Points clés

• La sécurité et la conformité sont des éléments non négociables dans les Services financiers. Le DAM offre des contrôles d'accès granulaires, des pistes d'audit et une gestion des droits pour répondre à des réglementations strictes telles que le RGPD, la FINRA et la SEC.

• Le DAM va bien au-delà du simple stockage de fichiers ou des outils CMS. Le DAM centralise les ressources, permet le balisage des métadonnées grâce à l'IA, prend en charge le contrôle des versions et diffuse le contenu en toute sécurité sur plusieurs canaux.

• Les institutions financières gagnent en efficacité et en cohérence. Le DAM réduit les doublons, accélère la collaboration entre les équipes et les partenaires, et garantit que seuls les actifs approuvés et conformes sont en circulation.

• Des cas d'utilisation concrets mettent en évidence l'impact du DAM. Des portails de conseillers et des communications avec les investisseurs à la collaboration sécurisée avec les partenaires, le DAM permet d'offrir une expérience client plus rapide, plus sûre et plus personnalisée.

• Une DXP avec DAM intégré maximise le retour sur investissement. L'intégration du DAM dans une DXP garantit que les ressources ne sont pas seulement stockées, mais également personnalisées, gérées et diffusées de manière transparente sur tous les canaux.

De la conformité réglementaire à l'avantage concurrentiel grâce à la Gestion des Actifs Numériques

Dans le monde hautement réglementé des Services financiers, le partage sécurisé des documents est une nécessité. Qu'il s'agisse de documents pour l’onboarding, de dossiers clients sensibles ou de rapports de conformité, les institutions financières doivent s'assurer que chaque fichier est protégé, accessible aux bonnes personnes et vérifiable à chaque étape. Les audits internes aident les organisations à évaluer l'efficacité de la sécurité des fichiers et à identifier les domaines à améliorer, garantissant ainsi la conformité et l'efficacité opérationnelle. 

Cependant, avec les systèmes traditionnels de stockage de fichiers, les pièces jointes aux e-mails et les référentiels de contenu dispersés encore utilisés, les risques de violation des données, de confusion entre les versions et de manquements à la conformité sont importants.

C'est là qu'intervient la Gestion des Actifs Numériques (DAM).

Les DSI, les responsables informatiques et les décideurs en matière de transformation digitale dans le secteur des Services financiers ne doivent pas considérer le DAM comme un simple outil aidant leurs équipes à stocker des fichiers. Le DAM est un avantage stratégique qui rend le partage de documents sensibles sûr, efficace et entièrement conforme, même dans les écosystèmes financiers complexes d'aujourd'hui. Et lorsqu'il est intégré à une Plateforme d'Expérience Digitale (DXP) telle que Liferay DXP, le DAM devient un élément central pour offrir des expériences sécurisées et fluides aux équipes internes et aux utilisateurs externes.

Dans cet article de blog, nous analyserons le rôle essentiel des solutions de Gestion des Actifs Numériques dans le partage sécurisé de documents, nous comparerons le DAM aux systèmes traditionnels, nous déterminerons quand envisager une DXP avec DAM intégré et nous présenterons les cas d'utilisation spécifiques les plus pertinents pour les organisations de services financiers.

Pourquoi le partage sécurisé de documents est-il si difficile au sein des Services financiers ?

Avant de nous plonger dans le DAM, parlons des défis uniques auxquels sont confrontées les entreprises de Services financiers :

• Conformité réglementaire. Le RGPD, la FINRA, la SEC et les réglementations spécifiques à l'industrie en matière de données exigent des contrôles d'accès rigoureux, des pistes d'audit détaillées et une gestion stricte du cycle de vie du contenu.

• Sensibilité des données. Qu'il s'agisse du profil financier d'un client ou de documents relatifs à une fusion-acquisition, chaque document est hautement sensible. Pourtant, les employés passent jusqu'à 20 % de leur temps à rechercher des fichiers. Plus il faut de temps pour trouver le bon fichier, plus le risque est élevé d'utiliser la mauvaise version, de manquer une échéance ou de recourir à des solutions de contournement peu sûres qui exposent des informations sensibles.

• Workflows complexes. Plusieurs services, systèmes et parties prenantes ont souvent besoin d'accéder aux ressources, chacun avec des niveaux d'autorisation différents et à des moments différents.

• Environnements hybrides et multicanaux. Le contenu doit circuler de manière transparente vers les équipes internes, les portails clients, les applications mobiles et les partenaires externes.

Un simple serveur de fichiers ou un CMS traditionnel ne suffit pas pour faire face à cette charge. Vous avez besoin d'une solution plus intelligente et plus sécurisée.

DAM, CMS et stockage de fichiers : quelle est la différence ?

Vous vous demandez peut-être : « Ne puis-je pas simplement utiliser SharePoint, un serveur de fichiers ou mon CMS pour gérer tout cela ? »

La réponse courte : pas efficacement. En fait, 39 % des décideurs citent la nature diversifiée et cloisonnée des systèmes d'actifs comme le principal obstacle à la création d'expériences client exceptionnelles.

• Les solutions de stockage de fichiers (telles que les disques partagés ou Dropbox) sont conçues pour le stockage et la récupération de base. Elles fournissent des dossiers et des noms de fichiers, mais ne disposent pas de métadonnées avancées, de gestion des versions, d'autorisations granulaires et de contrôles de conformité. Une fois les fichiers partagés, il est difficile de savoir qui y a accès ou si des versions obsolètes sont en circulation.

• Les systèmes de Gestion de Contenu (CMS) excellent dans la publication et la gestion de contenu web textuel, mais n'ont jamais été conçus pour gérer la complexité des grandes bibliothèques d'actifs, des formats multimédias ou des workflows soumis à des exigences de conformité strictes. Ils associent généralement les actifs à des pages web individuelles, ce qui limite leur réutilisabilité sur plusieurs canaux.

• La Gestion des Actifs Numériques (DAM) sert de centre névralgique pour tous les types de fichiers numériques : documents, vidéos, images, voire ressources de conception. Au-delà du stockage, la DAM ajoute des contrôle d'accès, gestion automatisée des versions, pistes d'audit, gestion des droits et intégration transparente avec d'autres outils. En bref, la DAM est conçue pour des secteurs tels que les Services financiers, où le partage sécurisé des documents est indispensable.

Si vous gérez des centaines ou des milliers de ressources qui doivent être réutilisées, sécurisées, auditées et suivies sur plusieurs canaux, le DAM est la seule solution conçue pour cette échelle et cette complexité. Un système de gestion des ressources digitales est spécialement conçu pour répondre aux besoins des institutions financières en matière de volume, de sécurité et de conformité.

Voici un aperçu des différents outils et de leurs fonctionnalités :

Les arguments en faveur du DAM dans les Services financiers

La Gestion des Actifs Numériques a d'abord été un outil marketing. Aujourd'hui, dans le secteur des Services financiers, le DAM est essentiel pour rester conforme et résilient. Avec la surveillance étroite des régulateurs et l'accumulation de données sensibles, les institutions financières comptent plus que jamais sur le DAM pour :

• Répondre aux exigences réglementaires en appliquant des normes de métadonnées, des contrôles d'accès, des pistes d'audit et des droits d'utilisation conformes au RGPD, à la FINRA, à la SEC et à d'autres mandats.

• Accélérer la collaboration entre les services de conformité, juridiques, opérationnels et les partenaires tiers en donnant à chaque partie prenante un accès sécurisé et basé sur les rôles aux bons documents au bon moment.

• Réduire les risques en s'assurant que seules les dernières versions approuvées, telles que les divulgations, les contrats ou les rapports de conformité, sont partagées à l'intérieur ou à l'extérieur de l'entreprise.

• Permettre le partage sécurisé de documents et la diffusion omnicanale afin que les clients, les conseillers et les partenaires puissent accéder à des informations cohérentes et conformes, que ce soit via des portails, des applications mobiles ou des API.

Pour les institutions financières, le DAM n'est pas seulement une question d'efficacité, mais aussi de contrôle et d'assurance. En centralisant les documents critiques dans un référentiel contrôlé, les entreprises peuvent réduire les coûts liés à la duplication du travail, accélérer le Time-to-market de nouvelles offres et réaffecter les ressources à des initiatives à plus forte valeur ajoutée, tout en renforçant la confiance des régulateurs et des clients et en protégeant les actifs de la marque. En fait, 79 % des organisations qui utilisent déjà le DAM font état d'économies de temps et d'argent significatives, ce qui démontre qu'une gestion efficace des ressources numériques apporte une valeur commerciale mesurable au-delà de la conformité et favorise l'agilité commerciale.

Voyons comment cela se passe.

1. Organisez plus efficacement vos ressources digitales en un seul endroit

Un DAM vous offre un référentiel centralisé pour le partage sécurisé de documents, une véritable source unique de vérité. Plus besoin de rechercher des documents dans des disques partagés ou des dossiers personnels. Tout est organisé et facile à trouver dans un système unique et consultable.

L'approche structurée offerte par une solution DAM améliore la gestion du cycle de vie du contenu, optimisant ainsi le processus de production. Cette efficacité se traduit rapidement par des gains de temps : les organisations qui utilisent un DAM économisent en moyenne 34 % d'une semaine de travail type sur les tâches liées aux ressources, telles que la recherche, le partage et la recréation de fichiers digitaux.

Principales fonctionnalités :

• Bibliothèques d'actifs. Réutilisez les actifs approuvés tels que les PDF de politiques, les modèles d'identité et les rapports d'investisseurs sur les portails internes et externes, tous accessibles via une bibliothèque consultable.

• Prise en charge des médias enrichis. Gérez efficacement les fichiers audio, les images de produits et autres ressources multimédias enrichies afin de rationaliser les flux de travail et d'améliorer la collaboration.

• Étiquetage automatique. Utilisez l'IA/ML pour classer automatiquement les ressources à l'aide de métadonnées telles que la date, le type, le public et les balises de conformité.

• Métadonnées personnalisées. Définissez des métadonnées en fonction des besoins de votre entreprise, telles que le niveau de risque, la région ou la catégorie réglementaire.

• Intégration back-office. Affichez les ressources provenant de systèmes tels que SharePoint ou Documentum directement dans les portails destinés aux clients, sans duplication.

• Gouvernance et conformité. Les systèmes DAM vous aident à rester en conformité avec les licences et les réglementations.

2. Publiez, diffusez et réutilisez des ressources à grande échelle sur plusieurs canaux

Imaginez que vous téléchargiez un document en sachant qu'il sera partagé et diffusé en toute sécurité sur différents canaux numériques, que ce soit un client qui le consulte sur son mobile, un courtier qui y accède sur son ordinateur de bureau ou un partenaire qui le télécharge via une API.

Principales fonctionnalités :

• Images adaptatives. Optimisez automatiquement les documents basés sur des images, tels que les scans d'identité ou les infographies, en fonction de l'appareil et de la bande passante.

• Temps de chargement des ressources. Intégrez un CDN (ou utilisez un outil avec un CDN natif) pour garantir une diffusion rapide et sécurisée, même à grande échelle.

• Distribution proactive du contenu. Utilisez des API pour distribuer automatiquement uniquement les ressources conformes et à jour vers les bons canaux.

• Workflows de contenu rationalisés. Les systèmes DAM permettent des workflows fluides pour la gestion, l'approvisionnement et la distribution de contenu numérique, garantissant une livraison et une réutilisation efficaces des ressources.

Cela rend le DAM particulièrement efficace pour :

• Portails d'intégration des clients

• Portails ou Intranets destinés aux conseillers

• Portails pour les investisseurs

• Extranet partenaires

Dans chacun de ces cas, le DAM aide les institutions financières à offrir une expérience client supérieure tout en garantissant la conformité.

3. Contrôlez qui a accès à vos ressources

La sécurité ne se limite pas au cryptage : il s'agit également de savoir exactement qui peut voir quoi, quand et pendant combien de temps lors du partage de documents.

Principales fonctionnalités :

• Contrôle d'accès. Définissez les accès en fonction des rôles (par exemple, auditeur, conseiller, client) et appliquez des restrictions jusqu'au niveau des actifs individuels.

• Gestion des droits. Définissez des dates d'expiration, des limites d'utilisation et des workflows d'approbation. Cela vous aide à éliminer les actifs obsolètes de la circulation.

• Partage des actifs. Partagez des actifs en toute sécurité avec des partenaires ou des fournisseurs externes grâce à des liens contrôlés et limités dans le temps. Ajoutez une protection par mot de passe aux liens et portails partagés pour bénéficier d'un niveau de sécurité supplémentaire.

Pour les institutions financières, cela signifie :

• Des cycles de révision plus rapides pour la conformité

• Moins de demandes manuelles d'accès aux documents

• Une exposition réduite des documents sensibles

Le DAM de Liferay n'est qu'une des nombreuses fonctionnalités prêtes à l'emploi offertes par Liferay DXP. Sur une seule et même plateforme, vous pouvez exploiter notre DAM ainsi que de nombreuses autres fonctionnalités natives pour créer des solutions à mesure que les besoins de votre entreprise évoluent. Pour découvrir toutes les fonctionnalités DAM de Liferay DXP, rendez-vous sur : liferay.com/capabilities/digital-asset-management.

Exemples concrets d'utilisation du DAM

Ces exemples montrent comment le DAM permet un partage sécurisé des documents et protège les documents sensibles en matière de conformité ainsi que les actifs de marque dans des scénarios réels de Services financiers.

Cas d'utilisation n° 1 : portail de documents pour conseillers
Une banque permet à ses conseillers financiers d'accéder à des guides d'investissement personnalisés, à des modèles d'intégration et à des informations actualisées. Les ressources sont classées par région et par gamme de produits, ce qui garantit leur pertinence et leur conformité. Les équipes commerciales bénéficient également du portail DAM en accédant aux derniers supports de vente et supports de formation, ce qui améliore l'efficacité commerciale et la collaboration.

Cas d'utilisation n° 2 : communications sécurisées avec les investisseurs
Une société de gestion d'actifs utilise le DAM pour gérer ses rapports trimestriels et les diffuser via un portail dédié aux investisseurs. La gestion des droits garantit que le contenu expire à une date déterminée et n'est jamais réutilisé au-delà des limites de conformité. Le DAM soutient également les lancements de produits en garantissant que toutes les équipes ont accès aux derniers actifs approuvés nécessaires à une introduction réussie sur le marché.

Cas d'utilisation n° 3 : collaboration avec les partenaires
Une compagnie d'assurance partage des supports marketing co-brandés avec des courtiers tiers à l'aide des fonctionnalités de partage contrôlé du DAM. Les équipes marketing et les collaborateurs externes peuvent partager et gérer en toute sécurité les supports co-brandés. Les métadonnées garantissent que les ressources sont conformes aux directives réglementaires locales.
 

Quand choisir un DXP avec des fonctionnalités DAM

Si le DAM semble être la solution qui vous manquait, vous vous demandez peut-être s'il vaut mieux opter pour un logiciel de gestion des ressources digitales autonome, un système DAM ou des fonctionnalités de gestion des ressources digitales intégrées à votre DXP. Toutes les solutions DAM ne sont pas universelles. La solution la mieux adaptée dépend de votre secteur d'activité, de la taille de votre entreprise et de la manière dont vous gérez vos ressources.

Voici les cas dans lesquels un DXP avec un DAM intégré est la solution la plus judicieuse :

• Vous souhaitez contrôler étroitement à la fois les ressources et les canaux sur lesquels elles apparaissent.

• Vous gérez des expériences complexes (par exemple, des portails, des applications, des microsites) et avez besoin d'un emplacement centralisé pour la gestion du contenu et des ressources. Une DXP intégrée avec DAM fournit ce référentiel centralisé, éliminant les silos et améliorant la gouvernance.

• Vous souhaitez réduire les silos entre le contenu, les ressources, les utilisateurs et les autorisations.

• Vous investissez dans la personnalisation et souhaitez que la diffusion des ressources soit liée à la segmentation.

• Vous devez adapter la diffusion à toutes les régions et toutes les marques sans perdre le contrôle.

Grâce aux fonctionnalités DAM de Liferay, par exemple, les ressources ne sont pas seulement stockées dans Liferay DXP. Les auteurs et les gestionnaires de contenu peuvent organiser les ressources numériques, les publier sur plusieurs canaux et définir les contrôles d'accès appropriés à partir d'un seul endroit sans faire appel au service informatique. De plus, sur une seule plateforme, vous pouvez utiliser notre DAM ainsi que de nombreuses autres fonctionnalités natives pour créer des solutions à mesure que les besoins de votre entreprise évoluent.

Mesurer le retour sur investissement du DAM dans les Services financiers

Bien que le DAM soit souvent considéré comme un outil opérationnel, il présente une valeur financière et stratégique très réelle. Cette valeur se reflète sur le marché : le marché mondial des systèmes de Gestion des Actifs Numériques a atteint 5,3 milliards de dollars en 2024 et devrait presque doubler pour atteindre 10,3 milliards de dollars d'ici 2029, à mesure que des secteurs tels que les Services financiers accélèrent son adoption afin de se conformer aux exigences réglementaires et de répondre aux attentes des clients. 

Une solution efficace de Gestion des Actifs Numériques ne se contente pas de promettre des avantages, elle offre un retour sur investissement mesurable aux institutions financières :

• Réduction du risque de non-conformité. Évitez les amendes et les problèmes d'audit grâce à des contrôles documentés.

• Accélération du Time-to-market. Réduisez de plusieurs semaines les cycles de révision et d'approbation.

• Amélioration de la productivité. Éliminez les doublons et le traitement manuel des fichiers.

• Meilleure expérience client. Assurez-vous que vos clients obtiennent toujours les informations conformes dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin.

• Avantage concurrentiel. Gagnez en compétitivité en améliorant l'efficacité et en permettant une diffusion plus rapide et plus sécurisée du contenu.

Le DAM n'est plus facultatif

Dans le secteur des Services financiers, la sécurité et la conformité ne sont qu'un début. À mesure que les entreprises modernisent leurs opérations et l'expérience client, la Gestion des Actifs Numériques devient la pierre angulaire de la transformation numérique.

En investissant dans les fonctionnalités DAM intégrées à DXP, les institutions financières gagnent non seulement en tranquillité d'esprit, mais aussi en agilité et en contrôle, ce qui leur permet de développer leurs services numériques, de réduire les risques et d'offrir une expérience client supérieure.

Si le partage sécurisé et efficace de documents figure dans votre feuille de route, le DAM ne doit pas être une réflexion après coup. Il doit être votre fondement. La mise en œuvre d'un système de Gestion des Actifs Numériques améliore la fidélisation des clients en permettant aux entreprises de fournir le bon contenu aux utilisateurs au bon moment.

Découvrez comment les fonctionnalités DAM de Liferay peuvent aider votre organisation à maîtriser le partage sécurisé de documents à grande échelle et en toute confiance. Discutez avec l'un de nos experts !

FAQ

En quoi le DAM diffère-t-il du stockage dans le Cloud ?
Le stockage Cloud, tel que Google Drive, gère le partage de fichiers de base, tandis que le DAM ajoute des fonctionnalités avancées telles que la recherche avancée, les métadonnées, les workflows, la gestion des droits et les intégrations créatives. 

Quels types de fichiers le DAM peut-il gérer ?
Les plateformes DAM peuvent gérer presque tous les fichiers numériques, des images et vidéos aux dessins CAO, modèles 3D et documents de conformité. Les métadonnées permettent d'organiser tous les formats et de les rendre consultables.

Le DAM peut-il se connecter à nos outils existants ?
Oui. Le DAM s'intègre aux plateformes CMS, CRM, ERP et marketing, ainsi qu'aux logiciels créatifs. Grâce à leur conception axée sur les API, les DAM peuvent également être facilement reliés à des systèmes personnalisés.

Quelles fonctionnalités de sécurité un DAM doit-il inclure ?
Les DAM prêts à l'emploi pour les entreprises offrent un cryptage, une authentification unique (SSO), une authentification multifactorielle (MFA), des journaux d'audit et des autorisations granulaires. Vérifiez la conformité avec des normes telles que SOC 2 ou RGPD.

Comment mesurez-vous le retour sur investissement d'un DAM ?
Les organisations mesurent la réduction du temps de recherche, l'accélération du lancement des campagnes et la diminution de la création de contenu en double. Beaucoup constatent un gain de temps de 40 à 60 % et une réduction des coûts de contenu de 25 à 40 %.

Quels sont les défis courants liés à la mise en œuvre d'un DAM ?
La migration des métadonnées, l'intégration avec les outils existants et l'adoption par les utilisateurs peuvent s'avérer délicates. Un déploiement progressif, une formation et une gouvernance claire facilitent la transition.

Comment le DAM soutient-il les équipes à distance ?
Les DAM natifs du Cloud permettent les commentaires en temps réel, le contrôle des versions et les workflows d'approbation. Des fonctionnalités telles que l'accès mobile, le partage sécurisé et les notifications permettent aux équipes dispersées de rester alignées.