Zukunftssicher mit DAM: Die Schlüsselrolle von Digital Asset Management für agile Finanzdienstleister

Key Takeaways

• Sicherheit und Compliance sind im Finanzwesen nicht verhandelbar. DAM bietet granulare Zugriffskontrollen, Audit-Trails und Rechteverwaltung, um strenge Vorschriften wie die DSGVO, FINRA und SEC zu erfüllen.

• DAM ist weit mehr als nur ein Datenspeicher oder ein CMS Tool. Es zentralisiert Assets, ermöglicht KI-gestützte Metadaten-Tagging, unterstützt die Versionskontrolle und liefert Inhalte sicher über mehrere Kanäle hinweg aus.

• Finanzinstitute gewinnen an Effizienz und Konsistenz. DAM reduziert doppelte Arbeit, beschleunigt die Zusammenarbeit zwischen Teams und Partnern und stellt sicher, dass nur genehmigte und konforme Assets im Umlauf sind.

• Anwendungsfälle aus der Praxis unterstreichen die Bedeutung von DAM. Von Beraterportalen über die Investorenkommunikation bis hin zur sicheren Partner Zusammenarbeit unterstützt DAM schnellere, sicherere und personalisiertere Kundenerlebnisse.

• Eine DXP mit integriertem DAM maximiert den ROI. Die Einbindung von DAM in eine Digital Experience Platform (DXP) stellt sicher, dass Assets nicht nur gespeichert, sondern auch personalisiert, kontrolliert und nahtlos über jeden Kanal bereitgestellt werden.

Vom Compliance-Risiko zum Wettbewerbsvorteil durch Digital Asset Management

In der streng regulierten Welt der Finanzdienstleistungen ist die sichere Dokumentenfreigabe ein Muss. Ob es sich um Onboarding-Dokumente, sensible Kundenakten oder Compliance-Berichte handelt – Finanzinstitute müssen sicherstellen, dass jede Datei geschützt, den richtigen Personen zugänglich und in jedem Schritt überprüfbar ist. Interne Audits helfen Organisationen dabei, die Wirksamkeit der Datensicherheit zu bewerten und Bereiche mit Optimierungsbedarf zu identifizieren, wodurch Compliance und betriebliche Effizienz sichergestellt werden.

Da jedoch immer noch traditionelle Datenspeichersysteme, E-Mail-Anhänge und verstreute Content-Repositories verwendet werden, sind die Risiken von Datenschutzverletzungen, Versionswirrwarr und Compliance-Verstößen hoch.

Hier kommt Digital Asset Management (DAM) ins Spiel.

CIOs, IT-Führungskräfte und Entscheidungsträger für die digitale Transformation im Finanzwesen sollten DAM nicht nur als ein Tool zur Datenspeicherung betrachten. DAM ist ein strategischer Vorteil, der die Freigabe sensibler Dokumente sicher, effizient und vollständig konform macht – selbst in den komplexen Finanz-Ökosystemen von heute. Und wenn DAM in eine Digital Experience Platform (DXP) wie Liferay DXP eingebettet ist, wird es zu einer zentralen Kraft bei der Bereitstellung sicherer, nahtloser Erlebnisse für interne Teams und externe Nutzer.

In diesem Beitrag beleuchten wir die entscheidende Rolle von Digital Asset Management Lösungen für die sichere Dokumentenfreigabe, wie sich DAM von herkömmlichen Systemen unterscheidet, wann eine DXP mit integriertem DAM in Betracht gezogen werden sollte und welche spezifischen Anwendungsfälle für Finanzorganisationen am relevantesten sind.

Warum die sichere Dokumentenfreigabe im Finanzwesen so herausfordernd ist

Bevor wir ins Detail gehen, betrachten wir die einzigartigen Herausforderungen, denen sich Finanzdienstleister stellen müssen:

• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Die DSGVO, FINRA, SEC und branchenspezifische Datenvorschriften erfordern wasserdichte Zugriffskontrollen, detaillierte Audit-Trails und ein strenges Content Lifecycle Management.

• Datensensibilität: Ob es sich um das Finanzprofil eines Kunden oder M&A-Unterlagen handelt, jedes Dokument ist hochsensibel. Dennoch verbringen Mitarbeitende bis zu 20 % ihrer Zeit allein mit der Suche nach Dateien. Je länger die Suche nach dem richtigen Asset dauert, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, die falsche Version zu verwenden, eine Frist zu verpassen oder auf unsichere Umwege auszuweichen, die sensible Informationen offenlegen.

• Komplexe Workflows: Mehrere Abteilungen, Systeme und Stakeholder benötigen oft Zugriff auf Assets, jeder mit unterschiedlichen Berechtigungsstufen und zu verschiedenen Zeitpunkten.

• Hybride und Multichannel-Umgebungen: Inhalte müssen nahtlos an interne Teams, Kundenportale, mobile Apps und externe Partner fließen.

Ein einfacher Dateiserver oder ein herkömmliches CMS sind dieser Belastung nicht gewachsen. Man benötigt eine intelligentere und sicherere Lösung.

DAM vs. CMS vs. Datenspeicher: Was ist der Unterschied?

Sie fragen sich vielleicht: „Kann ich dafür nicht einfach SharePoint, einen Dateiserver oder mein CMS verwenden?“

Die kurze Antwort: nicht effektiv. Tatsächlich nennen 39 % der Entscheidungsträger die vielfältige und isolierte Natur von Asset-Systemen als größtes Hindernis für die Schaffung großartiger Kundenerlebnisse.

• Datenspeicherlösungen (wie freigegebene Laufwerke oder Dropbox) sind für die grundlegende Speicherung und den Abruf konzipiert. Sie bieten Ordner und Dateinamen, aber es fehlen erweiterte Metadaten, Versionierung, granulare Berechtigungen und Compliance-Kontrollen. Sobald Dateien freigegeben sind, gibt es kaum eine Kontrolle darüber, wer Zugriff hat oder ob veraltete Versionen im Umlauf sind.

• Content Management Systeme (CMS) sind hervorragend für die Veröffentlichung und Verwaltung von textbasierten Webinhalten, wurden jedoch nie für die Komplexität großer Asset-Bibliotheken, Medienformate oder Compliance-lastiger Workflows entwickelt. Assets sind in der Regel an einzelne Webseiten gebunden, was die Wiederverwendbarkeit über mehrere Kanäle hinweg einschränkt.

• Digital Asset Management (DAM) fungiert als zentraler Hub für jede Art von digitaler Datei – Dokumente, Videos, Bilder, sogar Design-Assets. Über die Speicherung hinaus fügt DAM Kontrollmechanismen hinzu: Zugriffssteuerung, automatisierte Versionierung, Audit-Trails, Rechteverwaltung und nahtlose Integration mit anderen Tools. Kurz gesagt, DAM ist für Branchen wie die Finanzdienstleistung konzipiert, in denen die sichere Dokumentenfreigabe unverzichtbar ist.

Wenn Sie mit Hunderten oder Tausenden von Assets arbeiten, die wiederverwendet, gesichert, geprüft und über mehrere Kanäle hinweg verfolgt werden müssen, ist DAM die einzige Lösung, die für diesen Umfang und diese Komplexität ausgelegt ist. Ein Digital Asset Management System ist speziell dafür gebaut, die Anforderungen an Volumen, Sicherheit und Compliance von Finanzinstituten zu erfüllen.

Hier ist ein Überblick über die verschiedenen Tools und ihre Funktionalitäten:

Das Argument für DAM in der Finanzdienstleistung

Digital Asset Management begann einst als Marketing-Tool. Heute ist DAM in der Finanzdienstleistung unerlässlich, um compliant und widerstandsfähig zu bleiben. Angesichts der strengen Aufsicht durch Regulierungsbehörden und der Anhäufung sensibler Daten verlassen sich Finanzinstitute mehr denn je auf DAM, um:

• Regulatorische Anforderungen zu erfüllen, indem Metadatenstandards, Zugriffskontrollen, Audit-Trails und Nutzungsrechte durchgesetzt werden, um DSGVO, FINRA, SEC und andere Vorgaben einzuhalten.

• Die Zusammenarbeit zu beschleunigen zwischen Compliance, Rechtsabteilung, Betrieb und Drittpartnern, indem jedem Stakeholder zu jeder Zeit sicherer, rollenbasierter Zugriff auf die richtigen Dokumente gewährt wird.

• Das Risiko zu senken, indem sichergestellt wird, dass nur die neuesten genehmigten Versionen, wie Offenlegungen, Verträge oder Compliance-Berichte, innerhalb oder außerhalb des Unternehmens geteilt werden.

• Sichere Dokumentenfreigabe und Omnichannel-Bereitstellung zu ermöglichen, damit Kunden, Berater und Partner konsistente, konforme Informationen erhalten, ob über Portale, mobile Apps oder APIs.

Für Finanzinstitute geht es bei DAM nicht nur um Effizienz – es geht um Kontrolle und Sicherheit. Durch die Zentralisierung kritischer Dokumente in einem kontrollierten Repository können Unternehmen Kosten für doppelte Arbeit senken, die Markteinführungszeit für neue Angebote verkürzen und Ressourcen für höherwertige Initiativen umverteilen, während sie gleichzeitig das Vertrauen bei Regulierungsbehörden und Kunden stärken und Marken-Assets schützen. Tatsächlich berichten 79 % der Organisationen, die bereits DAM nutzen, von erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen, was zeigt, dass effektives Digital Asset Management messbaren Geschäftswert über die Compliance hinaus liefert und die Geschäftsagilität fördert.

Sehen wir uns an, wie das funktioniert.

1. Digitale Assets effektiver an einem einzigen Ort organisieren

Ein DAM bietet Ihnen ein zentrales Repository für die sichere Dokumentenfreigabe – eine zentrale Informationsquelle (Single Source of Truth). Kein Suchen mehr nach Dokumenten auf freigegebenen Laufwerken oder in persönlichen Ordnern. Alles ist in einem durchsuchbaren System organisiert und leicht zu finden.

Der strukturierte Ansatz einer DAM-Lösung verbessert das Content Lifecycle Management und optimiert den Produktionsprozess. Diese Effizienz zahlt sich schnell aus – Organisationen, die DAM nutzen, sparen im Durchschnitt 34 % einer typischen Arbeitswoche bei Asset-bezogenen Aufgaben wie der Suche, Freigabe und Neuerstellung digitaler Dateien.

Wichtige Funktionalitäten und Features:

• Asset-Bibliotheken: Wiederverwendung genehmigter Assets wie Policy-PDFs, ID-Vorlagen und Investorenberichte über interne und externe Portale hinweg, alle zugänglich über eine durchsuchbare Bibliothek.

• Unterstützung von Rich Media: Effizientes Verwalten von Audiodateien, Produktbildern und anderen Rich-Media-Assets zur Optimierung von Workflows und Verbesserung der Zusammenarbeit.

• Automatisches Tagging: Einsatz von KI/ML zur automatischen Kategorisierung von Assets mit Metadaten wie Datum, Typ, Zielgruppe und Compliance-Tags.

• Benutzerdefinierte Metadaten: Definition von Metadaten basierend auf Ihren Geschäftsanforderungen, wie z. B. Risikostufe, Region oder regulatorische Kategorie.

• Back-Office-Integration: Anzeige von Assets aus Systemen wie SharePoint oder Documentum direkt in kundenorientierten Portalen ohne Duplizierung.

• Governance und Compliance: DAM-Systeme helfen Ihnen, Lizenzen und Vorschriften einzuhalten.

2. Assets über mehrere Kanäle hinweg skalierbar veröffentlichen, bereitstellen und wiederverwenden

Stellen Sie sich vor, Sie laden ein Dokument hoch und wissen, dass es sicher geteilt und über verschiedene digitale Kanäle bereitgestellt wird – egal, ob ein Kunde es mobil ansieht, ein Broker über den Desktop darauf zugreift oder ein Partner es über eine API herunterlädt.

Wichtige Funktionalitäten und Features:

• Adaptive Bilder: Automatische Optimierung bildbasierter Dokumente wie ID-Scans oder Infografiken an Gerät und Bandbreite.

• Ressourcen-Ladezeiten: Integration eines CDN (oder Nutzung eines Tools mit nativem CDN), um eine schnelle, sichere Bereitstellung auch in großem Umfang zu gewährleisten.

• Proaktive Content-Bereitstellung: Nutzung von APIs zur automatischen Bereitstellung nur konformer, aktueller Assets an die richtigen Kanäle.

• Optimierte Content-Workflows: DAM-Systeme ermöglichen nahtlose Workflows für die Verwaltung, Beschaffung und Verteilung digitaler Inhalte und gewährleisten eine effiziente Asset-Bereitstellung und -Wiederverwendung.

Dies macht DAM besonders effektiv für:

• Kunden Onboarding Portale

• Beraterportale oder Intranets

• Investorenportale

• Partner Extranets

3. Kontrollieren, wer Zugriff auf Ihre Assets hat

Sicherheit ist nicht nur Verschlüsselung – es geht darum, genau zu wissen, wer wann und wie lange was sehen kann, wenn Dokumente geteilt werden.

Wichtige Funktionalitäten und Features:

• Zugriffskontrolle: Definieren Sie den Zugriff basierend auf der Rolle (z. B. Wirtschaftsprüfer, Berater, Kunde) und wenden Sie Einschränkungen bis hin zur einzelnen Datei an.

• Rechteverwaltung: Legen Sie Ablaufdaten, Nutzungsbeschränkungen und Genehmigungs-Workflows fest. Dies hilft Ihnen, veraltete Assets aus dem Umlauf zu nehmen.

• Asset-Freigabe: Teilen Sie Assets sicher mit externen Partnern oder Anbietern über kontrollierte, zeitlich begrenzte Links. Fügen Sie den freigegebenen Links und Portalen einen Passwortschutz für eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzu.

Für Finanzinstitute bedeutet dies:

• Schnellere Überprüfungszyklen für die Compliance

• Weniger manuelle Anfragen für Dokumentenzugriff

• Reduzierte Offenlegung sensibler Materialien

Das DAM von Liferay ist nur eine der vielen Out-of-the-box-Funktionalitäten, die Liferay DXP bietet. Auf einer einzigen Plattform können Sie unser DAM neben vielen anderen nativen Funktionalitäten nutzen, um Lösungen zu entwickeln, wenn Ihre Geschäftsanforderungen wachsen. Um alle DAM-Funktionalitäten von Liferay DXP anzuzeigen, besuchen Sie: https://www.liferay.com/de/capabilities/digital-asset-management.

Beispiele aus der Praxis: DAM in Aktion

Diese Beispiele zeigen, wie DAM die sichere Dokumentenfreigabe ermöglicht und compliance-sensible Dokumente sowie Marken-Assets in der Finanzbranche schützt.

Use Case 1: Berater-Dokumentenportal
Eine Bank ermöglicht Finanzberatern den Zugriff auf personalisierte Anlageleitfäden, Onboarding-Vorlagen und aktuelle Offenlegungen. Assets werden nach Region und Produktlinie getaggt, um Relevanz und Compliance zu gewährleisten. Auch Vertriebsteams profitieren vom DAM-Portal, indem sie auf die neuesten Verkaufsunterlagen und Schulungsmaterialien zugreifen, was die Vertriebseffektivität und Zusammenarbeit verbessert.

Use Case 2: Sichere Investorenkommunikation
Eine Vermögensverwaltungsgesellschaft verwendet DAM, um Quartalsberichte zu verwalten und über ein gebrandetes Investorenportal zu verteilen. Die Rechteverwaltung stellt sicher, dass Inhalte an einem festgelegten Datum ablaufen und nie über Compliance-Grenzen hinaus wiederverwendet werden. DAM unterstützt auch Produkteinführungen, indem es sicherstellt, dass alle Teams Zugriff auf die neuesten genehmigten Assets haben, die für einen erfolgreichen Marktstart erforderlich sind.

Use Case 3: Partnerzusammenarbeit
Ein Versicherungsunternehmen teilt Co-Branding-Marketingmaterialien mit Drittmaklern mithilfe der kontrollierten Freigabefunktionalitäten von DAM. Marketing Teams und externe Mitarbeiter können Co-Branding-Materialien sicher teilen und verwalten. Metadaten stellen sicher, dass Assets den lokalen regulatorischen Richtlinien entsprechen.

Wann eine DXP mit DAM-Funktionalitäten die richtige Wahl ist

Wenn DAM nach der Lösung klingt, die Ihnen gefehlt hat, fragen Sie sich möglicherweise, ob Sie sich für eine eigenständige Digital Asset Management Software, ein DAM-System oder integrierte Digital Asset Management Funktionalitäten innerhalb Ihrer Digital Experience Platform (DXP) entscheiden sollen. Nicht jede DAM-Lösung ist eine Einheitslösung. Die richtige Wahl hängt von Ihrer Branche, Größe und der Art und Weise ab, wie Sie Assets verwalten.

Hier sind die Fälle, in denen eine DXP mit integriertem DAM am sinnvollsten ist:

• Sie möchten die volle Kontrolle sowohl über Assets als auch über die Kanäle, in denen sie erscheinen.

• Sie verwalten komplexe Erlebnisse (z. B. Portale, Apps, Microsites) und benötigen einen zentralen Ort für Content- und Asset-Management. Eine integrierte DXP mit DAM bietet dieses zentralisierte Repository, wodurch Silos beseitigt und die Governance verbessert werden.

• Sie möchten Silos abbauen zwischen Inhalten, Assets, Nutzern und Berechtigungen.

• Sie investieren in Personalisierung und möchten, dass die Asset-Bereitstellung an die Segmentierung gebunden ist.

• Sie müssen die Bereitstellung skalieren über Regionen und Marken hinweg, ohne die Kontrolle zu verlieren.

Dank der DAM-Funktionalitäten von Liferay zum Beispiel werden Assets nicht nur innerhalb von Liferay DXP gespeichert. Content-Autoren und Manager können digitale Assets organisieren, Assets auf mehreren Kanälen veröffentlichen und die entsprechenden Zugriffskontrollen von einem einzigen Ort aus festlegen, ohne die IT einschalten zu müssen. Darüber hinaus können Sie auf einer einzigen Plattform unser DAM neben vielen anderen nativen Funktionalitäten nutzen, um Lösungen zu entwickeln, wenn Ihre Geschäftsanforderungen wachsen.

Messung des DAM-ROI in der Finanzdienstleistungsbranche

Obwohl DAM oft als operatives Tool betrachtet wird, hat es einen sehr realen finanziellen und strategischen Wert. Dieser Wert spiegelt sich im Markt wider: Der globale Markt für Digital Asset Management Systeme erreichte 2024 ein Volumen von 5,3 Milliarden US-Dollar und soll sich bis 2029 voraussichtlich auf 10,3 Milliarden US-Dollar nahezu verdoppeln, da Branchen wie die Finanzdienstleistung die Einführung beschleunigen, um mit Compliance- und Kundenerwartungen Schritt zu halten.

Eine effektive Digital Asset Management Lösung verspricht nicht nur Vorteile – sie liefert messbaren ROI für Finanzinstitute:

• Reduziertes Compliance-Risiko: Vermeidung von Bußgeldern und Audit-Problemen durch dokumentierte Kontrollen.

• Schnellere Markteinführung: Verkürzung der Überprüfungs- und Genehmigungszyklen um Wochen.

• Verbesserte Produktivität: Eliminierung doppelter Arbeit und manueller Dateiverarbeitung.

• Bessere Kundenerlebnisse: Sicherstellung, dass Kunden immer die richtigen, konformen Informationen erhalten, wenn sie diese benötigen.

• Wettbewerbsvorteil: Gewinnung eines Wettbewerbsvorteils durch Verbesserung der Effizienz und Ermöglichung einer schnelleren, sichereren Content-Bereitstellung.

DAM ist keine Option mehr

In der Finanzdienstleistung sind Sicherheit und Compliance nur der Anfang. Da Unternehmen ihre Betriebsabläufe und Kundenerlebnisse modernisieren, wird Digital Asset Management zu einem Eckpfeiler der digitalen Transformation.

Durch die Investition in DAM-Funktionalitäten, die in eine DXP eingebettet sind, gewinnen Finanzinstitute nicht nur Sicherheit, sondern auch die Agilität und Kontrolle, die erforderlich sind, um digitale Dienste zu skalieren, Risiken zu mindern und überlegene Kundenerlebnisse zu bieten.

Wenn die sichere, effiziente Dokumentenfreigabe auf Ihrer Roadmap steht, sollte DAM kein nachträglicher Gedanke sein. Es sollte Ihr Fundament sein. Die Implementierung eines Digital Asset Management Systems verbessert die Kundenbindung, indem Unternehmen den Nutzern die richtigen Inhalte zur richtigen Zeit liefern können.

Erfahren Sie, wie die DAM-Funktionalitäten von Liferay Ihrer Organisation helfen können, die sichere Dokumentenfreigabe in großem Umfang und mit Vertrauen zu meistern. Sprechen Sie mit einem unserer Experten!

FAQ

Wie unterscheidet sich DAM von Cloud-Speicher?
Cloud-Speicher wie Google Drive wickeln die grundlegende Dateifreigabe ab, während DAM erweiterte Suchfunktionen, Metadaten, Workflows, Rechteverwaltung und kreative Integrationen hinzufügt.

Welche Arten von Dateien kann DAM verarbeiten?
DAM-Plattformen können nahezu jede digitale Datei verwalten, von Bildern und Videos bis hin zu CAD-Zeichnungen, 3D-Modellen und Compliance-Dokumenten. Metadaten halten alle Formate organisiert und durchsuchbar.

Kann DAM mit unseren vorhandenen Tools verbunden werden?
Ja. DAM lässt sich in CMS, CRM, ERP und Marketing-Plattformen sowie Kreativ-Software integrieren. API-First-Designs erleichtern auch die Verknüpfung von DAM mit benutzerdefinierten Systemen.

Welche Sicherheitsfunktionalitäten sollte DAM umfassen?
Enterprise-fähige DAMs bieten Verschlüsselung, SSO, MFA, Audit-Protokolle und granulare Berechtigungen. Achten Sie auf die Einhaltung von Standards wie SOC 2 oder der DSGVO.

Wie misst man den DAM-ROI?
Organisationen verfolgen die reduzierte Suchzeit, schnellere Kampagnenstarts und weniger duplizierte Content-Erstellung. Viele verzeichnen 40–60 % Zeiteinsparungen und 25–40 % niedrigere Content-Kosten.

Was sind die gängigen Herausforderungen bei der DAM-Implementierung?

Metadatenmigration, Integration mit Altsystemen und Nutzerakzeptanz können schwierig sein. Phasenweise Rollouts, Schulungen und eine klare Governance helfen, den Übergang zu erleichtern.

Wie unterstützt DAM Remote-Teams?
Cloud-native DAMs ermöglichen Kommentare in Echtzeit, Versionskontrolle und Genehmigungs-Workflows. Features wie mobiler Zugriff, sichere Freigabe und Benachrichtigungen halten verteilte Teams auf dem gleichen Stand.