Existem dezenas de software de intranet disponíveis para empresas, e escolher o caminho certo pode ser um desafio, especialmente para aqueles que estão lançando uma intranet pela primeira vez. Qualquer processo de seleção deve começar com uma compreensão abrangente do que seus funcionários precisam. Eles estão procurando uma maneira melhor de colaborar online? Eles estão cansados de entrar em três sites diferentes para gerenciar seu horário de trabalho? Avaliar todas estas questões irá ajudá-lo a criar uma lista de prioridades para orientar sua decisão.

No entanto, mesmo com os requisitos em mãos, você ainda se encontra em um mercado competitivo de soluções de intranet.  A maioria dos softwares irão se enquadrar em uma das três categorias a seguir, e delimitar suas opções para uma delas irá agilizar o processo de decisão.

1. O Conjunto de Ferramentas

Se você ainda não tem uma intranet, sua equipe provavelmente já está trabalhando com seu próprio conjunto preferido de ferramentas e aplicativos online. Isso pode incluir armazenar anotações de reuniões no Evernote, agendar reuniões com Doodle, enviar arquivos grandes com o WeTransfer ou usar outros aplicativos de produtividade.

Para as empresas que não precisam de uma solução de intranet, incentivar os funcionários a usar um conjunto padronizado de ferramentas é uma ótima alternativa. Esta abordagem exige apenas que você escolha as ferramentas que os funcionários devem usar e garanta que todos tenham o acesso que precisam.

Atualmente, muitas ferramentas de trabalho online podem ser integradas e montar um conjunto de ferramentas que atenda às necessidades de sua equipe é mais fácil do que gerenciar uma intranet - desde que sua equipe não use mais de uma dúzia de ferramentas ou não tenha requisitos conflitantes. Mas e se as coisas forem um pouco mais complicadas do que isso?

2. A Solução Pronta para Uso

A intranet pronta para uso é ideal para empresas que têm necessidades gerais. Ou seja, seus requisitos são mais complexos para um conjunto de ferramentas integradas atender, mas não tão complicados a ponto de precisar de um desenvolvimento personalizado. Neste cenário, uma solução de intranet que vem com recursos padrão prontos para uso é uma ótima pedida.

Alguns dos recursos disponíveis em uma solução de intranet pronta são:

• Homepages e feed de notícias personalizados
• Recursos de video player
• Bibliotecas de documentos
• Fluxos de atividade
• Páginas para grupos
• Perfis de funcionários e blogs
• Habilitadas para celular

As soluções prontas para uso são úteis para empresas que contam com tempo, orçamento ou recursos de desenvolvimento limitados. O lançamento de uma intranet é uma coisa, mas a manutenção é outra. Uma solução pronta exigirá menos recursos para se manter atualizada, embora você corra o risco de ser mais dependente do fornecedor e de quaisquer decisões futuras que eles tomem sobre diferentes recursos.

Além disso, uma solução pronta para uso já terá tomado muitas decisões por você, exigindo que você assuma certos aspectos no estado em que se encontra, sem qualquer oportunidade de personalizar. Isso pode ser uma coisa muito boa, especialmente se a sua empresa é nova no design de experiência do usuário (UX). Imagine criar sua própria versão interna do Facebook a partir do zero. Você está pronto para tomar todas as decisões de UX que envolvem o design de uma plataforma social? Usar ferramentas prontas para uso em uma intranet social garantirá que você esteja implantando um site com uma sólida base de experiência do usuário, sem muito investimento. A partir dela, você sempre pode continuar a ajustar de acordo com suas necessidades.

3. A plataforma personalizada

A categoria final de intranet é a plataforma personalizada. Esta é uma solução de plataforma web para grandes empresas que possuem necessidades complexas. Frequentemente, existem demandas específicas do setor, como um banco de varejo que precisa incorporar ferramentas específicas de finanças que seus funcionários usam diariamente. As plataformas personalizadas são sempre um compromisso, mas há muitas coisas que elas fazem bem e que as soluções prontas não conseguem realizar.

Por exemplo, as intranets criadas em plataformas personalizadas estão mais bem equipadas para lidar com processos de negócios complexos. Como marca global e líder mundial na entrega de pizzas, a Domino's possuía dificuldades para se comunicar com suas franquias e com os membros das equipes corporativas. A empresa precisava de um site que permitisse maior customização e criasse uma experiência mais focada no usuário. Utilizando uma solução personalizada, a Domino's pode criar categorias diferentes com permissões granulares, que, por sua vez, oferece aos membros das franquias e da equipe corporativa uma experiência customizada com conteúdos relevantes para o usuário, seu local e tipo de loja. Essas permissões também são críticas para permitir que a Domino's compartilhe informações confidenciais de maneira segura, sendo esse um ponto importante devido ao seu modelo de franquia. Além disso, a equipe da Domino's construiu um balcão único com atualizações de notícias, dashboards customizados e uma ferramenta de notícias com assinaturas para tornar a intraner, dLIVE, um ótimo lugar para receber informações específicas para cada usuário. O tráfego cresceu de 8.000 visitas por semana pra 20.000 por semana após a atualização do site.

Plataformas personalizadas também têm mais flexibilidade do que outras opções de intranet. Sua intranet deve ser uma extensão da cultura de sua empresa, e uma plataforma personalizável permite que você alinhe iniciativas de cultura interna como a primeira coisa que seus funcionários veem na página inicial. 

A plataforma personalizada da Domino's também permitiu que a empresa dicionasse uma ferramenta de compartilhamento chamad DPZ Social para os membros das franquias e da corporação compartilharem fotos e postagens de forma semelhante a uma rede social, auxiliando a unir os diferentes escritórios globais à cultura única da Domino's. As possibilidades são inúmeras para as empresas que possuem recursos para investir em melhores experiências para os seus colaboradores.

O aumento da flexibilidade também é crítico para organizações que têm requisitos que mudam sempre e precisam ser acomodados rapidamente. A QAD, um fornecedor de software de ERP para empresas de manufatura, precisava incluir novos requisitos de negócios em todos os projetos que eles lançam em sua intranet. Como a equipe de TI investiu em sua intranet personalizada, é possível acomodar rapidamente esses novos requisitos sempre que eles surgirem e fornecer uma ferramenta de trabalho exclusiva para os funcionários.

Por fim, se sua empresa estiver planejando incorporar novas tecnologias como IA ou IoT à sua intranet, uma plataforma personalizada permitirá que você planeje como será essa inclusão. A integração com uma solução pronta dependerá de quando o fornecedor deseja habilitar estas tecnologias. Construir com uma intranet personalizável colocará muito mais poder nas mãos da sua empresa.

Comece com o que Você Precisa

Quer você esteja criando uma intranet pela primeira vez ou atualizando um site de longa data, é melhor começar com o que você sabe que precisa. Muitas vezes, os verdadeiros desafios das intranets são convencer seus funcionários a realmente usá-las. Concentrando-se nos aplicativos e ferramentas que você sabe que eles usam diariamente, você pode escolher uma intranet que abordará suas principais dores, garantindo melhor engajamento dos funcionários em todas as áreas.