A menudo nos encontramos con dificultades para diferenciar entre las aportaciones y objetivos de intranets y extranets. Por un lado, las intranets son sites internos, diseñados para los empleados de la organización con el objetivo de facilitar el trabajo con el resto de empleados. Por su parte, la extranets son sites dirigidas a simplificar el trabajo y relación de los empleados de la organización con terceros (como clientes autorizados o partners).
El uso de intranets beneficia a tu compañía incrementando la fidelización, la colaboración y la productividad de tus empleados. Una intranet bien diseñada es una herramienta que facilita el trabajo a tus empleados, y que agilizando el acceso a los diferentes sitios y aplicaciones corporativas utilizadas en el día a día.
Las extranets, por su parte, permiten extender muchos de estos beneficios ofrecidos por las intranets a tu entorno de partners, al tiempo que se garantiza la seguridad y el control de acceso a los recursos corporativos. En este sentido, es importante para las organizaciones tener una definición y control sobre quién accede a qué recurso de la compañía. Imagina la siguiente situación: tus partners quieren colaborar de forma conjunta en un determinado proyecto, pero para ello necesitan acceso a una serie de datos de determinados clientes. Por tu parte, necesitas que ese acceso a la información corporativa se realice de forma ágil y segura. En este contexto, una extranet puede sacar el máximo partido a las funcionalidades de colaboración que per se permite una intranet, y extenderlas a aquellos que están fuera de la organización. Y permite hacerlo mientras se garantiza que la información confidencial es almacenada y es accesible de forma segura.
Hoy, compañías con una amplia red de colaboradores externos (red de partners, etc), han de dar respuesta a las distintas necesidades de cada uno de ellos para el correcto desempeño de su labor, de cara a garantizar una relación fluida y adecuada de los mismos con la organización. En este sentido, las extranets bien diseñadas son herramientas que permiten a las empresas crear espacios de trabajo útiles y productivos para cada tipo de audiencia.
No obstante, justificar la creación y mantenimiento de una extranet puede suponer un reto importante, especialmente para equipos con recursos de desarrollo limitados. En este sentido, elaborar tu extranet a partir de una extensión de tu intranet puede ser una buena forma de superar este hándicap. Por un lado, esta fórmula te permitirá reutilizar componentes y funcionalidades provistas por una intranet que resultan muy útiles para todos tus stakeholders. Además, te posibilitará asegurar una conexión entre tus bases de datos, de forma que se encuentren actualizadas y sean así, consistentes. Finalmente, y no menos importante, este sistema te permitirá asegurar el cumplimiento de tu política de accesos y de seguridad corporativa, reduciendo así el riesgo de que usuarios ajenos a tu organización accedan a información inadecuada.
Aunque cada uno de los sites (intranet y extranet) estén orientados a audiencias distintas, puede ser muy ventajoso entender tu proyecto de extranet como un sub-proyecto de tu intranet, o como una extensión de la misma; compartiendo y aprovechando así estándares, recursos y procesos de diseño.
Extranets, pensadas para la complejidad
Las extranets son sites apropiadas para gestionar procesos de negocio y relaciones especialmente complejos, aportando funcionalidades más allá de lo que puede ofrecer una intranet por sí misma.
Por su parte y, como ejemplo, Hewlett Packard utiliza una extranet para dar soporte su ecosistema global de partners. La compañía tenía el desafío de dar soporte a 650.000 usuarios, de 174 países, en 25 idiomas distintos. Para abordar este reto, la organización puso en marcha un proyecto pionero en la relación de la compañía con su red global de partners: unificar este punto de soporte en una única web.
Por otro lado, Volkswagen Group France utiliza ambos recursos: tanto intranet como extranet para gestionar a sus más de 30.000 usuarios, de cinco sites de marca diferentes.
Así, mientras su intranet pone a disposición de sus empleados servicios específicos, como reservas de salas de conferencias, su extranet permite a todos sus stakeholders autorizados recibir noticias y otro tipo de información de utilidad que necesitan para desarrollar su trabajo diario. La integración de ambos sites permite a todos los usuarios (ya sean internos o externos) acceder al mismo repositorio de documentación de la compañía, lo que facilita enormemente la gestión del contenido al equipo de Volkswagen.
¿Necesitas una extranet?
Si estás pensando en si desarrollar o no una extranet, la principal pregunta que debes hacerte es: ¿tenemos los recursos suficientes para que sea una gran experiencia para los usuarios?
Como sucede en el caso de los proyectos de desarrollo de intranets, las compañías deben estar convencidas acerca del mantenimiento y evolución de las extranets, de forma que estas tengan un alto nivel de usabilidad y ofrezcan un verdadero valor a los usuarios. Lo que significa mantener un continuo desarrollo y mejora del site, de forma que puedan ir incorporándose correcciones, así como perfeccionar sus funcionalidades. Este proceso puede ser liderado y promovido desde el equipo responsable de la intranet; o bien puede solicitarse una opinión externa de usuarios de dicho site, los cuales puedan ofrecer su perspectiva acerca de la usabilidad del mismo, así como de las funcionalidades más valoradas o las aún inexistentes y que pueden aportar un valor añadido.
A la hora de plantearte el desarrollo de alguno de estos proyectos, debes tener en cuenta que intranets y extranets tienen objetivos distintos. Por ejemplo, mientras puede ser apropiado y útil que en tu intranet exista una página que ofrezca información acerca del equipo de running de la empresa, es un tipo de información que es menos relevante y aporta menor valor para tu red de partners. Se consciente de las relaciones que has construido con tus partners, y asegúrate de que tu extranet refleja esa cultura de trabajo. Con el desarrollo de extranets, debes recordar que estás ofreciendo algo que debe ser de utilidad para su trabajo, no para tus iniciativas corporativas. Siendo conscientes de ello y realizando un proyecto basado en sus necesidades, los niveles de fidelización y de satisfacción aportarán y demostrarán su propio ROI tanto en el corto como en el largo plazo.