Il Vantaggio del DAM – Perché il Digital Asset Management è fondamentale per la condivisione sicura dei documenti nei servizi finanziari

Punti chiave

• Sicurezza e compliance non sono negoziabili nei servizi finanziari. Il DAM offre controlli di accesso granulari, audit trail e gestione dei diritti per soddisfare normative stringenti come GDPR, FINRA e SEC.

• Il DAM va molto oltre l’archiviazione di file o gli strumenti CMS. Centralizza gli asset, abilita la catalogazione tramite metadati con AI, supporta il versioning e distribuisce i contenuti in modo sicuro su più canali.

• Le istituzioni finanziarie guadagnano efficienza e coerenza. Il DAM riduce i duplicati, accelera la collaborazione tra team e partner e garantisce che solo asset approvati e conformi siano in circolazione.

• I casi d’uso reali mostrano l’impatto del DAM: dai portali per consulenti e le comunicazioni agli investitori alla collaborazione sicura con i partner, il DAM supporta esperienze più rapide, sicure e personalizzate.

• Una DXP con DAM integrato massimizza il ROI. Integrare il DAM in una DXP garantisce che gli asset non vengano solo archiviati, ma anche personalizzati, governati e distribuiti senza frizioni su ogni canale.

Dal rischio di compliance al vantaggio competitivo con il Digital Asset Management

Nel mondo altamente regolamentato dei servizi finanziari, la condivisione sicura dei documenti è indispensabile. Che si tratti di documenti di onboarding, dati sensibili dei clienti o report di compliance, le istituzioni finanziarie devono assicurarsi che ogni file sia protetto, accessibile alle persone giuste e completamente tracciabile. Gli audit interni aiutano a valutare l’efficacia della sicurezza dei file e a identificare aree di miglioramento, garantendo conformità ed efficienza operativa.

Con sistemi tradizionali di archiviazione, allegati email e repository di contenuti frammentati ancora in uso, i rischi di violazioni dei dati, confusione sulle versioni e problemi di conformità aumentano.

E qui entra in gioco il Digital Asset Management (DAM).

CIO, responsabili IT e leader della trasformazione digitale non dovrebbero considerare il DAM come un semplice strumento per archiviare file, ma come un vantaggio strategico che rende la condivisione di documenti sensibili sicura, efficiente e conforme, anche negli ecosistemi finanziari complessi di oggi. Integrato in una DXP come Liferay DXP, il DAM diventa un elemento centrale per offrire esperienze sicure e senza interruzioni, sia per i team interni che per gli utenti esterni.

In questo articolo analizziamo il ruolo critico del DAM nella condivisione sicura dei documenti, come si differenzia dai sistemi tradizionali, quando scegliere una DXP con DAM integrato e quali casi d’uso sono più rilevanti per le organizzazioni finanziarie.

Perché la condivisione sicura dei documenti è così difficile nei servizi finanziari

Prima di affrontare il DAM, ecco le sfide principali del settore:

• Compliance normativa. GDPR, FINRA, SEC e le normative specifiche del settore richiedono controlli di accesso impeccabili, audit trail dettagliati e un ciclo di vita dei contenuti rigidamente gestito.

• Dati altamente sensibili. Dai profili finanziari alla documentazione M&A, ogni documento è critico. Eppure i dipendenti trascorrono fino al 20% del tempo a cercare file. Più ci si mette, maggiore è il rischio di usare la versione sbagliata o cadere in workaround insicuri.

• Workflow complessi. Più reparti, sistemi e stakeholder devono accedere agli asset con permessi diversi.

• Ambienti ibridi e multicanale. I contenuti devono fluire senza frizioni tra team interni, portali clienti, app mobile e partner esterni.

Un file server o un CMS tradizionale non reggono questo peso. Serve qualcosa di più intelligente e sicuro.

DAM vs CMS vs File Storage: qual è la differenza?

Forse ti chiedi: “Non posso usare SharePoint, un file server o il mio CMS?”

Risposta breve: non in modo efficace. Il 39% dei decisori indica la frammentazione degli asset come il principale ostacolo alla creazione di ottime customer experience.

• File Storage (drive condivisi, Dropbox): pensati per archiviazione e recupero basico. Mancano metadati avanzati, versioning, permessi granulari e controlli di compliance. Una volta condivisi, i file sfuggono facilmente al controllo.

• CMS: eccellenti per contenuti web testuali, ma non progettati per grandi librerie multiformato o workflow complessi di compliance. Legano gli asset alle pagine, riducendo la riusabilità.

• Digital Asset Management (DAM): un hub centrale per ogni tipo di file digitale, con controllo accessi, versioning automatico, audit trail, rights management e integrazioni profonde. Ideale per settori come quello finanziario, dove la sicurezza è imprescindibile.

Se hai a che fare con centinaia o migliaia di risorse che devono essere riutilizzate, protette, controllate e tracciate su più canali, il DAM è l'unica soluzione pensata per questa portata e complessità. Un sistema di gestione delle risorse digitali è appositamente progettato per gestire il volume, la sicurezza e le esigenze di conformità delle istituzioni finanziarie.

Ecco una panoramica dei diversi strumenti e delle loro funzionalità:

Perché il DAM è decisivo nei servizi finanziari

Nato come strumento di marketing, oggi il DAM è fondamentale per rimanere conformi e resilienti. Le istituzioni lo usano per:

• Soddisfare le normative con metadati standardizzati, audit trail, permessi e gestione dei diritti.

• Accelerare la collaborazione tra compliance, legale, operations e partner con accessi sicuri e basati sui ruoli.

• Ridurre i rischi garantendo che solo versioni approvate vengano condivise internamente o esternamente.

• Consentire una distribuzione omnicanale sicura per clienti, consulenti e partner via portali, app e API.

Oltre all’efficienza, il DAM offre controllo e garanzie. Centralizzando i documenti critici, le aziende riducono costi, accelerano il time-to-market e rafforzano la fiducia di regolatori e clienti. Il 79% delle organizzazioni che già utilizzano un DAM dichiara risparmi significativi di tempo e costi.

1. Organizza le risorse digitali in modo più efficace in un unico luogo

Un DAM ti offre un archivio centralizzato per la condivisione sicura dei documenti: una vera e propria fonte unica di verità. Non dovrai più cercare i documenti tra unità condivise o cartelle personali. Tutto è organizzato e facile da trovare in un unico sistema ricercabile.

L'approccio strutturato offerto da una soluzione DAM migliora la gestione del ciclo di vita dei contenuti, ottimizzando il processo di produzione. Questa efficienza si traduce rapidamente in un risparmio: le organizzazioni che utilizzano un DAM risparmiano in media il 34% di una tipica settimana lavorativa sulle attività relative alle risorse, come la ricerca, la condivisione e la ricreazione di file digitali.

Funzionalità e caratteristiche principali:

• Librerie di risorse. Riutilizza risorse approvate come PDF di politiche, modelli di ID e rapporti per gli investitori su portali interni ed esterni, tutti accessibili tramite una libreria ricercabile.

• Supporto per i rich media. Gestisci in modo efficiente file audio, immagini di prodotti e altre risorse multimediali per semplificare i flussi di lavoro e migliorare la collaborazione.

• Tagging automatico. Utilizza l'intelligenza artificiale/apprendimento automatico per classificare automaticamente le risorse con metadati quali data, tipo, pubblico e tag di conformità.

• Metadati personalizzati. Definisci i metadati in base alle tue esigenze aziendali, quali livello di rischio, regione o categoria normativa.

• Integrazione back-office. Visualizza le risorse da sistemi quali SharePoint o Documentum direttamente nei portali rivolti ai clienti senza duplicazioni.

• Governance e conformità. I sistemi DAM ti aiutano a rimanere aggiornato su licenze e normative.

2. Pubblicare, distribuire e riutilizzare risorse su più canali su larga scala

Immaginate di caricare un documento sapendo che verrà condiviso e distribuito in modo sicuro su vari canali digitali, sia che un cliente lo visualizzi su un dispositivo mobile, un broker vi acceda da un computer desktop o un partner lo scarichi tramite API.

Funzionalità e caratteristiche principali:

• Immagini adattive. Ottimizza automaticamente i documenti basati su immagini, come scansioni di documenti d'identità o infografiche, in base al dispositivo e alla larghezza di banda.

• Tempi di caricamento delle risorse. Integra un CDN (o utilizza uno strumento con uno nativo) per garantire una distribuzione veloce e sicura anche su larga scala.

• Distribuzione proattiva dei contenuti. Utilizza le API per distribuire automaticamente solo risorse conformi e aggiornate ai canali giusti.

• Flussi di lavoro semplificati per i contenuti. I sistemi DAM consentono flussi di lavoro senza soluzione di continuità per la gestione, l'approvvigionamento e la distribuzione di contenuti digitali, garantendo una consegna e un riutilizzo efficienti delle risorse.

Ciò rende il DAM particolarmente efficace per:

• Portali di onboarding dei clienti

• Portali o intranet dei consulenti

• Portali degli investitori

• Extranet dei partner

In ciascuno di questi scenari, il DAM aiuta gli istituti finanziari a offrire esperienze clienti di livello superiore, mantenendo la conformità.

3. Controlla chi ha accesso alle tue risorse

La sicurezza non riguarda solo la crittografia, ma anche sapere esattamente chi può vedere cosa, quando e per quanto tempo durante la condivisione dei documenti.

Funzionalità e caratteristiche principali:

• Controllo degli accessi. Definisci l'accesso in base al ruolo (ad esempio, revisore, consulente, cliente) e applica restrizioni fino alle singole risorse.

• Gestione dei diritti. Imposta date di scadenza, limiti di utilizzo e flussi di lavoro di approvazione. Questo ti aiuta a eliminare dalla circolazione le risorse obsolete.

• Condivisione delle risorse. Condividi le risorse in modo sicuro con partner o fornitori esterni tramite link controllati e limitati nel tempo. Aggiungi la protezione con password ai link e ai portali condivisi per un ulteriore livello di sicurezza.

Per gli istituti finanziari, questo significa:

• Cicli di revisione più rapidi per la conformità

• Meno richieste manuali di accesso ai documenti

• Maggiore sicurezza nella gestione delle risorse

Il DAM di Liferay è solo una delle tante funzionalità pronte all'uso offerte da Liferay DXP. Su un'unica piattaforma, puoi sfruttare il nostro DAM insieme a molte altre funzionalità native per creare soluzioni in linea con l'espansione delle tue esigenze aziendali. Per visualizzare tutte le funzionalità DAM di Liferay DXP, visita: liferay.com/it/capabilities/digital-asset-management.

Esempi reali di DAM in azione

Questi esempi mostrano come il DAM consenta la condivisione sicura dei documenti e protegga i documenti sensibili dal punto di vista della conformità, nonché le risorse del marchio in scenari reali di servizi finanziari.

Caso d'uso 1: portale dei documenti dei consulenti
Una banca consente ai consulenti finanziari di accedere a guide di investimento personalizzate, modelli di onboarding e informative aggiornate. Le risorse sono contrassegnate per regione e linea di prodotti, garantendo la pertinenza e la conformità. Anche i team di vendita traggono vantaggio dal portale DAM, accedendo alle ultime risorse di vendita e ai materiali di formazione, migliorando l'efficacia delle vendite e la collaborazione.

Caso d'uso 2: comunicazioni sicure con gli investitori
Una società di gestione patrimoniale utilizza il DAM per gestire i rapporti trimestrali e distribuirli attraverso un portale per gli investitori con il marchio dell'azienda. La gestione dei diritti garantisce che i contenuti scadano a una data prestabilita e non vengano mai riutilizzati oltre i limiti di conformità. Il DAM supporta anche il lancio di prodotti, garantendo che tutti i team abbiano accesso alle risorse approvate più recenti necessarie per un'introduzione di successo sul mercato.

Caso d'uso 3: collaborazione con i partner
Una compagnia di assicurazioni condivide materiali di marketing in co-branding con broker di terze parti utilizzando le funzionalità di condivisione controllata del DAM. I team di marketing e i collaboratori esterni possono condividere e gestire in modo sicuro i materiali in co-branding. I metadati garantiscono che le risorse siano conformi alle linee guida normative locali.

Quando scegliere una DXP con funzionalità DAM

Se il DAM sembra essere la soluzione che stavi cercando, forse ti starai chiedendo se optare per un software di gestione delle risorse digitali autonomo, un sistema DAM o funzionalità di gestione delle risorse digitali integrate nella tua piattaforma di esperienza digitale (DXP). Non tutte le soluzioni DAM sono uguali. La soluzione giusta dipende dal tuo settore, dalle dimensioni della tua azienda e dal modo in cui gestisci le risorse.

Ecco quando una DXP con DAM integrata è la scelta più sensata:

• Desiderate un controllo rigoroso sia sulle risorse che sui canali in cui vengono visualizzate.

• Gestite esperienze complesse (ad esempio portali, app, micrositi) e avete bisogno di un luogo centrale per la gestione sia dei contenuti che delle risorse. Una DXP integrata con DAM fornisce quel repository centralizzato, eliminando i silos e migliorando la governance.

• Desiderate ridurre i silos tra contenuti, risorse, utenti e autorizzazioni.

• State investendo nella personalizzazione e desiderate che la distribuzione delle risorse sia legata alla segmentazione.

• Hai bisogno di scalare la distribuzione tra regioni e marchi senza perdere il controllo.

Grazie alle funzionalità DAM di Liferay, ad esempio, le risorse non vengono semplicemente archiviate all'interno di Liferay DXP. Gli autori e i gestori di contenuti possono organizzare le risorse digitali, pubblicarle su più canali e impostare i controlli di accesso appropriati da un'unica posizione senza coinvolgere l'IT. Inoltre, su un'unica piattaforma, puoi utilizzare il nostro DAM insieme a molte altre funzionalità native per creare soluzioni, man mano che le esigenze della tua azienda si espandono.

Misurare il ROI del DAM nei servizi finanziari

Sebbene il DAM sia spesso considerato uno strumento operativo, ha un valore finanziario e strategico molto concreto. Tale valore si riflette nel mercato: il mercato globale dei sistemi di gestione delle risorse digitali ha raggiunto i 5,3 miliardi di dollari nel 2024 e si prevede che raddoppierà fino a raggiungere i 10,3 miliardi di dollari entro il 2029, poiché settori come quello dei servizi finanziari accelerano l'adozione per stare al passo con la conformità e le aspettative dei clienti.

Una soluzione efficace per la gestione delle risorse digitali non promette solo vantaggi, ma offre un ROI misurabile per gli istituti finanziari:

• Riduzione del rischio di conformità. Evita multe e problemi di audit con controlli documentati.

• Tempi di commercializzazione più rapidi. Riduci di settimane i cicli di revisione e le approvazioni.

• Maggiore produttività. Elimina il lavoro duplicato e la gestione manuale dei file.

• Migliore esperienza dei clienti. Assicurati che i clienti ottengano sempre le informazioni corrette e conformi quando ne hanno bisogno.

• Vantaggio competitivo. Ottenete un vantaggio competitivo migliorando l'efficienza e consentendo una distribuzione dei contenuti più rapida e sicura.

Il DAM non è più facoltativo

Nel settore dei servizi finanziari, la sicurezza e la conformità sono solo l'inizio. Man mano che le aziende modernizzano le loro operazioni e l'esperienza dei clienti, la gestione delle risorse digitali diventa un pilastro della trasformazione digitale.

Investendo nelle funzionalità DAM integrate in una DXP, gli istituti finanziari ottengono non solo tranquillità, ma anche l'agilità e il controllo necessari per scalare i servizi digitali, ridurre i rischi e offrire un'esperienza cliente superiore.

Se la condivisione sicura ed efficiente dei documenti è nella vostra roadmap, il DAM non dovrebbe essere un ripensamento. Dovrebbe essere la vostra base. L'implementazione di un sistema di gestione delle risorse digitali migliora la fidelizzazione dei clienti consentendo alle aziende di fornire i contenuti giusti agli utenti al momento giusto.

Scoprite come le funzionalità DAM di Liferay possono aiutare la vostra organizzazione a padroneggiare la condivisione sicura dei documenti su larga scala e con fiducia. Parlate con uno dei nostri esperti!

Domande frequenti

In che modo il DAM differisce dal cloud storage?

Il cloud storage come Google Drive gestisce la condivisione di file di base, mentre il DAM aggiunge funzioni avanzate di ricerca, metadati, flussi di lavoro, gestione dei diritti e integrazioni creative.

Quali tipi di file può gestire il DAM?

Le piattaforme DAM possono gestire quasi tutti i file digitali, dalle immagini e dai video ai disegni CAD, ai modelli 3D e ai documenti di conformità. I metadati mantengono tutti i formati organizzati e ricercabili.

Il DAM può connettersi con i nostri strumenti esistenti?
Sì. Il DAM si integra con CMS, CRM, ERP e piattaforme di marketing, oltre che con software creativi. Il design API-first rende il DAM facile da collegare anche a sistemi personalizzati.

Quali caratteristiche di sicurezza dovrebbe includere il DAM?
I DAM pronti per l'uso aziendale forniscono crittografia, SSO, MFA, registri di audit e autorizzazioni granulari. Verificate la conformità a standard come SOC 2 o GDPR.

Come si misura il ROI del DAM?
Le organizzazioni monitorano la riduzione dei tempi di ricerca, il lancio più rapido delle campagne e la minore creazione di contenuti duplicati. Molte registrano un risparmio di tempo del 40-60% e una riduzione dei costi dei contenuti del 25-40%.

Quali sono le sfide comuni nell'implementazione del DAM?
La migrazione dei metadati, l'integrazione con strumenti legacy e l'adozione da parte degli utenti possono essere complesse. Il lancio graduale, la formazione e una governance chiara aiutano a rendere più agevole la transizione.

In che modo il DAM supporta i team remoti?
I DAM cloud-native consentono commenti in tempo reale, controllo delle versioni e flussi di lavoro di approvazione. Funzionalità come l'accesso mobile, la condivisione sicura e le notifiche mantengono allineati i team distribuiti.