Las ventajas del DAM: por qué la gestión de activos digitales es fundamental para compartir documentos de forma segura en el sector financiero

Puntos Clave

• La seguridad y el cumplimiento normativo son innegociables en el sector financiero. El DAM proporciona controles de acceso personalizados, registros de auditoría y gestión de derechos para cumplir con normativas estrictas como el RGPD, la FINRA y la SEC.

• El DAM va mucho más allá del almacenamiento de archivos o las herramientas CMS. El DAM centraliza los activos, permite el etiquetado de metadatos basado en IA, admite el control de versiones y distribuye contenido de forma segura a través de múltiples canales.

• Las entidades financieras ganan en eficiencia y coherencia. El DAM reduce el trabajo duplicado, agiliza la colaboración entre equipos y partners, y garantiza que solo circulen activos aprobados y que cumplan con la normativa.

• Los casos de uso en el mundo real ponen de relieve el impacto del DAM. Desde portales de asesores y comunicaciones con inversores hasta la colaboración segura con partners, el DAM permite ofrecer a los clientes experiencias más rápidas, seguras y personalizadas.

• Una DXP con DAM integrado maximiza el retorno de la inversión. La integración de DAM en una DXP garantiza que los activos no solo se almacenen, sino que también se personalicen, gestionen y distribuyan de forma fluida a través de todos los canales.

Del riesgo de cumplimiento normativo a la ventaja competitiva con la gestión de activos digitales

En un sector altamente regulado como el financiero, el intercambio seguro de documentos es fundamental. Ya se trate de documentos de onboarding, registros confidenciales de clientes o informes de cumplimiento normativo, las organizaciones deben garantizar que todos los archivos estén protegidos, sean accesibles para las personas adecuadas y sean auditables en cada paso. Las auditorías internas ayudan a las organizaciones a evaluar la eficacia de la seguridad de los archivos e identificar áreas de mejora, garantizando el cumplimiento normativo y la eficiencia operativa.

Sin embargo, con los sistemas tradicionales de almacenamiento de archivos, los archivos adjuntos de correo electrónico y los repositorios de contenido dispersos que todavía se utilizan, los riesgos de violaciones de datos, confusión de versiones e incumplimientos normativos son muy importantes.

Gestión de Activos Digitales (DAM).

Los CIO, responsables de TI y de transformación digital en el sector financiero no deben considerar un DAM como una simple herramienta que ayuda a sus equipos a almacenar archivos. Un DAM es una ventaja estratégica que hace que el intercambio de documentos confidenciales sea seguro, eficiente y totalmente conforme, incluso en los complejos ecosistemas financieros actuales. Y cuando se integra en una Plataforma de Experiencia Digital (DXP) como Liferay DXP, un DAM se convierte en una fuerza clave para ofrecer experiencias seguras y fluidas tanto a los equipos internos como a los usuarios externos.

En este artículo analizaremos el papel fundamental de las soluciones de gestión de activos digitales en el intercambio seguro de documentos, cómo se compara un DAM con los sistemas tradicionales, cuándo se debe considerar una DXP con DAM integrado y qué casos de uso concretos son más relevantes para las organizaciones financieras.

Por qué el intercambio seguro de documentación es tan difícil en el sector financiero

Antes de profundizar en el DAM, hablemos de los retos únicos a los que se enfrentan las empresas financieras:

• Cumplimiento normativo. El RGPD, la FINRA, la SEC y las normativas sobre datos específicas del sector exigen controles de acceso herméticos, registros de auditoría detallados y una gestión estricta del ciclo de vida del contenido.

• Sensibilidad de los datos. Ya se trata del perfil financiero de un cliente o de la documentación de una fusión o adquisición, todos los documentos son de alto riesgo. Sin embargo, los empleados dedican hasta un 20% de su tiempo solo a buscar archivos. Cuanto más tiempo se tarda en encontrar el recurso adecuado, mayor es la probabilidad de utilizar la versión incorrecta, incumplir un plazo o recurrir a soluciones provisionales inseguras que exponen información confidencial. 

• Flujos de trabajo complejos. A menudo, varios departamentos, sistemas y partes interesadas necesitan acceder a los recursos, cada uno con diferentes niveles de permiso y en diferentes momentos.

• Entornos híbridos y multicanal. El contenido debe fluir sin problemas hacia los equipos internos, los portales de clientes, las aplicaciones móviles y los partners externos.

Un simple servidor de archivos o un CMS tradicional no dan abasto con esta carga. Necesitas algo más inteligente y seguro.

DAM, CMS y almacenamiento de archivos: ¿cuál es la diferencia?

Quizás te preguntes “¿No puedo usar SharePoint, un servidor de archivos o mi CMS para gestionar todo esto?”.

La respuesta corta es: no de forma eficaz. De hecho, el 39% de los responsables de la toma de decisiones señalan la naturaleza diversa y aislada de los sistemas de activos como el principal obstáculo para crear excelentes experiencias de cliente. 

• Las soluciones de almacenamiento de archivos (como las unidades compartidas o Dropbox) están diseñadas para el almacenamiento y la recuperación básicos. Proporcionan carpetas y nombres de archivos, pero carecen de metadatos avanzados, control de versiones, permisos personalizados y controles de cumplimiento. Una vez que se comparten los archivos, hay poco control sobre quién tiene acceso o si hay versiones obsoletas en circulación.

• Los sistemas de gestión de contenidos (CMS) destacan en la publicación y gestión de contenidos web basados en texto, pero nunca se crearon para manejar la complejidad de grandes bibliotecas de activos, formatos multimedia o flujos de trabajo con un alto nivel de cumplimiento normativo. Por lo general, vinculan los activos a páginas web individuales, lo que limita su reutilización en múltiples canales.

• La gestión de activos digitales (DAM) actúa como un hub central para todo tipo de archivos digitales: documentos, vídeos, imágenes e incluso activos de diseño. Más allá del almacenamiento, el DAM añade medidas de seguridad: control de acceso, control de versiones automatizado, registros de auditoría, gestión de derechos e integración perfecta con otras herramientas. En resumen, el DAM está diseñado para sectores como el financiero, en los que el intercambio seguro de documentos es clave.

Si tienes que gestionar cientos o miles de activos que deban reutilizarse, protegerse, auditarse y rastrearse en múltiples canales, un DAM es la única solución diseñada para esta escala y complejidad. Un sistema de gestión de activos digitales está diseñado específicamente para manejar el volumen, la seguridad y las necesidades de cumplimiento normativo de las entidades financieras.

A continuación podrás ver un desglose de las diferentes herramientas y sus capacidades:

Argumentos a favor del DAM en el sector financiero

La gestión de activos digitales comenzó como una herramienta de marketing. Hoy en día, en el sector financiero, el DAM es esencial para mantener el cumplimiento normativo y la resiliencia. Con los reguladores en constante vigilancia y los datos confidenciales acumulándose, las entidades financieras confían más que nunca en el DAM para:

• Cumplir los requisitos normativos mediante la aplicación de normas de metadatos, controles de acceso, registros de auditoría y derechos de uso para alinearse con el RGDP, la FINRA, la SEC y otras regulaciones.

• Acelerar la colaboración entre los departamentos de cumplimiento normativo, jurídico, operadores y partners externos, proporcionando a cada parte interesada un acceso seguro y basado en funciones a los documentos adecuados en el momento oportuno.

• Reducir el riesgo asegurándose de que solo se compartan dentro y fuera de la empresa las últimas versiones aprobadas, como divulgaciones, contratos o informes de cumplimiento.

• Permitir el intercambio seguro de documentos y la entrega omnicanal para que los clientes, asesores y partners puedan acceder a información coherente y conforme a la normativa, ya sea a través de portales, aplicaciones móviles o API.

Para las instituciones financieras, el DAM no es solo una cuestión de eficiencia, sino también de control y garantía. Al centralizar los documentos críticos en un repositorio regulado, las empresas pueden reducir los costes derivados de la duplicación del trabajo, acelerar el tiempo de comercialización de nuevas ofertas y reasignar recursos a iniciativas de mayor valor, todo ello mientras se refuerza la confianza con los reguladores y clientes y se protegen los activos de la marca. De hecho, el 79% de las organizaciones que ya utilizan DAM informan de un ahorro significativo de tiempo y costes, lo que demuestra que una gestión eficaz de los activos digitales aporta un valor empresarial cuantificable más allá del cumplimiento normativo e impulsa la agilidad empresarial.

Veamos cómo ocurre esto.

1. Organiza los activos digitales de forma más eficaz en una única ubicación

Un DAM te ofrece un repositorio centralizado para compartir documentos de forma segura: “una única fuente de verdad”. Se acabó buscar documentos en unidades compartidas o carpetas personales. Todo está organizado y es fácil de encontrar en un sistema con función de búsqueda.

El enfoque estructurado que ofrece una solución DAM mejora la gestión del ciclo de vida del contenido, optimizando el proceso de producción. Esta eficiencia se acumula rápidamente: las organizaciones que utilizan DAM ahorran de media un 34% de una semana laboral en tareas relacionadas con los activos, como la búsqueda, el intercambio y la recreación de archivos digitales.

Capacidades y características clave:

• Bibliotecas de activos. Reutiliza activos aprobados, como PDF de políticas, plantillas de identificación e informes para inversores, en portales internos y externos, todos ellos accesibles a través de una biblioteca con función de búsqueda.

• Compatibilidad con medios enriquecidos. Gestiona de forma eficiente archivos de audio, imágenes de productos y otros activos multimedia enriquecidos para optimizar los flujos de trabajo y mejorar la colaboración.

• Etiquetado automático. Utiliza IA/ML para categorizar automáticamente los activos con metadatos como fecha, tipo, público y etiquetas de cumplimiento.

• Metadatos personalizados. Define metadatos basados en tus necesidades de negocio, como el nivel de riesgo, la región o la categoría normativa.

• Integración en el back-office. Muestra activos de sistemas como SharePoint o Documentum directamente en portales orientados al cliente sin duplicación.

• Gobernanza y cumplimiento normativo. Los sistemas DAM te ayudan a estar al día con las licencias y normativas.

2. Publica, difunde y reutiliza activos en múltiples canales

Imagina subir un documento y saber que se compartirá y distribuirá de forma segura a través de varios canales digitales, ya sea que un cliente lo vea en su móvil, un agente acceda a él desde su ordenador o un partner lo descargue a través de una API.

Funciones y características clave:

• Imágenes adaptables. Optimiza automáticamente los documentos basados en imágenes, como escaneos de documentos de identidad o infografías, para el dispositivo y el ancho de banda.

• Tiempos de carga de recursos. Integra una CDN (o utiliza una herramienta con una nativa) para garantizar una entrega rápida y segura, incluso a gran escala.

• Entrega proactiva de contenido. Utiliza API para entregar automáticamente solo activos conformes y actualizados a los canales adecuados.

• Flujos de trabajo de contenido optimizados. Los sistemas DAM permiten flujos de trabajo fluidos para gestionar, obtener y distribuir contenido digital, lo que garantiza una entrega y reutilización eficientes de los activos..

Esto hace que el DAM sea especialmente eficaz para

• Portal de onboarding para clientes

• Portal de asesores o intranets

• Portal de inversores

• Extranet de partners

En cada uno de estos escenarios, el DAM ayuda a las instituciones financieras a ofrecer una experiencia superior al cliente, al tiempo que se mantiene el cumplimiento normativo.

3. Controla quién tiene acceso a tus activos

La seguridad no se limita al cifrado, sino que consiste en saber exactamente quién puede ver qué, cuándo y durante cuánto tiempo al compartir documentos.

Funciones y características clave:

• Control de acceso. Define el acceso en función del rol (por ejemplo, auditor, asesor, cliente) y aplica restricciones hasta niveles de activos de manera individual.

• Gestión de derechos. Establece fechas de caducidad, límites de uso y flujos de trabajo de aprobación. Esto te ayudará a eliminar los activos obsoletos.

• Compartir activos. Comparte activos de forma segura con partners externos o proveedores a través de enlaces controlados y con límite de tiempo. Añade protección con contraseña a los enlaces y portales compartidos para obtener una capa adicional de seguridad.

Para las entidades financieras esto se traduce en:

• Ciclos de revisión más rápidos para el cumplimiento normativo

• Menos solicitudes manuales de acceso a documentos

• Menor exposición de materiales confidenciales

El DAM de Liferay es solo una de las muchas capacidades out-of-the-box que ofrece Liferay DXP. En una única plataforma, podrás aprovechar nuestro DAM junto con muchas otras capacidades nativas para crear soluciones a medida que se amplían en función las necesidades de tu negocio. Para ver todas las capacidades DAM de Liferay DXP visita: liferay.com/capabilities/digital-asset-management.

Ejemplos reales de DAM

Estos ejemplos muestran cómo el DAM permite compartir documentos de forma segura y protege los documentos sensibles en materia de cumplimiento normativo, así como los activos de marca en escenarios reales.

Caso 1: Portal de documentos para asesores
Un banco permite a los asesores financieros acceder a guías de inversión personalizadas, plantillas de onboarding y comunicaciones actualizadas. Los activos se etiquetan por región y línea de productos, lo que garantiza su relevancia y cumplimiento normativo. Los equipos de ventas también se benefician del portal DAM al acceder a los últimos materiales de venta y formación, lo que mejora la eficacia de las ventas y la colaboración.

Caso 2: Comunicaciones seguras con inversores
Una empresa de gestión de activos utiliza DAM para gestionar los informes trimestrales y distribuirlos a través de un portal para inversores con la marca de la empresa. La gestión de derechos garantiza que el contenido caduque en una fecha determinada y que nunca se reutilice más allá de los límites de cumplimiento normativo. DAM también apoya el lanzamiento de productos, ya que garantiza que todos los equipos tengan acceso a los últimos activos aprobados necesarios para una introducción exitosa en el mercado.

Caso 3: Colaboración con partners
Una compañía de seguros comparte materiales de marketing con corredores externos utilizando las capacidades de uso compartido controlado DAM. Los equipos de marketing y los colaboradores externos pueden compartir y gestionar de forma segura los materiales de marca. Los metadatos garantizan que los activos cumplan con las directrices normativas locales.

Cuándo elegir una DXP con capacidades DAM

Si DAM parece ser la solución que estabas buscando, es posible que te preguntes si debes optar por un software independiente de gestión de activos digitales, un sistema DAM o capacidades integradas de gestión de activos digitales dentro de tu plataforma de experiencia digital (DXP). No todas las soluciones DAM son válidas para todos los casos. La opción adecuada depende de tu sector, tamaño y cómo gestionas los activos.

A continuación te indicamos cuándo tiene más sentido una DXP con DAM integrado:

• Buscas un control estricto tanto de los activos como de los canales en los que aparecen. 

• Gestionas experiencias complejas (por ejemplo, portales, apps, microsites) y necesitas un lugar centralizado para la gestión de contenidos y activos. Una DXP integrada con DAM proporciona ese repositorio centralizado, elminando los silos y mejorando la gobernanza.

• Quieres reducir los silos entre contenidos, activos, usuarios y permisos.

• Estás invirtiendo en personalización y deseas que la entrega de activos esté vinculada a la segmentación.

• Necesitas ampliar la entrega en todas las regiones y marcas sin perder el control.

Gracias a las capacidades DAM de Liferay, por ejemplo, los activos no solo se almacenan en Liferay DXP. Los autores y gestores de contenido pueden organizar los activos digitales, publicarlos en múltiples canales y establecer los controles de acceso adecuados desde una única ubicación sin necesidad de involucrar al departamento de TI. Además, en una única plataforma, podrás utilizar nuestro DAM junto con muchas otras capacidades nativas para crear soluciones a tu medida que crezcan junto a las necesidades de tu negocio.

Medición del ROI del DAM en el sector financiero

Aunque el DAM se considera a menudo una herramienta operativa, tiene un valor financiero y estratégico muy real. Ese valor se refleja en el mercado: el mercado mundial de sistemas de gestión de activos digitales alcanzó los 5.300 millones de dólares en 2024 y se prevé que casi se duplique hasta alcanzar los 10.300 millones de dólares en 2029.

Una solución eficaz de gestión de activos digitales no solo promete beneficios, sino que ofrece un retorno de la inversión cuantificable para las entidades financieras:

• Reduce el riesgo de cumplimiento normativo. Evita multas y problemas de auditoría con controles documentados.

• Acorta el tiempo de comercialización. Reduce en semanas los ciclos de revisión y aprobación..

• Mejora la productividad. Elimina el trabajo duplicado y la gestión manual de archivos.

• Mejora de la experiencia del cliente. Asegúrate de que los clientes siempre obtengan la información adecuada y conforme a la normativa cuando la necesiten.

• Ventaja competitiva. Obtén una ventaja competitiva mejorando la eficiencia y permitiendo una entrega de contenido más rápida y segura.

El DAM ya no es una opción

En los servicios financieros, la seguridad y el cumplimiento normativo no son solo el principio. A medida que las empresas modernizan sus operaciones y la experiencia de los clientes, la gestión de activos digitales se convierte en piedra angular de la transformación digital.

Al invertir en capacidades DAM integradas en una DXP, las organizaciones financieras no solo ganan tranquilidad, sino también la agilidad y el control necesarios para ampliar los servicios digitales, reducir el riesgo y ofrecer una experiencia mejorada al cliente.

Si el intercambio seguro y eficiente de documentos forma parte de tu hoja de ruta, el DAM no debe ser una idea de último momento. Debe ser tu base. La implementación de un sistema de gestión de activos digitales mejora la retención de clientes al permitir a las empresas ofrecer el contenido adecuado a los usuarios en el momento preciso.

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Preguntas frecuentes

¿En qué se diferencia el DAM del almacenamiento cloud?
El almacenamiento Cloud, como Google Drive, se encarga del intercambio básico de archivos, mientras que el DAM añade búsquedas avanzadas, metadatos, flujos de trabajo, gestión de derechos e integraciones. 

¿Qué tipo de archivos puede manejar el DAM?
Las plataformas DAM pueden gestionar casi cualquier archivo digital, desde imágenes y vídeos hasta dibujos CAD, modelos 3D y documentos de cumplimiento normativo. Los metadatos mantienen todos los formatos organizados y facilitan su búsqueda.

¿Puede un DAM conectarse con nuestras herramientas existentes?
Sí. Un DAM se integra con CMS, CRM, ERP y plataformas de marketing, además de con software creativo. Los diseños API-first facilitan la conexión del DAM con sistemas personalizados.

¿Qué características de seguridad debe incluir un DAM?
Los DAM preparados para empresas proporcionan cifrado, SSO, MFA, registros de auditoría y permisos personalizados. Busca el cumplimiento de normas como SOC 2 o GDPR.

¿Cómo se mide el ROI del DAM?
Las organizaciones realizan un seguimiento de la reducción del tiempo de búsqueda, el lanzamiento más rápido de campañas y la menor creación de contenido duplicado. Muchas observan un ahorro de tiempo del 40-60% y una reducción de los costes de contenido del 25-40%.

¿Cuáles son los retos habituales en la implementación de un DAM?
La migración de metadatos, la integración con herramientas heredadas y la adopción por parte de los usuarios pueden resultar complicadas. Las implementaciones por fases, la formación y una gobernanza clara ayudan a facilitar la transición.

¿Cómo ayuda el DAM a los equipos remotos?
Los DAM nativos cloud permiten realizar comentarios en tiempo real, controlar las versiones y establecer flujos de trabajo de aprobación. Funciones como el acceso móvil, el intercambio seguro y las notificaciones mantienen a los equipos remotos coordinados.