Quando foi a última vez que você verificou se seus funcionários realmente encontram valor na intranet da empresa? Geralmente, as intranets são lançadas nas organizações e atualizadas apenas quando necessário - por exemplo, quando o fornecedor força a atualização para uma nova versão. Mas, para aproveitar todas as vantagens dessa ferramenta, as empresas devem investir regularmente na revisão da experiência do usuário e incorporar feedback dos funcionários para melhorias.
O time de desenvolvimento de intranets geralmente monitoram algumas métricas como números de usuários logados todos os dias ou o número de posts que foram feitos. Estes dados podem ser úteis, mas olhar estritamente para números que expressam puramente volume não é suficiente para saber se seus usuários estão realmente engajados.
Caso você esteja considerando atualizar sua intranet, estas quatro perguntas podem ajudá-lo a avaliar rapidamente se ela é uma ferramenta eficaz para seus funcionários ou se a experiência do usuário precisa de uma renovação.
Antes de Você Começar…
Para iniciar, é útil apontar o que você espera que as respostas sejam para cada uma dessas perguntas. As intranets devem ser centradas no usuário, mas, na realidade, muitos sistemas antigos foram definidos pelas limitações do software ou requisitos da empresa. Modernizar seu sistema significa que precisa estar na mesma página que seus usuários. Se você lançar estas perguntas para os colaboradores e perceber que as respostas estão distantes do que você esperava, então sua primeira tarefa será passar um tempo conversando com seus funcionários e compreender o que eles precisam.
Quatro Perguntas Rápidas para Avaliar Sua Intranet
1. Seus usuários realizam log in todo dia? Seja para checar os anúncios da empresa ou pesquisar sobre um projeto colaborativo, visitas diárias à intranet confirma um nível básico de engajamento. Novamente, tente prever a porcentagem de usuários que fazem log in todos os dias antes de obter um relatório com os nomes. Isso poderá mostrar se você está em linha com seus usuários.
2. Seus usuários postam, comentam ou interagem regularmente? As intranets precisam de seu próprio impulso, nutrida pelo conteúdo gerado pelo usuário. As melhores intranets prosperam mesmo sem conteúdo da equipe de gerenciamento (seja alguém no RH ou um gerente de intranet específico). Para essa pergunta, você não deve esperar que todos os usuários façam uma nova postagem todos os dias. O objetivo aqui é consistência, não volume. Se você observar picos de conteúdo em eventos da empresa, com intervalos sem conteúdo intermediário, pergunte por que os usuários não estão postando mais regularmente.
3. A intranet atrai usuários de todos os departamentos? Se você dividir os usuários ativos por departamento, você pode enxergar um padrão pela a organização. No passado, as intranets eram restritas para alguns times, mas as versões mais modernas são cada vez mais acessíveis para todos dentro da empresa. Garantir que cada departamento esteja usando a intranet ajuda na comunicação em toda a empresa. Isso também facilita o contato dos funcionários com outras áreas, mesmo que eles não conheçam pessoalmente ninguém da equipe.
4. Quantos processos são finalizados com ferramentas externas? Seja colaboração, documentação ou algum outro processo de negócio comum, seu time provavelmente usa ferramentas externas para realizar algumas atividades. Isso é uma preocupação caso você tenha criado a mesma funcionalidade em sua intranet. Se seus funcionários elegeram uma ferramenta externa ao invés da solução que você fornece, alguma coisa na experiência do usuário deve estar incoerente, e pode ser um bom momento para começar seu plano de melhorias.
As Melhorias Começam ao Saber Onde Você Está
Todas as intranets podem ser aprimoradas, especialmente se as necessidades dos usuários e expectativas continuam a evoluir. No início do processo de avaliação, é fundamental ter uma visão clara de onde você já se encontra, para que você não gaste recursos em funcionalidades que não impactam na experiência do cliente.
Se você quiser lançar um plano para melhorar sua intranet, mas estiver com problemas para garantir a adesão dos executivos, a comparação da sua intranet com os concorrentes do setor ou com empresas de tamanho semelhante pode ajudar. Há guias disponíveis online para ajudá-lo a começar ou você pode contratar uma agência para fazer o benchmark para você. Às vezes os tomadores de decisão precisam ver como eles se posicionam em relação aos concorrentes para entender suas falhas. Em última análise, você deve construir um processo para medir seus próprios números, para que o foco seja a melhoria constante com a satisfação de seus funcionários no centro do projeto.