Nelle ultime settimane, milioni di lavoratori hanno iniziato a lavorare da casa a causa della pandemia globale del COVID-19. Questo cambiamento ha sollevato preoccupazioni per la produttività dei dipendenti; i lavoratori che ora devono lavorare a distanza sono produttivi come lo erano in ufficio?

Il futuro dello smart woking

Mentre cerchiamo di trovare una nuova normalità, sembra molto probabile che la rivoluzione del lavoro da casa sarà molto veloce. Richard Eisenberg, scrivendo per Forbes.com, ha dichiarato nei primi giorni della pandemia: "Ma ora che è stato dimostrato che il lavoro a domicilio è possibile per milioni di lavoratori, è probabile che quando la crisi della COVID-19 sarà finita, più datori di lavoro lasceranno che alcuni dipendenti continuino in questa modalità per un po' di tempo". Anche in questo caso, la grande domanda è se una forza lavoro prevalentemente da remoto o altamente distribuita (mix di WFH, ufficio, fuori uffico, vendita al dettaglio, ecc.) sia allo stesso livello o addirittura superi la produttività dei giorni precedenti la pandemia? Uno studio condotto dalla Stanford Graduate School of Business ha rilevato che i lavoratori a casa sono stati il 13% più produttivi dei loro colleghi d'ufficio. Il mondo attuale in cui viviamo è un gigantesco esperimento di laboratorio per convalidare questi aspetti, ma ci sono molti passi che, chi ha una intranet, potrebbe fare per guidare la produttività della forza lavoro moderna, a prescindere da dove viene svolto il lavoro vero e proprio.

Cos'è una Intranet moderna?

Il digital workplace comprende l'intera pila di strumenti che un'azienda utilizza per consentire ai propri dipendenti di lavorare e l'intranet ne è il centro di gravità. Se la parola "intranet" evoca in voi immagini di semplice software per la condivisione di file e la creazione di siti generici di team, non siete i soli. Ma è ora di sognare un po' più in grande. Le moderne intranet hanno tremendamente bisogno di capacità come un canale ufficiale di comunicazione aziendale, un luogo in cui collaborare, trovare conoscenze affidabili e interagire con gli esperti interni. Si tratta di capacità necessarie tanto più quando i dipendenti sono lontani e non possono fare una domanda a un collega seduto vicino.

Ecco tre funioni fondamentali di cui le moderne intranet hanno bisogno:

Agire come canale di comunicazione aziendale di fiducia e guidare la coerenza aziendale

I dipendenti devono essere in grado di trovare in modo semplice e veloce comunicazioni ufficiali centralizzate e un repository di contenuti affidabili per poter fornire un'esperienza coerente ai loro clienti, in tutto il mondo. I manager vorranno sapere se il loro canale di comunicazione principale viene usato e che le comunicazioni vengono lette. Detto questo, le moderne intranet non devono funzionare dall'alto verso il basso solo nelle comunicazioni, ma devono essere in grado di collegare ogni livello dell'azienda dando ai dipendenti la possibilità di commentare, rispondere e collaborare indipendentemente da dove si trovano.

Il contenuto deve essere disponibile su qualsiasi dispositivo per poter raggiungere tutti i tipi di dipendenti, compresi quelli che non appartengono all'azienda, nelle filiali, nelle fabbriche, nei negozi al dettaglio, nelle filiali o nei franchising. I contenuti devono essere personalizzati e mirati per quei segmenti di dipendenti per garantire che non solo vedano ciò che conta per loro, ma possano anche condividere facilmente tali informazioni con colleghi e team. Le moderne intranet permettono di individuare facilmente gli esperti interni, oltre a fornire integrazioni con comuni strumenti di chat, mostrare se sono online e facilitare una rapida conversazione ad hoc.

È ovvio che una forza lavoro prevalentemente da remoto sarebbe più difficile da gestire e da allineare intorno agli obiettivi. In questo modo un veicolo di comunicazione affidabile come una intranet aziendale può aiutare a rendere chiari gli obiettivi aziendali, abbattendo i silos organizzativi, e aiutare l'azienda a fornire un servizio coerente ai propri clienti in tutto il mondo.

Creare un'esperienza simile a quella dei consumatori per i dipendenti

"Le vecchie intranet locali non riescono a tenere il passo con le esigenze dei dipendenti. Le intranet sono gli strumenti di produttività meno amate dai dipendenti".

Forrester's Now Tech: Piattaforme Intranet, Q1 2020

Ogni impresa dovrebbe come obiettivo di costruire una intranet che piaccia ai suoi dipendenti. Come far sì che un dipendente ami una intranet? Progettarla intorno a loro e a loro vantaggio in modo che azienda sia vincente. Esperienze simili a quelle dei consumatori sono progettate intorno all'acquirente e mirano a rendere la ricerca dei prodotti e l'acquisto il più possibile agevole. Prendendo spunto dal marketing e dalle vendite digitali, una moderna intranet dovrebbe puntare a un'esperienza aziendale senza attrito, per liberare i dipendenti in modo da concentrarsi su attività di maggior valore.

In primo luogo, le moderne intranet devono trovare il modo di ridurre il rumore di fondo. I dipendenti sono inondati ogni giorno di informazioni, dati e contenuti. Le autorizzazioni a possono essere utilizzate per garantire che i dipendenti vedano solo ciò che devono vedere. Poi, la segmentazione dei dipendenti può essere utilizzata per dare priorità a ciò che ogni utente effettivamente vede per fare in modo che sia rilevante per loro. Questi segmenti possono essere anche uffici o regioni geografiche, per essere sicuri di ottenere importanti contenuti locali. Le raccomandazioni sui contenuti basati sull'intelligenza artificiale possono fornire suggerimenti in base alla storia degli interessi dell'utente.

Poi, se tutto ciò non riesce ancora a fornire a un dipendente ciò di cui ha bisogno, assicurarsi che sia facile trovare contenuti e risorse con una navigazione intuitiva e, cosa probabilmente ancora più importante, una potente esperienza di ricerca paragonabile a quella di Google che può indicizzare non solo i contenuti ma anche i sistemi connessi.

Infine, avvolgete la intranet in un pacchetto grafico che rafforzi i valori del vostro marchio e che sia allo stesso tempo piacevole da usare. Date agli utenti aziendali la possibilità di creare facilmente i propri siti e le pagine dei i loro team e dei loro progetti. L'obiettivo è quello di rendere le esperienze dei vostri dipendenti altrettanto valide quanto quelle che cercate di fornire ai vostri clienti. Questo non solo aiuterà i dipendenti ad essere più efficaci, ma li aiuterà anche a sentirsi più apprezzati e, in ultima analisi, a trattenere il talento più a lungo.

Tutto questo serve a creare una migliore esperienza di lavoro per i dipendenti, indipendentemente da dove lavorano, come lavorano e su quale dispositivo lavorano. Rafforza l'allineamento globale sulle priorità, mantiene i dipendenti impegnati e aiuta tutti a sentirsi parte di una causa comune.

Ottimizzare le operazioni aziendali in modo digitale

Un'altra funzione di una moderna intranet è la capacità di digitalizzare le operazioni commerciali in modo che possano essere effettivamente svolte da dipendenti da remoto. Le aziende consolidate possono avere molti processi critici, manuali o cartacei, che sono difficili da eseguire da casa. Forse impossibile. Se c'è un grave problema in ufficio, questo diventa un problema di continuità operativa. La digitalizzazione dei processi da gestire tramite dispositivi desktop o mobili non solo vi offre la possibilità di portare a casa tutto il lavoro, ma migliora anche le operazioni quotidiane dandovi la possibilità di misurare il tempo necessario per completare il lavoro, identificare i rallentamenti e aumentare l'efficienza. Come alcune aziende hanno visto, offre anche maggiori opportunità ai dipendenti a diversi livelli dell'azienda, di conversare e collaborare per ottenere risultati migliori.

Ogni manager dovrebbe porsi la domanda: "In cosa i miei dipendenti stanno spendendo troppo tempo e quale obiettivo aziendale questo gli impedisce di raggiungere? Ci possono essere opportunità di sfruttare le capacità di integrazione e di automazione dei processi di una moderna intranet per snellire e digitalizzare determinati processi, alleggerire le complessità e ridurre il tempo che i dipendenti dedicano ad attività di basso valore. Ad esempio, sei responsabile delle risorse umane e il tuo team passa troppo tempo a gestire e-mail e chat su argomenti come PTO, giorni di malattia, benefit e fogli di presenza. Esperienze self-service che rendono facile per i dipendenti risolvere i problemi in pochi secondi non solo li rende più felici, ma libera il personale delle Risorse Umane da un'assistenza eccessiva.

Evolversi per il nuovo normale

Le moderne intranet stanno rapidamente tornando ad essere un elemento strategico chiave di una strategia digitale sul luogo di lavoro. Sono fondamentali come il centro del vostro digital workplace e contribuiscono a far evolvere il vostro business per essere in grado di competere cambiando rapidamente Essere in grado di supportare una comunicazione ufficiale, ma bidirezionale, creare un'esperienza intranet incentrata sull'utente che aiuta a svolgere il lavoro e trasformare digitalmente le operazioni aziendali è una parte vitale per potersi adattare rapidamente. In effetti, essere digitali è un'ovvia capacità di sopravvivenza per le aziende, e avere una moderna strategia intranet aiuta i dipendenti a lavorare meglio da casa quando ce n'è bisogno.