DEFININDO O DIGITAL | 12 MINUTOS DE LEITURA

O que é Digital Workplace?

Um digital workplace é a transformação digital dos processos e sistemas de trabalho, impulsionados pela necessidade de melhorar o engajamento dos colaboradores para reduzir o turnover e manter uma força de trabalho competitiva. Plataformas de portal, suítes de colaboração e soluções de intranet pontuais evoluíram para atender melhor aos requisitos de um verdadeiro espaço de trabalho digital. No entanto, para criar uma solução completa é preciso que ter sistemas integrados que realmente atendam às necessidades dos colaboradores.

De intranet a portal do colaborador a digital workplace

Desde o início da criação das intranets, as empresas reconheceram o valor de mover colaboração dos funcionários, gestão de documentos e comunicação para ferramentas digitais como emails, repositórios compartilhados de documentos, videoconferência e mais. A evolução das intranets para portal do colaborador e posteriormente para digital workplace é estimulada pela adesão da tecnologia. Porém, nos últimos cinco anos surgiu uma mudança de paradigma paralela à tendência de amadurecimento da transformação digital.

As intranets surgiram como uma forma segura para as empresas gerirem arquivos digitais e se comunicarem internamente. As plataformas de portal eram geralmente escolhidas para construir intranets personalizadas devido à sua capacidade de entregar experiências autenticadas e integrar-se com outros sistemas.

À medida que os smartphones amadureceram e os laptops se tornaram mais acessíveis, os portais para colaboradores moveram o conceito de intranet para além do firewall corporativo, com o objetivo de permitir o acesso remoto do dispositivo de preferência de cada colaborador e ao mesmo manter segurança. Como as pessoas estavam cada vez mais online em suas vidas pessoais, elas começaram a preferir ferramentas digitais simples como Dropbox, Gmail e Facebook em comparação às ferramentas customizadas que a maioria das organizações ofereciam para armazenamento de documentos, email e colaboração. Em resposta, os portais dos colaboradores cresceram para integrarem-se com essas novas soluções ou replicar seus designs.

Email, intranets e web conferências são componentes típicos, mas o que torna um digital workplace mais do que um substantivo coletivo para essas partes é a ênfase em pensar como tudo isso funciona em conjunto desde o ponto de vista do colaborador.

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Em meio a essas mudanças, a transformação digital emergiu como uma nova e necessária maneira de repensar modelos de negócio e focar na experiência do cliente. A percepção de que o mindset centrado no cliente pode aprimorar significativamente a efetividade da organização foi rapidamente aplicado aos times internos, resultando numa forma de pensar em processos e sistemas centrada no colaborador. À medida que a transformação digital amadureceu, tornou-se claro que redefinir a experiência do colaborador é fator crítico para obter sucesso com o cliente.

O que é digital workplace e por que utilizá-lo?

Diferente dos requisitos tradicionais das intranets e portais do colaborador, uma estratégia de digital workplace reformula os requisitos tecnológicos no contexto de valor de negócio e experiência do funcionário. Uma estratégia de digital workplace pode incluir um software de intranet ou portal, mas ela deve ser utilizada junto a uma tecnologia emergente que impulsione engajamento e ajude as empresas a responder às mudanças na forma de trabalho. Mais especificamente, um digital workplace deve oferecer suporte a:

Ferramentas de trabalho remoto, incluindo soluções mobile, que empoderam os colaboradores a serem tão produtivos em casa ou em viagem quanto seriam no escritório.
Experiências do usuário aprimoradas que podem criar conexões contínuas entre ferramentas de trabalho virtuais, redes sociais dos funcionários e aplicações essenciais ao negócio.
Ferramentas de comunicação centralizadas que sincronizam colaboração online e offline, mensagens instantâneas e ferramentas de rede social da empresa. Esforços de business intelligence que coletam dados em segundo plano e executam análises para descobrir oportunidades de melhoria nos processos.

Os objetivos de um digital workplace tendem a focar na melhoria de eficiência, comunicação e engajamento. Juntos, esses três temas ajudam as empresas a reduzir o turnover de funcionários, o que é cada vez mais importante para as organizações competirem por talentos em novas competências criadas pela inovação digital.

Uma estratégia de workplace guia a transformação cultural

Dentro das iniciativas de transformação digital, a mudança cultural permanece como um obstáculo significativo para as empresas. Se implementado corretamente, um digital workplace pode ser um grande componente na facilitação dessa mudança.

Atraia novos talentos

Os millennials atualmente representam 50% da força de trabalho no Brasil, e eles trazem expectativas de valores e engajamento do colaborador que são significativamente diferentes da Geração X e dos Boomers. Além disso, a alta rotatividade é uma característica presente nessa geração, e essa facilidade de pular de um trabalho para outro gera um custo para os empregadores, fazendo com que as organizações precisem pensar ainda mais nos investimentos em satisfação do colaborador.

Para atrair as habilidades digitais que as empresas precisam para uma transformação digital efetiva, as estratégias de digital workplace devem compreender como os millennials avaliam a satisfação com seu trabalho e o que faz com que eles permaneçam em uma empresa no longo prazo.

Recapacite os seus colaboradores

Além de recrutar novas habilidades, muitas indústrias encaram a necessidade de recapacitar seus colaboradores para dar conta das novas tecnologias que estão sendo introduzidas aos processos chave de negócio. À medida que inteligência artificial e automação substituem certos trabalhos, esses funcionários irão necessitar de orientação em como obter sucesso com os novos conceitos de trabalho. Os digital workplaces podem incorporar sistemas de gestão de aprendizado (LMS) para trazer o aprendizado para mais perto dos colaboradores e medir rapidamente como a organização está ganhando novas habilidades e conhecimento.

A transformação digital precisa do digital workplace

À medida que a transformação digital continua criando novos modelos de negócio, as organizações precisarão promover ambientes de trabalho que permitam aos colaboradores tirar vantagem com confiança das novas tecnologias e tendências. O ritmo de mudanças não mostra nenhum sinal de desaceleração, o que significa que um digital workplace só irá ganhar mais importância estratégica.

Felizmente, as maioria das organizações agora possuem blueprints básicos da experiência do cliente que podem ser reutilizados para otimizar a experiência do colaborador, incluindo o desenvolvimento de personas dos funcionários, a identificação de dores e a reorientação dos stakeholders para sem centrados no cliente. À medida que as novas formas de trabalho aumenta, novos padrões e sistemas se fundem para acomodar as expectativas dos trabalhadores de hoje.

Pessoas e cultura estão no coração da performance organizacional e tipicamente impulsionam tanto o sucesso quanto o fracasso. Isso significa que sua cultura, ao final de tudo, determina como e até que ponto seus colaboradores utilizam o digital workplace para conectar, comunicar e colaborar.

DELOITTE