A pesar de que muchas empresas ya utilizan algún tipo de intranet para su organización interna, esta solución es frecuentemente pasada por alto en las conversaciones sobre transformación digital. Sin embargo, como la principal herramienta de comunicación e intercambio de información dentro de las empresas, las intranets están en el centro de esta transformación. Pueden servir desde portal de formación para los empleados hasta canal por el cual la empresa comunica cambios en su cultura, procesos, etc. Además, las intranets pueden ser el soporte a los cambios de estrategia de una empresa hacia el cliente y eliminar barreras que afectan su desempeño.

Hace tiempo que compañías como Google utilizan sus intranets para gestionar programas internos de formación, mejorando el desempeño de sus empleados. Estos portales ofrecen herramientas relevantes para que encuentren nuevas maneras de trabajar en el nuevo contexto digital, ayudando a eliminar los pain points más comunes a los que se enfrentan. A continuación ofrecemos tres ejemplos de pain points que pueden ser eliminados con el uso de las intranets:

Pain Point #1: Conectar el Customer Journey

En los modelos de negocio más tradicionales, los clientes pasan de un departamento a otro en la empresa sin que sus datos estén conectados y compartidos. Con el objetivo de romper estas barreras de comunicación y fomentar el intercambio de información dentro de la empresa para que haya un conocimiento completo del customer journey, las empresas deben desarrollar intranets que conecten estos datos.

Fujitsu lo ha logrado a través del desarrollo de una intranet que servía como un único punto de contacto de los clientes con la empresa, asegurándose que cada paso que daban en su customer journey fuese cuidadosamente enlazado con el siguiente. La intranet de la empresa funciona como un canal de servicios automatizados, que alimenta de forma constante las páginas de cada departamento con los nuevos datos adquiridos del cliente y dejando claro a sus empleados el cambio en la cultura de la empresa hacia una estrategia enfocada en el cliente durante todo el proceso de venta, e inclusive, después de la realización del mismo.

Pain Point #2: Optimizar fusiones y adquisiciones

Como parte de la tendencia de la digitalización, muchas empresas están adquiriendo el conocimiento que necesitan a través de fusiones y adquisiciones. Mientras esta es una estrategia que facilita la obtención de talento digital, las compañías más grandes se enfrentan una serie de desafíos técnicos y culturales al agregar procesos de negocio y sistemas - muchas veces dispares - a los suyos.

El Humanis Group, por ejemplo, es la fusión de tres grandes grupos franceses de seguridad social: Vauban-Humanis, Aprionis y Novalis Taitbout. Para facilitar el proceso de transición, la nueva compañía ha centralizado sus herramientas de comunicación y colaboración en su intranet. La creación de un único punto de intercambio de información ha hecho posible que los tres grupos pudiesen, juntos, establecer una cultura común. Esta solución no sólo ha resuelto la heterogeneidad de sus sistemas de IT, sino también ha permitido que los nuevos compañeros de trabajo pudiesen adoptar los valores de la nueva cultura: ambición, compromiso y colaboración.

Pain Point #3: Evolucionar de intranet hacía entorno de trabajo digital

A medida que los procesos de trabajo se van haciendo más digitales, las intranets se están convirtiendo en verdaderos espacios de trabajo digital: ejes donde se concentran y conectan las herramientas digitales que ayudan a los empleados a realizar su actividad. Los digital workplaces automatizan los procesos de trabajo más comunes, optimizan la colaboración y fomentan la omnicanalidad, beneficiando especialmente a los trabajadores remotos. A día de hoy, todos gestionamos actividades a través de aplicaciones móviles que son intuitivas e incluso más divertidas. Llevar esas experiencias user-friendly al entorno de trabajo aumenta considerablemente la satisfacción de los empleados y su índice de retención, especialmente los que ya son nativos digitales.

A pesar de que no es una intranet tradicional, Knowledge Hub empezó como un site de colaboración de un gobierno local del Reino Unido, que habilitaba a los empleados a desarrollar un planteamiento coherente de control de las normas comerciales y de salud ambiental. A medida que su base de usuarios se hacía más experta en la tecnología, Knowledge Hub, incorporó el soporte móvil y mejoró la experiencia social de su web, asegurándose que la tecnología no fuese una barrera para que sus usuarios hiciesen su trabajo. Este es un gran ejemplo del verdadero entorno de trabajo digital - no adoptar cualquier tendencia digital, pero sí aprovechar la tecnología en favor de la mejora de experiencia de sus usuarios y, consecuentemente, de su productividad.

Guía a tus empleados hacía el cambio

Convirtiendo las soluciones de intranet en punto clave de la estrategia digital, las compañías pueden asegurar que sus empleados tienen apoyo durante todo el proceso de la transformación digital. La gestión del cambio está relacionada con una comunicación abierta y frecuente dentro de la empresa, relativa a nuevas prioridades, valores o nuevas estrategias de cara a los nuevos retos que surgen. Si estás pensando en desarrollar una intranet por primera vez, dedicar tiempo a hacer las preguntas correctas puede ser una buena manera de asegurarte que vas a construir un sitio que realmente va a aportar algo a tus empleados.

La tecnología sigue alterando los modelos de negocios con los que estamos familiarizados, y seguramente lo va a seguir haciendo. Tener el cliente en el centro de tus estrategias y utilizarlo como pilar para todos los cambios es una buena decisión, ya que permite que tus empleados enfoquen sus esfuerzos hacia el mismo objetivo. El elemento crucial - y muchas veces ignorado - es la comunicación y hacer que el mensaje llegue de forma efectiva a toda la organización, para que caminéis como una unidad hacia adelante.

¿Qué hace que una Intranet tenga éxito?

La colaboración social, la facilidad de uso y la integración empresarial son tres elementos clave para el éxito de la intranet.

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