DEFINIENDO LO DIGITAL: CONCEPTOS| 12 MINUTOS DE LECTURA

¿Qué es Digital Workplace o Espacio de trabajo digital?

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El Digital Workplace es la transformación digital de los procesos de trabajo y de los sistemas, impulsado por la necesidad de incentivar al empleado, reducir la rotación dentro de las empresas y mantener la competitividad. Las plataformas de portal, herramientas de colaboración y las intranets han evolucionado para atender de forma más efectiva los requisitos de este nuevo espacio de trabajo digital. Sin embargo una solución completa requiere un conjunto integrado de sistemas que puedan satisfacer realmente las necesidades actuales de los equipos de trabajo actuales.

De las Intranets al Portal del Empleado al Digital Workplace

Desde que surgieron las intranets, las empresas han reconocido el valor de impulsar la colaboración entre los empleados, la gestión documental y la comunicación hacia herramientas digitales como los emails, los repositorios de documentos, las videoconferencias y mucho más. La evolución de las intranets a portales de empleado y, tras ello, a los digital workplaces está impulsada por la adopción de la tecnología. Porque en los últimos años han observado un cambio de paradigma que está directamente relacionado con  la tendencia ya en fase de maduración de la transformación digital.

Las intranets empezaron como una forma segura y ágil con la que las empresas podían gestionar los activos digitales y comunicarse internamente. Las plataformas de portal eran elegidas a menudo para construir intranets personalizadas gracias a su capacidad de proporcionar experiencias autenticadas e integradas a otros sistemas. 

A medida de que la adopción de los smartphones y los portátiles se volvieron más asequibles, los portales del empleado trasladaron el concepto de intranet fuera del firewall corporativo para permitir el acceso en remoto a los empleados en los dispositivos de su preferencia mientras se mantenía la seguridad. Porque, debido al gran avance que el ámbito digital tiene en la sociedad , los usuarios empezaron a optar por herramientas de uso fácil como pueden ser Dropbox, Gmail y Facebook  en vez de las herramientas personalizadas que la mayoría de las empresas ofrecían para el almacenamiento de documentos, correo electrónico y colaboración. Con el consiguiente riesgo en términos de seguridad corporativa. En respuesta a esto, los portales del empleado han crecido para proporcionar bien la integración con las nuevas soluciones, o bien replicar sus diseños.
Los correos electrónicos, intranets y videoconferencias son componentes típicos, pero lo que hace a los digital workplaces realmente interesantes para las organizaciones es en las soluciones y posibilidades que sus funcionalidades pueden brindar a mejorar la experiencia y, por ende, el trabajo de los empleados
En medio de estos cambios, la transformación digital surgió como una forma nueva y necesaria de repensar los modelos de negocio enfocándoloss en la experiencia de cliente. Una estrategia centrada en el cliente puede mejorar notablemente la eficacia de la organización por lo que replicarlo en el caso de equipos internos, resulta en un replanteamiento de los sistemas y procesos para que también estén centrados en el empleado. A medida que la transformación digital ha ido madurando, ha quedado claro que redefinir la experiencia del trabajador es fundamental para tener éxito en la adquisición y satisfacción de los clientes.

Las soluciones de Digital Workplace: Los Qués y Porqués

Al contrario que las intranets y portales del empleado, la estrategia de los digital workplace incluyen requisitos que tienen en cuenta el valor de negocio y la experiencia del empleado. Puede incluir un software de intranet o de portal, pero hay que combinarla con tecnologías emergentes que estimulen el compromiso y ayuden a las empresas a hacer frente a los cambios en los estilos de trabajo. Concretamente, un espacio de trabajo digital debe soportar:
  • Herramientas para el trabajo en remoto, incluyendo soluciones móviles que empoderen a los empleados para sean igual de productivos en casa o en un viaje como en la oficina.
  • Mejor experiencia de usuario para proporcionar conexiones sin fricción entre las herramientas de trabajo virtuales, las redes sociales de los empleados y las aplicaciones centrales del negocio.
  • Herramientas de comunicación centralizadas que sincronicen la colaboración online y offline, incluyendo correos, mensajería instantánea y redes sociales de la empresa.
  • Iniciativas de inteligencia de negocio que recopilen datos y ejecuten análisis para encontrar oportunidades de mejora en los procesos.
Los objetivos de los digital workplaces tienden a centrarse en mejorar la eficiencia, comunicación y compromiso de los trabajadores. Juntos, estos tres puntos ayudan empresas a reducir la rotación de los trabajadores, lo que es cada vez más importante, a medida que las empresas compiten por talento y por gente especializada en las nuevas técnicas que han surgido con la innovación digital.

La estrategia del espacio de trabajo proporciona la transformación cultural

Según RRHH Digital, los millennials representan el 52% de la fuerza laboral de España, y traen con ellos ciertas expectativas respecto a los valores y el nivel de implicación del empleado que difiere mucho de las expectativas de las Generaciones X y Boomers. Además, la alta rotación es una característica reconocida en esta generación: la facilidad con la que saltan de trabajo supone un aumento de costes al empleador y, de ahí la importancia en invertir en que estén a gusto.
 

Recalifica tu fuerza de trabajo actual

Más allá de reclutar nuevas habilidades, muchas industrias se enfrentan a la necesidad de recalificar su fuerza de trabajo actual para dar cuenta de las nuevas tecnologías que están siendo introducidas en algunos procesos clave para el negocio. A medida que la inteligencia artificial y la automatización reemplazan ciertos trabajos, estos empleados necesitarán orientación para ser capaces de triunfar en nuevas conceptualizaciones del trabajo. En este sentido, los digital workplaces pueden incorporar sistemas de gestión de aprendizaje para hacer la formación más asequible a los empleados y medir la rapidez con que la organización está adquiriendo nuevas habilidades y conocimiento.

In order to attract the critical digital skills that companies require for effective digital transformation, digital workplace strategies should understand how Millennials evaluate job satisfaction and what drives them to stay with an employer for the long term.

La transformación digital necesita el Digital Workplace

A medida que la transformación digital sigue creando nuevos modelos de negocio, las organizaciones necesitarán fomentar entornos de trabajo que permitan a los empleados aprovechar con confianza las nuevas tecnologías y tendencias. El ritmo del cambio no da señales de desaceleración, lo que significa que los digital workplaces van continuar creciendo en importancia estratégica.

La transformación digital necesita el Digital Workplace

A medida que la transformación digital sigue creando nuevos modelos de negocio, las organizaciones necesitarán fomentar entornos de trabajo que permitan a los empleados aprovechar con confianza las nuevas tecnologías y tendencias. El ritmo del cambio no da señales de desaceleración, lo que significa que los digital workplaces van continuar creciendo en importancia estratégica.

Afortunadamente, la mayoría de las organizaciones hoy tienen registros básicos de la experiencia de cliente que pueden ser reutilizados para optimizar la experiencia del empleado, incluyendo el desarrollo de “working personas”, la identificación de los pain points y la reorientación de los stakeholders para que estén más centrados en el cliente. A medida que aumenta la aceptación de las nuevas normas de trabajo, los nuevos estándares y sistemas se fusionarán para acomodar las expectativas de los empleados de hoy.
Las personas y la cultura se encuentran en el corazón del desempeño organizacional y típicamente impulsan tanto el éxito como el fracaso. Esto significa que tu cultura, en última instancia, determina cómo y en qué medida tus empleados sacan partido del digital workplace para conectar, comunicar y colaborar.
DELOITTE

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