Una intranet es exitosa cuando opera como un espacio digital de trabajo. Esto es, cuando:

• Simplifica el manejo de la información.
• Favorece la colaboración de los usuarios, sin importar dónde estén.
• Promueve la integración empresarial.
• Es accesible y fácil de usar. 

Antes de desglosar los componentes de una intranet de esta clase, comencemos por lo básico.

¿Qué es una intranet?

Es una red corporativa que concentra la información y comunicación en un solo lugar, lo que facilita su búsqueda y acceso a los usuarios. A diferencia de las extranets, las intranets son redes privadas diseñadas para atender las necesidades específicas de ciertos usuarios. En el caso de las intranets para empleados, estas tienen como objetivo ofrecer herramientas que potencien la productividad dentro de las compañías.

Aunque las características y aplicaciones varían según las necesidades de cada empresa, estos son los elementos imprescindibles con los que debe contar una intranet corporativa robusta y eficaz. 

10 componentes esenciales de una intranet exitosa

 

1. Recursos para gestión de contenidos

Un software o herramientas que facilitan la gestión de contenidos, brindan acceso a información relevante y construyen experiencias en torno a la web son vitales para responder las demandas actuales de flujo de información, velocidad e integración de equipos.

Contar con un CMS (Content Management System) o DPXs (Plataformas de Experiencia Digital) permite, entre otras cosas, mantener actualizadas las páginas, distribuir la gestión entre varios equipos y fomentar la colaboración e interés entre los colaboradores.

Funciones claves:

• Acceso a biblioteca
• Autenticidad de usuarios
• Segmentación por roles y permisos
• Soporte para múltiples dispositivos y canales 

 
2. Sistema de administración del conocimiento

Dedicar una sección del portal de empleados para la formación de estos es parte fundamental del éxito no solo de la intranet, sino de la compañía. Mediante la carga y actualización de manuales y políticas internas pueden mejorarse los procesos de capacitación e incorporación de nuevos miembros.

Con la ayuda de un repositorio oficial de información, las empresas promueven la correcta ejecución y asignación de las tareas, al tiempo que fomentan la estandarización de los procesos internos. 

Funciones claves:

• Búsqueda de información relevante
• Disponibilidad de múltiples formatos
• Recolección de comentarios
•  Personalización y configuración de idioma 

 

3. Herramientas para la administración de tareas

Una plataforma exitosa debe ofrecer a los empleados las herramientas para planificar y gestionar los flujos de trabajo fácilmente. Esto, más allá de solo la asignación de roles, debe tener como meta la administración eficiente de los recursos en cada proyecto.

En este sentido, una intranet corporativa tiene que contar con las aplicaciones que ayuden a los empleados a agilizar las operaciones y aumentar su productividad. Independientemente del tamaño del equipo o la ubicación de sus miembros. 

Funciones claves:

• Flujos de trabajo personalizados
• Sugerencias automatizadas
• Biblioteca de recursos (plantillas, diseños, etc.)
• Etiquetado dinámico de contenido 

 

4. Plataforma de colaboración digital

Los mejores equipos de trabajo se caracterizan por fomentar la colaboración entre todos sus miembros. Por esta razón, las plataformas digitales para empleados deben brindar espacios y herramientas que promuevan la participación dinámica entre los usuarios. 

Además de facilitar la compartición de información y mejores prácticas, una intranet debe desempeñarse como un espacio de enriquecimiento en el que los empleados tengan experiencias productivas. 

Funciones claves:

• Blogs y foros de discusión
• Registro de interacciones
• Seguimiento de informes, análisis y documentación
• Mensajería instantánea (chats, bots) 

 

5. Soluciones de comunicación interna

Junto al componente anterior, las intranets deben facilitar la comunicación oportuna y eficiente. Esto significa que, al ingresar al portal, un empleado debe ser capaz de comunicarse tanto horizontal como verticalmente dentro de su organización.

Las diversas herramientas disponibles dentro del portal deben contribuir a la agilización en la toma de decisiones, la sincronización de los empleados y el mejoramiento de la cultura corporativa.

Funciones claves:

• Red de contactos o directorio
• Blogs y foros de discusión
• Entregas de contenido en tiempo real
• Mensajería instantánea (chats, bots)

 

6. Motor de búsqueda interno 

Se trata de una herramienta clave para el acceso rápido, sencillo e intuitivo a información relevante para los usuarios. La correcta implementación de un motor de búsqueda dentro de una intranet reduce tiempos de búsqueda de información, aprovecha el almacenamiento de datos existentes y permite agilizar los tiempos de respuesta. 

Este componente es de vital importancia para el éxito de una plataforma digital para empleados. Hay que tener presente que no solo es necesario crear los contenidos; estos deben estar disponibles y visibles para todos los interesados. Un motor de búsqueda ayuda a que esto suceda.

Funciones claves:

• Búsqueda intuitiva
• Posicionamiento de información
• Búsqueda de palabras clave
• Contenido personalizado según el perfil e intereses

 

7. Centro de ayuda

El objetivo de una plataforma digital es hacer más sencilla la labor de un empleado, no entorpecerla. El contar con un centro de ayuda garantiza que cualquier colaborador pueda solucionar por sí mismo sus dudas, sin tener que recurrir a terceros.

El uso de esta herramienta mejora significativamente la experiencia del usuario y, a la vez, reduce los tiempos y costos de operación. 

Funciones claves:

• FAQ, tutoriales, chats, bots o reviews
• Materiales de aprendizaje y soporte
• Consulta de flujos y documentación
• Formularios o valoraciones 

 

8. Protocolos de comunicación

Al hablar de protocolos de comunicación nos referimos al sistema de reglas que permiten la interconexión entre dos o más entidades. En este caso, la elección del protocolo para una intranet se debe hacer con base en las necesidades y características de cada organización

Funciones claves:

• Gestión de aplicaciones
• Monitorización
• Seguridad estratégica
• Gobernanza

 

9. Sistema de seguridad 

Debido a la naturaleza privada de las plataformas digitales para empleados es importante prestar especial atención a las medidas de seguridad. Para garantizar que únicamente los colaboradores de una compañía tengan acceso a estos contenidos y evitar la filtración de información confidencial, hay que implementar varios niveles de protección.

Dependiendo de las necesidades y capacidades de cada empresa, las medidas de seguridad pueden variar, siendo las más comunes: firewalls (cortafuegos), encriptación, certificados SSL, sistema CAPTCHA, etc. 

Funciones claves:

• Encriptación
• Control de accesos
• Análisis de riesgos permanente
• Bloqueo y cura de virus 

 

10. Diseño de interfaz 

Por último, una intranet debe contar con un diseño de interfaz que se ajuste tanto a las necesidades de los empleados, como a los procesos y objetivos empresariales. La navegación debe ser intuitiva y proporcionar una buena experiencia de usuario.

Una interfaz diseñada eficientemente aumenta la fidelización y compromiso del equipo, a la vez que aporta valor a la compañía y mejora la productividad. 

Funciones claves:

• Paneles personalizables
• Sistema de temáticas y diseño
• Entrega de contenido segmentado
• Recomendación de contenidos
   

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