En las últimas semanas, millones de personas han empezado a trabajar desde sus casas debido a la pandemia mundial del COVID-19. Esto suscitó preocupaciones respecto a la productividad de los empleados, ¿es la productividad en distancia igual que en la oficina?

El futuro del trabajo en remoto

Mientras buscamos la nueva normalidad, es bastante probable que haya una aceleración de la revolución del trabajo en remoto. Richard Eisenberg, escribiendo para Forbes.com, declaró en los primeros días de la pandemia, “Pero ahora que se ha comprobado por miles de empleados que trabajar desde casa es posible, es probable que cuando la crisis del COVID-19 acabe, más directivos vayan a permitir que sus empleados lo hagan alguna vez”. Una vez más, la principal cuestión es ¿puede una fuerza de trabajo predominantemente remota o altamente distribuida (con empleados en casa, en la fábrica, en el campo, en tienda, etc.) igualar o incluso superar la productividad de los días anteriores a la pandemia? Un estudio de Standford Graduate School of Business concluyó que los empleados que trabajaban en casa eran un 13% más productivos que sus equivalentes en la oficina. El mundo actual en el que vivimos en este momento es como un experimento de laboratorio gigante para validar este estudio, pero hay muchos pasos que un administrador de la intranet de una organización debe dar para fomentar la productividad de los trabajadores actuales, independientemente de dónde realicen este trabajo.

¿Qué es una intranet moderna?

El entorno de trabajo digital abarca todo el conjunto de herramientas que una empresa utiliza para capacitar a sus empleados para trabajar y la intranet puede ser considerada el centro de este entorno. Posiblemente para ti, la palabra “intranet” evoca imágenes de software insípido para compartir archivos y crear sites de equipo genéricos. Pero es hora de mirar más allá. Las intranets modernas tienen capacidades clave y necesarias para funcionar como un canal de comunicación corporativo, un lugar para colaborar, encontrar información fiable y relacionarse con expertos internos. Estas funcionalidades son ya necesarias en momentos de normalidad y más aún, cuando el contexto cambia y los empleados están distribuidos y no pueden inclinarse sobre la mesa y hacer una pregunta a un compañero.

Estas son las tres principales funcionalidades que las intranets modernas necesitan:

Actuar como el canal de comunicación corporativa confiable e impulsar la coherencia empresarial

Los empleados necesitan ser capaces de encontrar fácil y rápidamente las comunicaciones oficiales centralizadas y un repositorio de contenidos fiable para poder ofrecer una experiencia consistente para sus clientes en todo el mundo. Los líderes desean saber que el principal canal de comunicación de la empresa está siendo utilizado y que los comunicados están siendo leídos por todos. Dicho esto, las intranets modernas no deberían ser solo para informaciones de arriba abajo, sino que deberían ser capaces de conectar todos los niveles de la empresa dando a los empleados la posibilidad de comentar, responder y colaborar independientemente del lugar del mundo en el que se encuentren.

Este contenido debe estar disponible a través de cualquier dispositivo para llegar a todos los empleados, incluso los que están fuera de la empresa, en filiales, fábricas, tiendas, sucursales o franquicias. El contenido debe ser personalizado y dirigido a esos segmentos de empleados para asegurar que las personas no solo vean lo que les importa, sino que también puedan compartir información entre compañeros y equipos. Las intranets modernas hacen que sea fácil encontrar expertos dentro de la organización, además de ofrecer integración con herramientas comunes de chat, para mostrar quien está online y facilitar la conversación ad hoc.

Es lógico pensar que una fuerza de trabajo predominantemente remota sea más difícil de gestionar y con la cual sea menos sencillo alinear a los objetivos. Por ello, un canal de comunicación fiable, como puede ser una intranet corporativa, puede ayudar a mantener claros los objetivos de la empresa , eliminando los silos dentro de la organización y ayudando a las compañías a ofrecer servicios consistentes para sus clientes en todo el mundo.

Crea una experiencia similar a la del consumidor para los empleados

“El estado de unas obsoletas herramientas de intranets on premise no están a la altura de las necesidades de los empleados. Las intranets son las herramientas de productividad menos queridas por los empleados” - Forrester’s Now Tech: Intranet Platforms, Q1 2020.

Toda empresa debe tener el objetivo de crear una intranet que les guste a sus empleados. ¿Cómo consigues que a un empleado le guste una intranet? Diséñala pensando en ellos, en su beneficio, y la empresa ganará también. Las experiencias de cliente son diseñadas alrededor del cliente y hechas para que sean lo más sencillas posible para estimular la búsqueda de productos y su compra. Tomando prestado de marketing y ventas, una intranet moderna debe tener como objetivo una experiencia sin fricciones, de forma que libere a los empleados de tareas administrativas y que puedan centrarse en tareas de más valor y que aporten más al negocio.

En primer lugar, las intranets modernas deben encontrar una manera de reducir el ruido. Es decir, los empleados son diariamente inundados por información, datos y contenidos. Por un lado, se pueden utilizar funcionalidades de gestión de permisos para asegurar que los empleados tienen acceso a al tipo de contenidos e información que precisan. Además, será de utilidad utilizar la personalización basada en segmentos de empleados para asegurar que lo que los usuarios vean sea relevante para ellos. Estos segmentos pueden configurarse y variar, pudiendose: desde puesto de trabajo hasta oficina o región, para ofrecer contenidos relevantes a nivel local para ellos. Adicionalmente, las recomendaciones de contenidos impulsadas por la inteligencia artificial pueden hacer sugerencias en base al histórico de interés del usuario.

En segundo lugar, si todo lo anterior no es suficiente para ofrecer al empleado lo que quiere, asegúrate de que sea fácil encontrar contenidos y recursos a través de una navegación intuitiva y, probablemente más importante, una potente experiencia de búsqueda similar a la de Google que no sólo pueda indexar el contenido de la intranet sino también de los sistemas conectados.

Por último, envuélvelo en un paquete que refuerce tus valores de marca a la vez que sea algo agradable de utilizar. Dale a tus usuarios de negocios la capacidad de crear fácilmente sus propios sites y páginas para sus equipos y proyectos. Intenta que las experiencias de tus empleados sean tan buenas como las experiencias que ofreces a tus clientes y no solo vas a conseguir que sean más efectivos, sino que también les hará sentirse más valorados y, principalmente, te ayudará a mantener el talento durante más tiempo.

Todo esto sirve para crear una mejor experiencia de trabajo para los empleados, independientemente de dónde, cómo y en qué dispositivo trabajen. Además, refuerza el alineamiento global respecto a prioridades, mantiene los empleados comprometidos con la empresa, les capacita y hace que todos se sientan parte de una causa común.

Optimizar digitalmente las operaciones de negocio

Otra función de una intranet moderna es la habilidad de digitalizar las operaciones de negocio para que puedan ser realizadas por trabajadores en remoto. Las empresas más antiguas y establecidas pueden tener muchos procesos críticos que son manuales o basados en papel que son difíciles de hacer desde casa. Y, en algunas ocasiones, imposible. Si hay una interrupción del trabajo en la oficina, esto puede convertirse en un problema de continuidad para el negocio. La digitalización de procesos para que puedan ser gestionados desde el ordenador o móvil no solo te da la capacidad de trabajar desde casa, también mejora las operaciones del día a día al proporcionarte la habilidad de medir el tiempo transcurrido hasta la finalización de una tarea, identificar los cuellos de botella y fomentar la eficiencia. Tal y como han comprobado algunas organizaciones, también abre más oportunidades para que los empleados de diferentes niveles de la empresa conversen y colaboren para obtener mejores resultados.

Todo líder de negocio debería preguntarse: “¿En qué están dedicando demasiado tiempo mis empleados y qué objetivo de negocio les está impidiendo cumplir?”. Puede haber muchas oportunidades de potenciar la integración y la automatización de los procesos de una intranet moderna para racionalizar y digitalizar estos procesos, eliminar complejidades y reducir la cantidad de tiempo que los empleados dedican a tareas de poco valor. Por ejemplo, si eres un líder de Recursos Humanos, ¿está tu equipo dedicando demasiado tiempo contestando a preguntas sobre vacaciones, bajas por enfermedad, beneficios y hojas de fichaje? Las experiencias de autoservicio que facilitan a los empleados la resolución de problemas en segundos no solo les va a hacer más felices, sino que libera a tu personal de RRHH para que les atienda mejor.

Evolucionando hacia la nueva normalidad

Las intranets modernas se están convirtiendo rápidamente en un elemento estratégico clave de un digital workplace de nuevo. Son fundamentales como el nexo de tu entorno de trabajo digital y te ayudan a evolucionar tu negocio para poder competir en tiempos que cambian rápidamente. Ser capaz de ofrecer una comunicación oficial, bidireccional, crear una experiencia de intranet centrada en el usuario que ayude a realizar el trabajo y transformar digitalmente las operaciones de negocio es una parte vital para poder escalar rápidamente una fuerza de trabajo remota en cualquier momento y mantenerla productiva fuera de la oficina. Hablando con claridad, ser digital es una capacidad de supervivencia obvia para las empresas, y tener una estrategia de intranet moderna ayuda a los empleados a trabajar mejor desde casa cuando surge la necesidad.