La capacidad de creación de experiencias personalizadas para los empleados es más que una funcionalidad que “molaría tener” en los digital workplaces del día de hoy. Según un informe de Gartner, “Los líderes que impulsan las iniciativas de intranets deben ser plenamente conscientes de la principal razón del fracaso de las intranets: Los empleados no utilizan las intranets de manera voluntaria o efectiva debido a que estas herramientas muchas veces no están diseñadas para satisfacer sus necesidades”. Los gestores deben aumentar la adopción de la intranet en la empresa creando una solución a medida y que realmente resuelva los problemas de sus usuarios.

Por ejemplo, la personalización en tu intranet o portal del empleado ofrece beneficios concretos para la comunicación, asegurando que la información importante llegue a los empleados. Con la personalización adecuada, los empleados son capaces de hacer su trabajo de forma más efectiva, lo que mejora su confianza, y las organizaciones ven un aumento real en su productividad a medida que se dedica menos tiempo a buscar información irrelevante.

Tipos de personalización para las intranets

Cuando implementan una solución de intranet, las organizaciones deben decidir entre adoptar una plataforma completa o un software exclusivamente de intranet. El último tiende a ser rígido y comercializado como “talla única”, lo que sugiere que va a funcionar inmediatamente para cualquier tipo de negocio. Si bien estas soluciones puntuales reducen el time-to-market, una plataforma ofrece mucho más flexibilidad y escalabilidad para organizaciones grandes o complejas. Más específicamente, una plataforma de experiencia digital (DXP) proporciona la arquitectura para que las empresas creen experiencias omnicanal y personalizadas para cada audiencia, desde empleados a partners o clientes.

Liferay DXP ofrece una combinación de herramientas de personalización que juntas pueden proporcionar la experiencia ideal para cualquier equipo.

Seis herramientas para personalización

1. Contenido basado en roles para equipos grandes

Liferay DXP permite que diferentes tipos de usuarios puedan acceder a una misma URL y vean una vista de página, anuncios, blog posts, u otro tipo de contenido de forma única en base a su rol en la organización. Estos permisos pueden ser ejecutados en un nivel increíblemente granular desde paneles de control únicos a widgets específicos. Esto posibilita un desarrollo más rápido de experiencias personalizadas, especialmente para grandes empresas con muchos equipos y departamentos.

Un ejemplo de dos anuncios distintos hechos personalizados para dos usuarios diferentes.

2. Segmentación para campañas personalizadas

La aplicación permite que usuarios creen campañas personalizadas en base a segmentos de usuarios dinámicos como pueden ser los atributos de perfil o las páginas vistas. Por ejemplo, la segmentación de audiencia puede ser utilizada para enviar contenidos que varían en función de las diferentes ubicaciones de unas franquicias. Cuando estos empleados inician su sesión en la intranet, conocen las promociones, los nuevos productos y otras informaciones relevantes para su localización en lugar de confundirse con otros contenidos que no se aplican para su región.

Hacer Audience Targeting es fácil con Liferay DXP. Saca provecho de los segmentos de usuarios para ofrecer contenidos y notificaciones personalizadas.

Como resultado de personalizar los anuncios, solamente los nuevos empleados van a ver la notificación relevante para ellos en la parte derecha del anuncio.

3. Acceso y permisos para agilizar la interfaz de usuario

Un pain point común de las intranets es su incapacidad de encontrar información fácilmente. Almacenar información es importante, pero esto impide que los empleados encuentren el contenido que realmente necesitan. Los administradores del sitio pueden conceder acceso a los empleados dependiendo del tipo de contenido que necesitan ver. Al simplificar los repositorios de contenido y agilizar la interfaz de usuario de la intranet, los empleados tienen una visión mucho más clara y facilidad para encontrar el contenido que es relevante para su trabajo.

Potencia los permisos granulares incluidos en Liferay DXP. Por ejemplo, controla los elementos que los usuarios pueden escribir, ver o editar en los blogs.

4. Sitios de equipo para una mayor colaboración

La jerarquía de sitios ya integrada en Liferay DXP aumenta la colaboración en la empresas a medida que los departamentos, equipos e incluso los individuos pueden tener sitios propios, con páginas públicas o privadas. Para controlar el acceso, se pueden asignar administradores a cada sitio secundario para que los equipos tengan un punto al que ir para recoger o dar información sobre sus proyectos actuales sin crear más ruido para el resto de la empresa.

Liferay permite que los usuarios editen las jerarquías de los sitios, adicionen páginas dependientes y gestionen los miembros de estos sitios.

5. Panel de control personal

Cada usuario posee un panel de control personalizado, el cual puede adaptar utilizando herramientas drag-and-drop, en base a las aplicaciones que utiliza diariamente de modo que tenga a mano las informaciones necesarias para hacer sus tareas.

Usuarios pueden personalizar sus paneles de control en base a las aplicaciones y contenidos que quieren ver.

6. Suscripción a temas

Los empleados pueden controlar las notificaciones que reciben en función de los temas a los que están suscritos. Pueden recibir notificaciones vía correo electrónico o push a través de la intranet. Esto puede ayudar a ahorrar tiempo, asegurando que los empleados están recibiendo las informaciones importantes para su trabajo. Al permitir que ellos elijan si quieren o no recibir dichas notificaciones también les permites que adapten y mejoren sus experiencias de la forma que mejor les funciona.

Los usuarios pueden elegir que notificaciones desean recibir y como las van a recibir.

¿Que nivel de “a medida” debe ser las capacidades de personalización de tu intranet?

La personalización puede requerir muchos recursos, por lo que siempre se debe tener en cuenta el potencial que tiene para aumentar la productividad y la eficiencia de tu intranet. También puede variar según los objetivos y deseos de la empresa. Para empezar, los gestores deben identificar los resultados que esperan de esta inversión. ¿Quieres que tus empleados sean más productivos? ¿Más colaborativos? Después, los empresarios deben reunir la información sobre las funcionalidades que los usuarios quieren tener en la intranet. Solo tiene sentido personalizar las experiencias de los usuarios sobre las funcionalidades que utilizan. El siguiente paso sería identificar cuáles son los puntos donde su intranet actual no cumple con las necesidades de los usuarios. Estas guías ofrecen un buen punto de partida para construir un espacio de trabajo digital personalizado.

Ya sea personalizar las tareas diarias para aumentar la participación o personalizar según los objetivos de cada equipo para aumentar la colaboración, ofrecer estas experiencias a medida va a incentivar la adopción de la intranet, capacitando los empleados para hacer mejor su trabajo.