El proceso de creación del portal ideal empieza por la empatía

La transformación digital está modificando profundamente la sociedad y, por consiguiente, las empresas y la forma como gestionan sus actividades - tanto de cara a sus clientes, como internamente. Estos cambios en la gestión de los procesos internos y el aumento de la autonomía de los empleados ha hecho necesario que las empresas creen digital workplaces eficientes para adaptarse de manera rápida y ordenada a esta transformación.

La tendencia actual dentro de estos portales de empleados es la intranet social, o intranet 2.0: en vez de páginas estáticas de información, poseen funcionalidades como blogs, mensajes instantáneos, u otras herramientas que permiten a los empleados hacer comentarios y enviar mensajes. Este cambio es en parte debido a la incorporación de los millennials al mercado de trabajo. Una nueva generación que reclama utilizar herramientas más colaborativas y directas en sus relaciones profesionales.

Para crear soluciones y herramientas de comunicación interna relevantes para esta generación, los equipos de IT deben pensar en los empleados de la empresa de forma parecida a la que piensan en los consumidores. La experiencia de usuario es tan o más importante aquí que en las webs públicas. La recompensa de esta inversión se va a traducir en un aumento de la productividad y en una mejora del índice de retención de los empleados.

¿Qué debes hacer antes de empezar?

Hay dos puntos para tener en cuenta antes de empezar el proyecto de cualquier portal de empleado:

• Accesibilidad: debe ser sencillo y fácil de utilizar, ya que su objetivo es facilitar el trabajo y no dificultarlo.
• Tener contenidos relevantes: para que el portal sea atractivo y los empleados realmente lo utilicen. Idealmente, la página debe ser lo suficientemente relevante para que todos, además de utilizarlo, contribuyan con contenidos y saquen provecho de las herramientas.

A continuación os dejamos las seis preguntas que debes preguntar para saber si tu portal realmente aborda estos dos puntos:

#1 ¿Por qué necesitas un portal del empleado?

Si no tienes una visión sólida de lo que quieres hacer en tu portal puedes perder el enfoque en su proceso de creación. Correrás el riesgo de desarrollar una intranet que no atiende realmente a las necesidades de los empleados o de la empresa. Los principales motivos para la creación de un digital workplace son:

• Aumentar la productividad
• Unificar la comunicación interna
• Coordinar los procesos de negocio
• Facilitar la colaboración y la gestión de conocimientos
• Facilitar los cursos de incorporación y formación

#2 ¿Cuál es el ROI?

La principal funcionalidad del ROI es analizar retornos para eliminar procesos ineficientes, cómo puede ser cuando los empleados pierden demasiado tiempo buscando documentos que están distribuidos de forma desordenada en la intranet de la empresa, afectando a su productividad. Por ello, cuando estés en el proceso de construcción de tu intranet, debes considerar cuáles son las funcionalidades principales que te ayudarán a obtener un ROI alto y evitar problemas de este tipo.

#3 Cuando miras a las herramientas que tienes actualmente, ¿cuáles no están funcionando como deberían?

Esta pregunta es esencial para que puedas tener una visión más empática de los usuarios finales del portal. La mayoría de las empresas tiene por lo menos un proceso que implica rellenar un Excel con datos. Este proceso funciona para una cantidad determinada de datos, pero, a medida que la empresa crece, no es algo fácil de ampliar o escalar. El ejecutivo tiene que tener en cuenta la necesidad de de un cambio en los procesos, que normalmente son sólo percibidos por los empleados. Otro ejemplo es cuando construyes un portal y descubres que tus empleados nunca utilizan determinada herramienta de búsqueda porque ella no retorna los resultados correctos.

En este momento debes empezar a diseñar un plan de acción para arreglar estos problemas y controlar el diseño de la intranet para evitar que pasen.

#4 ¿Qué deben hacer tus empleados?

A la mayoría de las personas no les gustan los cambios, con independencia de que estos reporten algún beneficio. Así que el primer paso para introducir un nuevo portal del empleado en tu empresa, es elegir e introducir las tareas más básicas y necesarias que tus empleados realizan - control de entradas y salidas o solicitud de vacaciones por ejemplo -. Puede parecer un poco fuerte, “obligarles” a utilizar el nuevo software, pero esto también exigirá que el departamento de IT tenga más responsabilidad y cuidado para crear una herramienta realmente eficiente y fiable. A pesar de lo que dicen muchos consejos sobre intranets online, construir este tipo de portal no es sobre hacer algo bonito, sino algo práctico, que va a ser, de verdad, utilizado por los empleados.

#5 ¿Qué herramienta les gusta a tus empleados?

Crear una experiencia de usuario basada en funcionalidades que ya son utilizadas por tu equipo y que les gustan es la mejor manera de hacer que se involucren en el proyecto, ya que así el nuevo portal les parecerá familiar. Si a tus empleados les gusta utilizar Facebook para planear eventos de la empresa, por ejemplo, puedes crear una plataforma social que incluya funcionalidades parecidas a las de Facebook.

#6 ¿Cómo tus empleados colaboran entre si?

Hacer que todos colaboren de manera efectiva en un portal es algo difícil de conseguir, pero, cuando están bien planteadas, las herramientas de colaboración son muy beneficiosa para la empresa, una vez que aumentan la productividad y facilitan la comunicación. Si consigues descubrir dónde están los principales pain points para la cooperación dentro de tu empresa, serás capaz de desarrollar un portal útil y eficaz que te permitirá maximizar el ROI del proyecto. Debes invertir tiempo para conocer cómo tus empleados trabajan en el día a día. Deberás tomar notas de todos sus procesos y herramientas utilizadas, desde post-its, los apuntes en una pizarra, o mensajes a través de grupos de WhatsApp. De esta manera, descubrirás qué herramientas les resultarán de utilidad si las decidimos incluir en nuestra Intranet.

Las buenas intranets son rentables

Finalmente, los mejores portales del empleado son los que necesitan menos recursos para ser gestionados, a la vez que tienen más impacto y eficiencia. El formato de intranet que eliges debe ser uno con el que los empleados se sientan cómodos y que lo adopten para que tengas suficiente feedback y sepas si le faltan herramientas o si debes cambiar algo. Además, lo ideal es que el portal del empleado sea construído con una plataforma de portal para que puedas agregar nuevas funcionalidades siempre que sea necesario y sin el riesgo de comprometer el sistema que ya se estás utilizando. El balance para un portal perfecto depende de los objetivos de tu organización, pero en la mayoría de los casos, los beneficios superan a la inversión.