So führen Sie eine ECM-Migration (Enterprise Content Management) durch: Schritte und bewährte Verfahren

Einleitung

Viele Unternehmen sehen sich heute durch ein veraltetes Enterprise-Content-Management-System (ECM) behindert, das immer schwieriger zu warten, zu skalieren oder in moderne digitale Tools zu integrieren ist. Angesichts dieses Dilemmas entscheiden sich viele für eine ECM-Migration. Es ist jedoch wichtig zu erkennen, dass dieser Prozess mehr umfasst als nur die einfache Verschiebung von Dateien von einem System in ein anderes. Eine erfolgreiche ECM-Migration erfordert einen strategischen Ansatz in Bezug auf die Inhaltsstruktur, die Governance und die Akzeptanz durch die Nutzer.

Dieser Leitfaden hilft Ihnen dabei, besser zu verstehen, wann eine Migration sinnvoll ist, wie Sie Ihr Projekt planen sollten und welche Best Practices für den Prozess gelten.

Was ist eine ECM-Migration?

Eine ECM-Migration ist der technische und strategische Prozess der Verlagerung von Unternehmensinhalten, zugehörigen Metadaten, Benutzerberechtigungen und automatisierten Workflows von einem bestehenden ECM-System oder Repository in ein neues. Der Prozess beinhaltet häufig den Übergang von veralteten, lokal installierten Altsystemen zu flexiblen, cloud-nativen Plattformen, die eine bessere Leistung und eine einfachere Integration bieten.

Der Umfang eines Migrationsprojekts umfasst in der Regel eine breite Palette digitaler Assets, darunter formelle Dokumente, Bilder, Webseiten, Richtlinien und komplexe Produktdatensätze. Neben der Datenmigration kann der Prozess auch erfordern, dass Teams die Strukturierung und Verwaltung von Inhalten neu gestalten. Diese Neugestaltung kann die Aktualisierung Ihrer Content-Taxonomie oder die Einrichtung neuer Genehmigungsworkflows umfassen, um moderne Compliance-Standards zu erfüllen.

Wenn Sie Inhalte korrekt migrieren, hilft dies Ihrem Unternehmen, die Auffindbarkeit von Inhalten zu verbessern, operative Risiken zu reduzieren und komplexe Compliance-Anforderungen zu vereinfachen. Durch den Wechsel zu einer leistungsfähigeren Plattform können Sie die Kontinuität Ihrer digitalen Erlebnisse sichern und eine stärkere Basis für zukünftiges Wachstum schaffen.

Wann sollten Sie von einem veralteten ECM-System migrieren?

Die Anzeichen dafür zu erkennen, dass Ihr aktuelles System versagt, ist der erste Schritt zu einer erfolgreichen Migration. Veraltete Plattformen werden häufig zu unsichtbaren Engpässen, die die Produktivität Ihrer Teams langsam untergraben und die Fähigkeit einschränken, auf neue Marktchancen zu reagieren.

Wenn sich die Kluft zwischen Ihren strategischen Geschäftszielen und Ihren tatsächlichen technischen Fähigkeiten vergrößert, ist dies ein klares Signal dafür, dass Ihre aktuelle Infrastruktur nicht mehr zweckmäßig ist.

Anzeichen dafür, dass es an der Zeit sein könnte, eine neue ECM-Plattform in Betracht zu ziehen:

• Ihr aktuelles ECM-System ist schwer zu warten. Veraltete Systeme erfordern oft übermäßigen IT-Support, individuelle Programmierung für einfache Updates oder teure manuelle Wartungsarbeiten.
• Inhalte sind schwer zu finden oder wiederzuverwenden. Wenn Suchfunktionen unzureichend sind und Metadaten uneinheitlich sind, verbringen Ihre Teams in der Regel mehr Zeit damit, nach Informationen zu suchen, als diese zu nutzen.
• Die Arbeitsabläufe sind zu manuell. Wenn Ihre Freigabeprozesse und Veröffentlichungsaufgaben immer noch auf unzusammenhängende E-Mail-Verläufe und Tabellenkalkulationen angewiesen sind, stehen Sie wahrscheinlich vor erheblichen Effizienzengpässen.
• Die Integrationsmöglichkeiten sind begrenzt. Ältere Plattformen haben oft Schwierigkeiten, sich mit modernen Systemen für Kundenbeziehungsmanagement (CRM), Unternehmensressourcenplanung (ERP) und E-Commerce zu verbinden, was zu Datensilos führt.
• Sicherheit und Governance sind schwieriger zu verwalten. Veraltete Berechtigungsstrukturen können Ihr rechtliches Risiko erhöhen und es erschweren, klare Verantwortlichkeiten für Inhalte aufrechtzuerhalten.
• Das System kann moderne digitale Erlebnisse nicht unterstützen. Möglicherweise stellen Sie fest, dass Ihr aktuelles System nicht in der Lage ist, die responsiven Websites, Intranets oder mobilen Apps bereitzustellen, die Ihre Kunden erwarten.
• Die Skalierbarkeit ist zu einem Problem geworden. Wenn Ihr Volumen an digitalen Inhalten und Ihre Nutzergruppen wachsen, leidet die veraltete Infrastruktur oft unter Leistungseinbußen und Speicherbeschränkungen.

So planen Sie eine Migration des Enterprise-Content-Management-Systems

Wie bei jedem Großprojekt ist eine sorgfältige Planung für die ECM-Implementierung oder -Migration unerlässlich. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, ein zuverlässiges Rahmenkonzept zu erstellen, stellen Sie sicher, dass die technische Umsetzung perfekt auf Ihre geschäftlichen Anforderungen abgestimmt ist, und beugen so kostspieligen Fehlern im weiteren Verlauf des Prozesses vor. Ein gut durchdachter Plan bereitet Ihre Mitarbeiter und Prozesse auf eine effizientere Arbeitsweise vor.

1. Bewerten Sie Ihre aktuelle ECM-Umgebung

Beginnen Sie damit, Ihr bestehendes ECM-System zu dokumentieren, einschließlich aller Content-Repositorys, Benutzergruppen und aktuellen Benutzerberechtigungen. Sie sollten ermitteln, welche Inhalte geschäftskritisch sind und wo Ihr aktuelles System die größten Engpässe verursacht. Beziehen Sie Ihre IT-, Marketing- und Rechtsabteilungen frühzeitig ein, um den gesamten Umfang Ihrer Abhängigkeiten besser zu verstehen.

2. Definieren Sie Migrationsziele und Erfolgskriterien

Berücksichtigen Sie Ziele wie die Verbesserung der Suchgenauigkeit, die Modernisierung Ihres Digital-Asset-Managements (DAM) oder die Konsolidierung mehrerer Repositorien in einem ECM-System. Sie sollten außerdem messbare Erfolgskriterien definieren, wie beispielsweise ein reduziertes Inhaltsvolumen, schnellere Veröffentlichungszeiten oder die Beibehaltung organischer Suchrankings.

3. Stellen Sie ein funktionsübergreifendes Migrationsteam zusammen

Eine ECM-Migration betrifft nahezu jeden Bereich eines Unternehmens und sollte daher kein reines IT-Projekt sein. Zu Ihrem Team sollten ein Projektsponsor, Experten für Content-Management, Records-Manager sowie Spezialisten für SEO und UX gehören. Klare Zuständigkeiten für diese Rollen tragen dazu bei, Verzögerungen zu vermeiden und sicherzustellen, dass widersprüchliche Entscheidungen schnell geklärt werden.

4. Erstellen Sie einen schrittweisen Migrationsplan

Ein schrittweiser Ansatz ist sicherer als ein einziger, massiver Umzug. Sie können Inhalte nach Abteilungen, Geschäftsprozessen oder Risikostufen gruppieren. Eine typische Migrationsstrategie umfasst die Bestandsaufnahme, ein Content-Audit, Pilotmigrationen und eine endgültige Inbetriebnahme, gefolgt von Schulungen. Dieser Ansatz reduziert Störungen und ermöglicht es Ihnen, die Ergebnisse in kleineren Chargen zu validieren.

5. Identifizieren Sie Risiken, Abhängigkeiten und Rollback-Pläne

Bevor Sie mit technischen Arbeiten beginnen, dokumentieren Sie Ihre Systemabhängigkeiten und Compliance-Anforderungen. Identifizieren Sie besonders wichtige Webseiten, die weiterhin zugänglich bleiben müssen, und legen Sie klare Go/No-Go-Kriterien für Ihren Start fest. Halten Sie stets aktuelle Backups bereit und verfügen Sie über ein dokumentiertes Rollback-Verfahren für den Fall, dass Integrationen oder Weiterleitungen nicht wie erwartet funktionieren.

So führen Sie eine Enterprise-Content-Management-Migration Schritt für Schritt durch

Sobald Sie einen Migrationsplan erstellt haben, sind Sie bereit, von der Strategie zur Umsetzung überzugehen. In dieser Phase nimmt die Vision für Ihre neue Content-Umgebung Gestalt an. Durch einen strukturierten, schrittweisen Ansatz können Sie die Komplexität der Migration Ihrer Assets bewältigen und gleichzeitig sicherstellen, dass die Datenintegrität gewahrt bleibt und der Geschäftsbetrieb während der gesamten Umstellung reibungslos weiterläuft.

1. Bestandsaufnahme und Bestandserfassung der vorhandenen Inhalte

Sie können keine Inhalte migrieren, von denen Sie nicht wissen, dass Sie sie besitzen. Ihre Content-Teams sollten jedes Asset, dessen Eigentümer, das Datum der letzten Aktualisierung und den aktuellen geschäftlichen Wert ermitteln. Diese Bestandsaufnahme sollte alles umfassen, von Support-Artikeln und Richtlinien bis hin zu digitalen Assets und Mitarbeiterressourcen.

2. Bereinigung und Rationalisierung der Inhalte

Die Migration ist Ihre beste Gelegenheit, digitale Unordnung zu beseitigen. Sie sollten doppelte, veraltete oder redundante Inhalte entfernen, bevor sie überhaupt in das neue ECM-System gelangen. Diese Bereinigung verbessert die Suchrelevanz und verhindert, dass Altlasten Ihr neues System beeinträchtigen.

3. Metadaten, Taxonomie und Inhaltsmodelle abbilden

Metadaten und Taxonomie sind das Bindeglied Ihrer Inhalte. Sie sollten Ihre bestehenden Tags, Kategorien und Namenskonventionen im Rahmen der Inhaltszuordnung überprüfen, um festzustellen, ob eine Standardisierung erforderlich ist. Dieser Schritt ist besonders wichtig bei der Umstellung auf eine Plattform, die Personalisierung und die Bereitstellung über mehrere Kanäle unterstützt.

4. SEO, URLs und Inhaltsbeziehungen erhalten

Bei öffentlich zugänglichen Inhalten müssen Sie URLs, interne Links und Weiterleitungen berücksichtigen. Durch die Zuordnung alter URLs zu neuen Zielen können Marketingverantwortliche vermeiden, organischen Traffic und Sichtbarkeit zu verlieren. Testen Sie Ihre Weiterleitungen und die Suchindexierung gründlich vor und nach der Inbetriebnahme, um einen reibungslosen Übergang für die Nutzer zu gewährleisten.

5. Überprüfen Sie Berechtigungen, Sicherheits- und Governance-Anforderungen

Legen Sie genau fest, wer verschiedene Arten von Inhalten anzeigen, bearbeiten oder veröffentlichen darf. Dies ist ein guter Zeitpunkt, um alte, übermäßig komplexe Berechtigungsstrukturen zu vereinfachen. Ihr Governance-Rahmenwerk sollte klare Regeln für die Zuständigkeit und Aufbewahrung definieren, um sowohl Sicherheits- als auch Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

6. Wählen Sie den richtigen Migrationsansatz

Entscheiden Sie, ob eine vollständige Umstellung oder eine schrittweise Migration für Ihre Anforderungen am besten geeignet ist. Manche Unternehmen entscheiden sich dafür, zunächst aktive Inhalte zu migrieren und ältere Datensätze separat zu archivieren. Ihre Wahl hängt von Ihrem Inhaltsvolumen, Ihrer Toleranz gegenüber Ausfallzeiten und den verfügbaren technischen Ressourcen ab.

7. Migrieren Sie Inhalte, Workflows und Integrationen

Verwenden Sie während der Durchführung geeignete Tools oder APIs, um Dateien, Metadaten und Workflow-Regeln zu übertragen. Es ist unerlässlich, die Beziehungen zwischen den Inhalten und, falls erforderlich, den Versionsverlauf zu bewahren. Stellen Sie sicher, dass Ihre Verbindungen zu CRM-, ERP- oder Identitätsmanagementsystemen korrekt konfiguriert sind.

8. Inhalte, Suche, Berechtigungen und Workflows testen

Durch die Validierung sollte bestätigt werden, dass alle Daten korrekt übertragen wurden und die Berechtigungen wie vorgesehen funktionieren. Achten Sie auf defekte Links, fehlende Assets oder fehlgeschlagene Indizierung. Ziehen Sie in Betracht, vor dem letzten Migrationsschritt eine Stichprobe echter Benutzer einzusetzen, um kritische Aufgaben zu testen, wie beispielsweise das Auffinden einer bestimmten Richtlinie oder die Genehmigung eines neuen Dokuments.

9. Schulung der Benutzer und Unterstützung des Change-Managements

Selbst das technisch erfolgreichste System kann scheitern, wenn die Benutzer es nicht annehmen. Bieten Sie rollenbasierte Schulungen für Autoren, Administratoren und Marketingmitarbeiter an. Eine klare Dokumentation hilft den Benutzern, sich unterstützt zu fühlen, während sie neue Wege zur Verwaltung von Assets und zur Abwicklung von Workflows erlernen.

10. Überwachen Sie die Leistung nach dem Start

Überwachen Sie in den Wochen nach der Umstellung die Suchleistung, die Akzeptanz durch die Nutzer und den Systemzustand. Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um Ihre Metadaten zu verfeinern und die Navigation zu verbessern, und machen Sie das Projekt so zu einem fortlaufenden Optimierungsprozess.

Häufige Herausforderungen bei der ECM-Migration

Obwohl ein gut strukturierter Plan das Risiko erheblich verringert, verläuft die Migration von über Jahre hinweg angesammelten Daten in ein neues Content-Management-System (CMS) selten ohne einige unerwartete Hürden.

Wenn Sie die potenziellen Fallstricke frühzeitig im Prozess erkennen, können Sie Ihr Team darauf vorbereiten und realistische Erwartungen an die Umstellung setzen. Zu den häufigen Herausforderungen bei einer ECM-Migration gehören:

• Mangelhafte Inhaltsqualität. Die Migration veralteter oder redundanter Dateien mindert oft den unmittelbaren Nutzen Ihrer neuen ECM-Plattform.
• Unvollständige Metadaten. Fehlende Tags können die Auffindbarkeit beeinträchtigen und Content-Marketing-Maßnahmen weniger effektiv machen.
• Komplexe Zugriffsrechte. Veraltete Zugriffsregeln lassen sich oft nur schwer entwirren und auf ein modernes System abbilden.
• Störung der Arbeitsabläufe. Kritische Genehmigungsprozesse können zusammenbrechen, wenn sie nicht sorgfältig für das neue System neu gestaltet werden.
• Komplexität der Integration. Die Anbindung Ihrer neuen ECM-Plattform an bestehende Unternehmensanwendungen erfordert oft die Validierung komplexer APIs und Datenflüsse.
• SEO- und Weiterleitungsprobleme. Fehler bei der URL-Zuordnung können zu defekten Links und einem plötzlichen Rückgang des Suchmaschinen-Traffics führen.
• Widerstand der Nutzer. Mitarbeiter könnten zögern, ihre Gewohnheiten zu ändern, wenn die Vorteile des neuen Systems nicht klar kommuniziert werden.
• Unterschätzung des Migrationsumfangs. Viele Teams entdecken erst nach Projektbeginn versteckte Repositorien oder undokumentierte Prozesse.
• Betriebsstörungen. Ungünstige Zeitplanung oder unzureichende Tests können zu Ausfallzeiten führen, die sowohl Mitarbeiter als auch Kunden betreffen.

Best Practices für die ECM-Migration

Zwar ist die technische Umsetzung entscheidend, doch hängt der letztendliche Erfolg Ihres Projekts oft davon ab, wie gut Sie bewährte Strategien während des gesamten Prozesses anwenden. Die Befolgung branchenbewährter Best Practices kann dazu beitragen, dass Sie eine effizientere, leistungsstarke Content-Umgebung aufbauen, die Ihre langfristigen Geschäftsziele unterstützt, anstatt Ihre alten Probleme einfach in ein neues System zu übertragen.

1. Migrieren Sie nicht standardmäßig alles

Widerstehen Sie dem Drang, jede alte Datei in ein einziges System zu übertragen. Nutzen Sie die Migration als Filter, um Inhalte zu archivieren oder zu löschen, die keinen Zweck mehr erfüllen. Der Fokus auf Qualität statt Quantität führt in der Regel zu einer effizienteren und benutzerfreundlicheren Lösung.

2. Standardisieren Sie Metadaten vor der Migration

Konsistente Metadaten sind die Grundlage für eine gute Suche und Auffindbarkeit. Legen Sie klare Standards für Namenskonventionen und Pflichtfelder fest, bevor Sie mit der Datenmigration beginnen. Dies erleichtert Ihren Content-Teams die langfristige Pflege des Systems.

3. Schützen Sie die SEO vor, während und nach der Migration

Identifizieren Sie frühzeitig Ihre leistungsstärksten Landingpages und Produktinhalte. Erstellen Sie eine umfassende Weiterleitungsübersicht und testen Sie diese in einer Staging-Umgebung. Überwachen Sie nach dem Go-Live mithilfe von Analysetools die Rankings und beheben Sie etwaige Crawling-Fehler umgehend.

4. Testen Sie mit echten Inhalten und echten Nutzern

Testen Sie nicht nur mit „Dummy“-Daten. Verwenden Sie komplexe, hochwertige Inhalte, um zu sehen, wie das neue System mit realen Szenarien umgeht. Feedback von echten Nutzern deckt oft Probleme bei der Navigation oder im Workflow auf, die bei der technischen Validierung übersehen werden könnten.

5. Gewährleistung von Governance- und Compliance-Anforderungen

Integrieren Sie Governance von Anfang an in Ihren Plan. Stellen Sie sicher, dass Aufbewahrungsrichtlinien und Prüfpfade korrekt konfiguriert sind, um die Sicherheitsstandards Ihrer Branche zu erfüllen. Compliance-Teams sollten risikoreiche Inhaltskategorien vor dem endgültigen Start überprüfen.

6. Kommunizieren Sie Änderungen frühzeitig und regelmäßig

Helfen Sie Ihren Nutzern, das „Warum“ hinter der Änderung zu verstehen. Die frühzeitige Kommunikation von Zeitplänen und Schulungsangeboten verringert Unsicherheiten und trägt dazu bei, interne Unterstützung für die neue ECM-Plattform aufzubauen.

7. Planen Sie die Optimierung nach der Migration

Betrachten Sie die Einführung als Ausgangspunkt. Nutzen Sie Akzeptanzkennzahlen und Supportanfragen, um Bereiche für Softwareverbesserungen zu identifizieren. Die kontinuierliche Verfeinerung Ihrer Metadaten und Suchkonfigurationen stellt sicher, dass das System auch bei wachsendem Unternehmen seinen Wert behält.

Worauf Sie bei der Auswahl einer modernen ECM-Plattform für die Migration achten sollten

Eine ECM-Migration ist kaum von Nutzen, wenn Sie auf ein System umsteigen, das Ihre Ziele und Prozesse nicht unterstützt. Die ideale Lösung sollte es Ihren Teams ermöglichen, Inhalte heute effizient zu verwalten und gleichzeitig die erforderliche Erweiterbarkeit bieten, um die digitalen Erlebnisse von morgen zu unterstützen.

Achten Sie bei der Bewertung einer neuen ECM-Plattform auf spezifische Funktionen, die Ihre langfristige digitale Strategie unterstützen:

• Flexibles Content-Management. Suchen Sie nach einer Plattform, die strukturierte Inhalte, Webseiten und wiederverwendbare Inhaltsmodelle unterstützt.
• DAM-Funktionen. Stellen Sie sicher, dass Sie Medien wie Videos und hochauflösende Bilder in einer kontrollierten, durchsuchbaren Umgebung verwalten können.
• Workflow-Automatisierung. Das neue System sollte es Ihnen ermöglichen, benutzerdefinierte Genehmigungsabläufe und Regeln für das Lebenszyklusmanagement zu erstellen.
• Governance und Berechtigungen. Eine umfassende rollenbasierte Zugriffskontrolle und klare Prüfpfade sind für die Unternehmenssicherheit unerlässlich.
• Suche und Auffindbarkeit. Leistungsstarke Suchmaschinen, die Metadaten und Taxonomien nutzen, sind ein Muss für die Produktivität.
• Integrationsmöglichkeiten. Moderne Plattformen sollten robuste APIs und Konnektoren für CRM-, ERP- und KI-gesteuerte Tools bieten.
• Unterstützung der Personalisierung. Ihr ECM sollte Ihnen dabei helfen, maßgeschneiderte Erlebnisse für verschiedene Nutzersegmente bereitzustellen.
• Skalierbarkeit und Leistung. Die Plattform muss wachsende Datenmengen und Nutzerzahlen über mehrere Regionen und Standorte hinweg bewältigen können.
• Einfache Verwaltung. Geschäftsteams sollten in der Lage sein, alltägliche Content-Aufgaben ohne ständige IT-Unterstützung zu bewältigen.
• Langfristige Flexibilität. Wählen Sie eine Lösung, die sich mit Ihrem zukünftigen Wachstum und Ihren Anforderungen an digitale Erlebnisse weiterentwickeln kann.

Machen Sie die Migration mit Liferay DXP zu einer flexibleren Content-Management-Strategie

Bei der Migration von einem veralteten ECM-System geht es nicht nur darum, Inhalte auf eine neue Plattform zu übertragen. Es ist eine Gelegenheit, die Art und Weise zu überdenken, wie Inhalte im gesamten Unternehmen erstellt, verwaltet, wiederverwendet und bereitgestellt werden. Liferay DXP unterstützt diesen Übergang, indem es Funktionen für das Enterprise Content Management mit den umfassenderen Tools kombiniert, die Unternehmen benötigen, um digitale Erlebnisse in großem Maßstab zu verwalten.

Zu den wichtigsten Funktionen von Liferay DXP, die eine ECM-Migration unterstützen können, gehören:

• Enterprise-CMS. Verwalten Sie alles – von strukturierten Webinhalten bis hin zu komplexen Dokumentenmanagement-Repositorys – in einem System.
• Strukturierte Inhaltsmodelle. Organisieren Sie Ihre Daten in wiederverwendbaren Strukturen, die eine konsistente Bereitstellung über alle digitalen Kontaktpunkte hinweg unterstützen.
• DAM. Verwalten Sie Ihre Bilder, Videos und Downloads so, dass sie für alle Teams leicht auffindbar sind.
• Workflow-Automatisierung. Erstellen Sie ausgefeilte Genehmigungs- und Überprüfungsprozesse, um sicherzustellen, dass Inhalte Ihren Qualitäts- und Compliance-Standards entsprechen.
• Berechtigungen und Governance. Nutzen Sie erweiterte rollenbasierte Zugriffsrechte, um die Sicherheit in komplexen, abteilungsübergreifenden Umgebungen zu gewährleisten.
• Suche und Auffindbarkeit. Nutzen Sie die leistungsstarken Such- und Taxonomie-Tools von Liferay, damit Nutzer genau das finden, was sie benötigen.
• Integrationen. Verbinden Sie Ihre Inhalte mühelos mit bestehenden Unternehmensanwendungen und Datenplattformen.
• Personalisierte digitale Erlebnisse. Nutzen Sie Ihre migrierten Inhalte, um relevantere Erlebnisse für Kunden, Partner und Mitarbeiter zu schaffen.
• Skalierbarkeit für mehrere Standorte. Verwalten Sie problemlos mehrere Standorte, Sprachen und Regionen über eine einzige, zentralisierte Plattform.

Mit Liferay DXP können migrierte Inhalte Teil einer stärker vernetzten Strategie für digitale Erlebnisse werden. Anstatt Dokumente und Assets lediglich in einem neuen System zu speichern, können Unternehmen diese Inhalte nutzen, um Personalisierung, Workflow-Automatisierung, die Verwaltung mehrerer Standorte sowie einheitlichere Erlebnisse über Kunden-, Partner- und Mitarbeiterkanäle hinweg zu unterstützen.

Stärken Sie Ihre Content-Abläufe mit einer intelligenteren ECM-Migration

Eine erfolgreiche ECM-Migration ist eine wertvolle Gelegenheit, Inhalte zu bereinigen, die Governance zu stärken, die Auffindbarkeit zu verbessern und Workflows zu schaffen, die Teams dabei helfen, schneller voranzukommen. Mit der richtigen Strategie und Plattform lassen sich Ihre migrierten Inhalte einfacher verwalten, wiederverwenden und über jeden digitalen Kanal bereitstellen.

Liferay DXP unterstützt diesen Wandel, indem es Content-Management mit Workflow-Automatisierung, Berechtigungen, Personalisierung und der skalierbaren Bereitstellung digitaler Erlebnisse verbindet und Unternehmen so eine leistungsfähigere Möglichkeit bietet, Content-Erlebnisse im Zuge ihres Wachstums zu optimieren und zu verwalten.

Erfahren Sie, wie Liferay das Enterprise-Content-Management mit einem flexiblen, skalierbaren Enterprise-CMS unterstützt.

Häufig gestellte Fragen

Was ist eine ECM-Migration?

Eine ECM-Migration ist der Prozess der Übertragung von Unternehmensinhalten wie Dokumenten, zugehörigen Metadaten und Benutzerberechtigungen von einem alten ECM-System in ein neues System. Dieser Übergang umfasst in der Regel eine Phase der Inhaltsbereinigung, der Umstrukturierung der Taxonomie und der Modernisierung automatisierter Workflows, um sicherzustellen, dass das neue System effizienter arbeitet als das alte.

Wie lange dauert eine ECM-Migration?

Der Zeitrahmen für eine ECM-Migration hängt von Ihrem Inhaltsvolumen, der Komplexität Ihrer aktuellen Workflows und der Anzahl der beteiligten Integrationen ab. Während ein einfaches Projekt bereits in wenigen Wochen abgeschlossen sein kann, dauert ein groß angelegtes ECM-Migrationsprojekt oft mehrere Monate und wird in der Regel in Phasen durchgeführt, um Betriebsunterbrechungen zu minimieren.

Was sollte ein ECM-Migrationsplan beinhalten?

Ein umfassender Plan sollte eine Bestandsaufnahme des aktuellen ECM-Systems, ein detailliertes Content-Audit und klar definierte Ziele beinhalten. Ihr ECM-Migrationsplan muss außerdem das Metadaten-Mapping, eine Überprüfung der Sicherheitsberechtigungen, die Planung von SEO-Weiterleitungen sowie einen soliden Test- und Schulungsplan umfassen. Schließlich sollten Sie stets ein Rollback-Verfahren und eine Überwachung nach der Inbetriebnahme einplanen, um potenzielle Risiken zu bewältigen.

Wie wählt man eine ECM-Plattform für die Migration aus?

Bei der Auswahl einer neuen ECM-Plattform sollten Sie deren Flexibilität bei der Verwaltung verschiedener Inhaltstypen sowie ihre Fähigkeit zur Automatisierung komplexer Geschäftsprozesse bewerten. Sie sollten außerdem Plattformen den Vorzug geben, die leistungsstarke Suchfunktionen, Sicherheit auf Unternehmensniveau und die Möglichkeit zur Integration in Ihre bestehenden CRM- oder ERP-Tools bieten. Für umfassendere Anforderungen sollten Sie berücksichtigen, inwieweit die Plattform Personalisierung und die Verwaltung mehrerer Websites unterstützt.