Una de las promesas más interesantes de una intranet corporativa es que pueda aumentar la productividad de sus empleados. Pero, lamentablemente, las intranets no hacen este trabajo por sí solas. Para conseguirlo, es necesario identificar los obstáculos que su equipo tiene en la actualidad para ser productivo, y, después, implementar las herramientas para hacer frente a los mismos. Es posible que las intranets no siempre logren este objetivo desde el principio, sin embargo muchas organizaciones han encontrado maneras efectivas de potenciar la productividad con esta herramienta.

Uno de los objetivos más fáciles para la mayoría de las empresas es reducir el tiempo que sus empleados pasan esperando a que otras personas hagan su parte de una tarea para poder continuar con su trabajo. Esto puede ser: desde esperar a que alguien les envíe un documento, hasta esperar a que el departamento de IT les enseñe a usar una nueva herramienta. A continuación se muestran cinco ejemplos de cómo las intranets pueden recortar estas brechas y hacer que el trabajo sea más eficiente.

1. Gestión de contenido habilitada para la búsqueda.

En la actualidad, la mayoría de los sitios web públicos tienen un motor de búsqueda de calidad, especialmente si tienen un volumen significativo de artículos y de páginas. Sin embargo, muchas empresas no implementan esta funcionalidad en sus intranets, donde, a menudo, tienen más repositorios de contenido.

Intente calcular las horas que sus empleados dedican a buscar documentos con y sin el buscador- en este segundo caso este tiempo aumenta de manera alarmante. Independientemente de si tratan de encontrar la información solicitándolo a sus compañeros de trabajo y esperan a que se les envíe una copia del documento en cuestión, o que tengan que navegar a través de diferentes páginas de contenido sin clasificar, reinvertir el tiempo de estas horas desperdiciadas es una manera fácil de mejorar la productividad con su intranet.

CNC, el Centro Nacional de Cinematografía y Animación Francés asumió este reto e incorporó un rápido y optimizado motor de búsqueda en su intranet, con el que sus empleados pueden encontrar el contenido que necesitan de forma rápida. Esta fue solo una de las muchas mejoras que introdujo en su antigua intranet, pero posiblemente fue la más importante por la gran variedad de su base documental.

2. Acceso móvil

Las intranets fueron concebidas como redes internas, accesibles únicamente desde el puesto de trabajo. Por un lado, es cierto que esto garantiza en gran medida la seguridad, pero, en la actualidad, con la penetración de los dispositivos móviles así como la cada vez mayor implantación del teletrabajo, esta restricción de acceso ha dejado de tener sentido. Para asegurarse de que los empleados reciben los mensajes cuando se envían, las compañías deben habilitar el acceso a los mismos desde cualquier dispositivo.

El minorista de moda Coach, habilitó su intranet para dispositivos móviles porque gran parte de sus empleados no pasaban sus jornadas laborales en la oficina. Algunas de las comunicaciones más importantes que envían son relativas a merchandising o promociones de tiendas, por lo que es vital que este tipo de información llegue a los empleados que gestionan cada punto de venta. En ocasiones, enviar un email no es suficiente ya que la información a transmitir es demasiado complicada, como podría ser, por ejemplo, el caso de una guía de merchandising detallada para el diseño de una tienda. Una intranet adaptada a dispositivos móviles asegura que no existirá una retraso en la entrega de la información, y que los empleados reciben lo que necesitan para llevar a cabo la gestión de sus tiendas.

3. Gestión tácita del conocimiento

Una de las debilidades más comunes de las herramientas de gestión del conocimiento es que sólo conciben productos finales. Por ejemplo, es posible que una compañía tenga una gran biblioteca documental de presentaciones del departamento de Ventas aprobadas, pero ¿permite ver las ediciones realizadas en las mismas o el trabajo y discusiones que ha habido sobre la temática? De forma habitual, esto es concebido como algo parecido a Google Docs, pero una vez que se finaliza, el contenido se guarda sin esos comentarios.

IMRB vio un valor en este conocimiento tácito y decidió construir una intranet que permitiera a los empleados buscar a través de las ideas almacenadas, los puntos de vista y comentarios para cada uno de sus documentos. Esto hizo que tanto el conocimiento explícito como el tácito fueran visibles para todos, posibilitando la referencia de estos procesos de colaboración de proyectos anteriores.

4. Colaboración Global

Muchos tipos de proyectos requieren de una gran colaboración, y si usted trabaja con un equipo global, tratar de coordinar las reuniones a través de las distintas zonas horarias ralentiza considerablemente su ritmo de trabajo. En lugar de tratar de coordinar las conversaciones en tiempo real, tener una herramienta de colaboración sólida dentro de su intranet que permita a las personas contribuir dentro de sus propios horarios, le dará una ventaja competitiva que posibilitará llevar a cabo su proyecto de forma más ágil y cómoda.

Esto es exactamente lo que la compañía internacional Schott decidió hacer. Debido a que desarrollan productos de forma global, la compañía apuesta por mantener una comunicación efectiva entre sus 10.000 empleados, de 35 regiones diferentes. Incorporando este trabajo a su intranet, eliminan así el riesgo de que se pierda información importante para el proyecto en el hilo de los emails, o que tareas críticas puedan olvidarse.

5. Administradores Independientes

Muchas organizaciones necesitan hacer cambios en sus intranets de forma rápida sin contar con la ayuda del departamento de IT. Por ejemplo, un manager de un departamento puede tener la necesidad de hacer llegar una noticia o comunicación a su equipo, o que el director de Recursos Humanos de una organización necesite comunicar información sobre beneficios sociales a toda la organización. En este tipo de casos, es importante permitir a los managers crear y gestionar contenido por su cuenta, sin esperar al equipo de IT.

Domino´s es uno de los ejemplos. Cuenta con varios perfiles de administrador dentro de su intranet corporativa que pueden hacer cambios en los sites de sus departamentos. Muchos de estos administradores no se considerarían perfiles técnicos, pero como la gestión del contenido web es independiente de otras funciones que requieren tener un conocimiento más técnico del site, están capacitados para gestionarlo sin tener que aprender grandes habilidades digitales. Esto potencia la productividad así como las relaciones entre empleados, porque cada departamento siente que está dotado de las herramientas necesarias para llevar a cabo su trabajo de forma efectiva.

El ROI indirecto de las Intranets

Las intranets no son herramientas para únicamente incrementar las cifras de productividad de tu organización, aunque sí es uno de los beneficios más tangibles. La ventaja más importante que ofrecen Intranets es su capacidad para influir en los aspectos intangibles de las empresas: como una cultura corporativa unificada o una mayor tasa de retención de empleados. Es difícil medir el impacto directo de las intranets en estas áreas, pero las investigaciones sugieren que es significativo.

Es por eso que es valioso para las empresas tener una estrategia para medir la efectividad de sus intranets. Las KPIs deberían estar alineadas con objetivos reales de negocio: como incrementar la satisfacción de los empleados dentro de la medición de una escala o aumentar la retención de empleados en un porcentaje concreto. Es posible que la implementación de herramientas o iniciativas en su intranet no parezcan tener un retorno inmediato, pero todo lleva su tiempo. Una mejora gradual y constante producirá estos valiosos beneficios a largo plazo.

¿Qué hace que una Intranet tenga éxito?

La colaboración social, la facilidad de uso y la integración empresarial son tres elementos clave para el éxito de la intranet.

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