialmente marcado: el 57 % de los grandes usuarios de IA gestionan contenido multilingüe, en comparación con el 30 % de los usuarios con uso limitado de IA y el 20 % de los que no la utilizan.

Cuando las organizaciones necesitan publicar en distintos idiomas, canales y equipos a la vez, la IA deja de parecer una función experimental y se convierte más bien en una forma de mantenerse al día. El resultado es una función de contenido que se parece mucho menos a una operación de publicación web y mucho más a un centro de contenido empresarial.

La IA está en todas partes, pero la confianza aún no ha alcanzado ese nivel

El 86 % de los gestores de contenidos ya utiliza funciones de IA en sus herramientas de contenidos, pero solo el 14 % confía plenamente en la IA para publicar contenidos sin revisión humana.

Las funciones de IA se han convertido en parte integrante de la pila de contenidos. El 41 % de los gestores de contenidos utiliza las funciones de IA de forma extensiva, otro 45 % las utiliza de forma limitada y el 8 % las está probando. Solo el 5 % no tiene planes actuales relacionados con la IA. Más de la mitad (55 %) afirma que la IA colabora en al menos una cuarta parte de su contenido, y el 26 % afirma que la IA colabora en más de la mitad.

Sin embargo, su adopción no ha eliminado la necesidad de supervisión. Al preguntarles en qué medida confían en la IA para publicar contenido de forma autónoma sin revisión humana, solo el 14 % confía plenamente en ella. Otro 26 % confía en ella en su mayor parte, mientras que el 31 % confía en ella hasta cierto punto y el 28 % no confía mucho o nada en ella. El principal uso previsto de la IA para los próximos 24 meses es ayudar a los equipos editoriales a redactar y editar contenidos (41 %), no a publicar contenidos de forma autónoma.

Las barreras refuerzan esta misma idea. Al 34 % de los gestores de contenidos les preocupa la precisión o la calidad; el 30 % quiere una revisión y supervisión humanas, y el 30 % menciona preocupaciones relacionadas con la seguridad o la privacidad. Para la mayoría de los equipos, la IA se está convirtiendo en una capa de productividad dentro del flujo de trabajo, no en un sustituto del criterio editorial, la gobernanza o la revisión.

Sin embargo, los grandes usuarios de la IA están avanzando más rápido. El 31 % de ellos confía plenamente en la IA para publicar de forma autónoma, en comparación con solo el 1 % de los usuarios que no utilizan la IA o que se encuentran en fase piloto. Esto sugiere que la brecha de confianza viene determinada por la experiencia. Los equipos que han procesado volúmenes significativos de contenido asistido por IA están más dispuestos a extender esa confianza a decisiones de publicación de mayor riesgo.

Un mayor uso de la IA no ha supuesto un menor número de herramientas

El 78 % de los gestores de contenidos alternan entre varias herramientas o sistemas para completar una sola tarea de contenido. Entre los grandes usuarios de IA, el 31 % lo hace «muy a menudo». 

El trabajo con contenidos implica cambiar constantemente de herramienta. El 22 % de los gestores de contenidos cambia de herramienta «muy a menudo» para completar una sola tarea de contenido, el 21 % «a menudo» y el 35 % «a veces». Solo el 22 % cambia de herramienta rara vez o nunca. Para muchos equipos, una sola tarea de contenido puede implicar el uso de un CMS, Google Docs, Microsoft Word, una plataforma de gestión de proyectos, una herramienta de análisis, una herramienta de traducción y una biblioteca de activos digitales antes de que se publique nada.

Incorporar la IA al flujo de trabajo no solo no reduce los cambios de herramienta, sino que los hace más habituales. Los usuarios intensivos de IA son más propensos a cambiar de herramienta con mucha frecuencia (un 31 %), en comparación con el 17 % de los usuarios con uso limitado de IA y el 10 % de los usuarios que no utilizan IA o están en fase piloto. Un asistente de redacción puede estar en un sistema, la localización en otro, la revisión de cumplimiento normativo en un tercero y la publicación en el CMS. Cuantas más herramientas de IA utilice un equipo, en más puntos será necesario volver a unir las partes del flujo de trabajo.

Esta fragmentación se refleja en los datos. El 24 % de los encuestados cita el exceso de herramientas o plataformas como una de las principales fuentes de estrés diario, y el 25 % menciona el exceso de procesos manuales. Entre los encuestados de TI y desarrollo, el 40 % señala la coordinación entre equipos como su mayor factor de estrés, el porcentaje más alto de todas las funciones.

Este hallazgo complica una de las promesas habituales en torno a la IA. Para los equipos de contenido, la IA puede agilizar los pasos individuales, pero no simplifica automáticamente el flujo de trabajo de principio a fin. Sin una integración sólida, la IA puede convertirse en una capa más que los equipos tienen que gestionar.

El CMS es el destino, no la sala de redacción

Solo el 7 % de los gestores de contenido digital afirma que su plataforma de contenido principal es donde crean los borradores.

Ahora se espera que el CMS gestione el contenido para redes sociales, correo electrónico, dispositivos móviles, portales y contenido traducido para múltiples equipos, pero un ámbito en el que sigue sin aprovecharse al máximo es como entorno de redacción. Cuando se les preguntó dónde creaban principalmente el contenido para su sitio web o sus propiedades digitales, los gestores de contenido mencionaron Microsoft Word (33 %), Google Docs (21 %), una plataforma de activos digitales o de marketing de contenido (19 %) y una herramienta de gestión de proyectos o de trabajo (18 %) con mucha más frecuencia que un CMS (7 %).

Esto no supone un veredicto sobre los CMS. Es una señal de que la mayoría se diseñaron, en primer lugar, como sistemas de publicación y, en segundo lugar, como entornos de redacción. Para el 93 % de los equipos, el contenido toma su forma inicial en otro lugar y luego se migra a la plataforma que se encarga de la publicación y la gobernanza. Cada traspaso crea un margen para que se pierdan el contexto, el formato, los metadatos, las normas de marca y cualquier trabajo de IA realizado durante la redacción. 

Para los equipos responsables de la búsqueda orgánica, esos traspasos también pueden dificultar la gestión coherente de los metadatos, la estructura del contenido y los pasos de optimización. A medida que el contenido pasa por más herramientas antes de su publicación, el SEO se convierte en otro requisito del flujo de trabajo que depende de una gestión más rigurosa dentro del proceso de publicación.

Y no son solo los usuarios que no utilizan la IA los que no han dado el paso. El 28 % de los grandes usuarios de IA siguen redactando en Word. Incluso entre los grandes usuarios de IA, solo el 6 % redacta en un CMS. Cuando recurren a una herramienta específica, se trata de una plataforma de activos digitales o de marketing de contenidos (23 %), no del CMS que finalmente publica el trabajo.

Una plataforma que se espera que funcione como centro de contenidos empresarial sigue siendo tratada a menudo como la última parada en el flujo de trabajo de otra persona. Para los equipos que gestionan más canales, idiomas, aprobaciones y contenidos asistidos por IA, esa brecha entre el lugar donde se crea el contenido y el lugar donde se gestiona resulta cada vez más difícil de ignorar.

Los equipos confían en su CMS. No confían en todo lo que lo rodea

El 70 % de los gestores de contenidos confía mucho o muchísimo en la seguridad y la gobernanza de su herramienta de contenido principal, pero señalan la coordinación entre equipos y los plazos ajustados como sus principales factores de estrés diario, con un 32 % cada uno.

Los gestores de contenidos no se muestran escépticos en general respecto a sus plataformas principales. El 70 % confía mucho o muchísimo en la seguridad y la gobernanza de su herramienta principal de gestión de contenidos, y el 68 % confía mucho o muchísimo en su capacidad para proteger los datos de los usuarios. El problema radica en el flujo de trabajo que la rodea.

Al preguntarles por la mayor fuente de estrés diario, los gestores de contenidos señalaron dos respuestas empatadas con un 32 %: la coordinación entre equipos y los plazos ajustados. Mantenerse al día con las nuevas tecnologías les sigue de cerca con un 30 %, mientras que el exceso de procesos manuales (25 %) y el exceso de herramientas o plataformas (24 %) completan el siguiente nivel. Los principales factores de estrés apuntan todos a la fricción entre las personas, los sistemas y los procesos.

A la hora de adquirir y evaluar nuevas tecnologías empresariales, los gestores de contenidos dan prioridad a la seguridad y la confianza (27 %), seguidas de la facilidad de uso (20 %), el coste (17 %) y la integración con los sistemas existentes (15 %). La innovación y las capacidades de IA ocupan el quinto lugar, con un 14 %. La escalabilidad ocupa el último lugar, con un 7 %. La mayor barrera para adoptar una nueva herramienta son las preocupaciones sobre la seguridad y el cumplimiento normativo (23 %), seguidas del coste (22 %) y la dificultad para integrarla con los sistemas existentes (20 %).

El mensaje para los proveedores de tecnología es claro: la innovación por sí sola no es el argumento inicial más sólido. Los gestores de contenidos ya tienen que lidiar con más canales, más partes interesadas, más herramientas y más IA. Lo que más necesitan es un sistema seguro y de confianza que reduzca la complejidad del flujo de trabajo, en lugar de añadir otra capa que gestionar.

Lo que indican los datos sobre el futuro de la gestión de contenidos

En conjunto, los resultados apuntan a un claro cambio en lo que las organizaciones esperan de las plataformas de contenido. El CMS se está convirtiendo cada vez más en el punto de convergencia de equipos, canales, idiomas, herramientas de IA, normas de gobernanza y flujos de trabajo de publicación.

Ese cambio crea una brecha entre cómo se diseñaron originalmente muchas plataformas y cómo trabajan ahora los equipos de contenido. Los gestores de contenidos publican en más canales, se coordinan con más equipos internos, recurren a la IA con mayor frecuencia y, sin embargo, siguen redactando gran parte de su trabajo fuera de su sistema de registro. Confían en la seguridad de sus plataformas, pero tienen menos confianza en los flujos de trabajo que las rodean.

Para los responsables de contenidos, la próxima fase de la gestión de contenidos digitales vendrá definida tanto por la integración, la gobernanza y la usabilidad como por la IA. Las plataformas más sólidas no se limitarán a añadir nuevas funciones, sino que reducirán el número de puntos en los que se pierde el trabajo, facilitarán el mantenimiento de la revisión humana y ayudarán a los equipos a gestionar los contenidos como una función empresarial.

En los próximos años, los equipos de contenido más exitosos se distinguirán por su capacidad para resolver las fisuras: entre la redacción y la publicación, entre equipos, entre idiomas, entre la revisión humana y los resultados generados por máquinas. Ahí es donde el trabajo de contenido se atasca hoy en día, y ahí es donde debe centrarse la próxima generación de plataformas.

Bryan Cheung, director de marketing de Liferay

Metodología de la encuesta

La encuesta de Liferay sobre gestión de contenidos digitales 2026 se llevó a cabo a principios de 2026 a través de Pollfish entre 500 adultos estadounidenses con empleo a tiempo completo que gestionan o supervisan contenidos digitales para su organización. Los encuestados gestionan o supervisan activamente contenidos de sitios web, aplicaciones, portales o canales digitales.