Umas das promessas mais atrativas de uma intranet corporativa efetiva é a sua capacidade de potencializar a produtividade dos colaboradores. Mas, infelizmente, as intranets não fazem isso sozinhas. Desfrutar desse benefício requer avaliar os atuais obstáculos para a produtividade, e depois implementar ferramentas que possam superá-los. As intranets nem sempre alcançam isso automaticamente, mas muitas organizações encontram maneiras efetivas de impactar a produtividade.

Um dos objetivos mais fáceis para grande parte das empresas é reduzir o tempo que os funcionários passam esperando que outras pessoas façam a sua parte de uma tarefa. Isso pode significar esperar que alguém envie um documento, ou talvez esperar que a equipe de TI ensine o colaborador a utilizar a nova ferramenta. A seguir, citamos cinco exemplos de como as intranets podem reduzir esses gaps e tornar o trabalho mais eficiente.
 

1. Recursos de Autoatendimento para Colaboradores

Recursos de autoatendimento são muitas vezes associados apenas à experiência do cliente. No entanto, este é um recurso bastante útil também na melhoria da experiência do colaborador. Pense, por exemplo, quantas vezes um funcionário da sua empresa precisou solicitar informações simples ao RH, ou quanto tempo a equipe de TI gasta respondendo a pedidos feitos através dos mais diversos canais de comunicação. Esses e diversos outros processos podem ser otimizados através adicionando recursos de autoatendimento dentro da sua e ferramenta de intranet, o que levará a uma economia de tempo e aumento de produtividade.  

A Toll Global Express, empresa de transporte e logística da Austrália, percebeu isso e construiu uma solução de intranet inovadora. Depois do lançamento da nova solução de intranet, seus mais de 8.000 colaboradores podem acessar inúmeros recursos através de autoatendimento, como abrir um ticket para a equipe TI, encontrar contracheques e ler sobre diferentes políticas e procedimentos. Por conta disso, a produtividade aumentou. Além disso, os funcionários que precisam de acesso offline podem entrar no portal inscrevendo-se através do número de celular e recebendo atualizações por mensagens de texto.

 

2. Acesso via Smartphone

As intranets corporativas geralmente eram configuradas para serem acessadas em redes internas, apenas para aqueles que estavam dentro do escritório da empresa. Isso ajudou a garantir segurança por um tempo, mas com os dispositivos móveis de hoje somados a quantidade de trabalhadores remotos, não faz mais sentido limitar o acesso desta maneira. Para garantir que todos os colaboradores recebam as mensagens corporativas no momento que forem enviadas, as empresas precisam habilitar o acesso a partir de qualquer dispositivo.

A Klabin, maior produtora e exportadora de papéis para embalagens do Brasil, conta com mais 23 mil funcionários diretos em 23 unidades no Brasil e 1 na Argentina. Diante desse contexto, a empresa desenvolveu uma solução de digital workplace capaz de ser acessada por qualquer dispositivo móvel. Assim, a Klabin conseguiu aumentar o engajamento com seus funcionários, onde quer que eles estejam, fazendo com que as equipes do escritório central consigam se comunicar com os trabalhadores espalhados nas diversas unidades. Além disso, cada colaborador recebe conteúdos personalizados de acordo com seu perfil, o que aumentou o engajamento com a nova solução.

3. Conteúdo que promove a cultura

Uma das falhas de várias ferramentas de gestão do conteúdo é que elas só capturam os produtos finais. Por exemplo, você pode ter uma biblioteca de conteúdos da empresa para PowerPoints de vendas aprovados, mas isso permite que você veja as edições e discussões envolvidas em cada material? Normalmente, isso fica registrado em coisas como comentários do Google Docs, mas uma vez que a versão final fica pronta, o conteúdo é salvo sem esses comentários. Além disso, muitas vezes o conteúdo disponibilizado para funcionários é estático, e portanto os colaboradores não conseguem interagir com ele.

A Materion, fornecedor global de materiais avançados, enxergou valor nessa interação com conteúdos da empresa e decidiu atualizar sua intranet corporativa. Assim, ao lançar a nova ferramenta, os colaboradores da empresa rapidamente começaram a utilizá-la para contar histórias de destaques de diferentes equipes em todo o mundo, entrevistas com funcionários, projetos como serviços comunitários e muito mais. Podcasts, vídeos e infográficos, tudo isso são novos meios de conteúdo para a intranet. Assim, a empresa conseguiu utilizar a ferramenta corporativa para fomentar a cultura organizacional. 
 

4. Colaboração global

Muitos projetos dos tipos de projetos precisam de colaboração intensiva. E se você trabalhar em um time global, sabe que tentar coordenar reuniões em diferentes fuso horários torna o processo mais lento. Ao invés de tentar coordenar conversas instantâneas, ter uma ferramenta de colaboração robusta dentro da sua intranet permite que as pessoas contribuam dentro de seus próprios horários locais.

Isso é exatamente o que a empresa de tecnologia internacional Schott decidiu fazer. Já que ela desenvolve produtos globalmente, precisa de uma comunicação efetiva entre 11.000 colaboradores em 35 regiões ao redor do mundo. Ao incorporar esse trabalho dentro da sua intranet, eles reduzem o risco da informação ser perdida no vai e vem de emails, e evitam que tarefas importantes sejam esquecidas.
 

 

5. Comunicação otimizada

Muitas empresas têm a necessidade de otimizar os fluxos de comunicação, enfrentando o desafio de diminuir a quantidade de emails e notificações nas caixas de entrada. Além disso, a comunicação entre departamentos nem sempre é fluida.

O projeto de digitalização da cidade de Viena é um exemplo de otimização dos processos de comunicação. Os departamentos municipais conseguiram reduzir o volume de e-mails redundantes, utilizando recursos de notificações e blogs dentro da ferramenta de intranet. Os funcionários podem se inscrever para receber atualizações dos blogs apenas relacionados aos conteúdos que lhe interessam, o que torna a comunicação interna mais gerenciável. Além disso, os recursos de autoatendimento aplicados ao portal tornaram os funcionários menos dependentes da administração central.

O ROI das intranets

As intranets não apenas um instrumento para aumentar os seus números de produtividade, apesar deste ser um dos seus maiores benefícios tangíveis. A maior vantagem das intranets é que elas oferecem a habilidade de impactar aspectos intangíveis dos negócios, como uma cultura unificada na organização ou uma alta taxa de retenção dos funcionários. É difícil medir o impacto direto das intranets nestas áreas, mas uma pesquisa sugere que é significativo.

Por isso que é valioso para as empresas ter uma estratégia de mensuração da efetividade de suas intranets. As KPIs devem estar alinhadas com os objetivos de negócio, como aumentar a satisfação do colaborador em uma escala numérica ou aumentar a retenção em uma determinada porcentagem.
 

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