A dificuldade na busca em intranets é um desafio comum nas empresas - resultando na perda de produtividade e frustração dos colaboradores. De acordo com um estudo da Nintex, dos 1.000 funcionários das indústrias e departamentos:

49% afirmaram ter dificuldade em localizar documentos

39% acreditam que o sistema de gestão de documentos não está funcionando

Perda de Produtividade

Com um grande percentual de colaboradores perdendo tempo com a dificuldade em localizar documentos e informações, a produtividade paga um alto pedágio. A Interact mostrou que “19,8% do tempo nos negócios - o equivalente a um dia de trabalho por semana - é gasto por funcionário buscando por informações para realizar suas tarefas de forma eficaz”. Essa falta de habilidade em encontrar e recuperar documentos pode custar a uma organização com 1000 funcionários, até 2,5 milhões de dólares por ano.

Buscando pela Ferramenta Correta

Uma intranet que inclui um sistema de gestão de recursos digitais (DAM) com funcionalidade de busca recupera esse tempo jogado fora e aprimora o fluxo de trabalho e a comunicação. A partir da construção de uma intranet com o Liferay Digital Experience Platform (DXP), você pode superar 3 desafios comuns nas ferramentas de busca em intranets:

Desafio #1: Não encontro o que eu procuro. 

Esse talvez seja o desafio mais comum entre os colaboradores: simplesmente não achar aquilo que procura.

O Liferay DXP pode ser utilizado para construir uma intranet que combina de forma nativa bases de conhecimento, fóruns, e tagueamento com um motor de busca poderoso. Ferramentas de auto-serviço como as bases de conhecimento e os fóruns, permitem que os funcionários encontrem facilmente informações relevantes. Além disso, a adição de tags ajuda a organizar os dados. Elasticsearch é um motor de busca enterprise-grade e open source que proporciona uma solução rápida e escalável e auxilia as empresas a gerenciar o monitoramento, segurança, relatórios, alertas e muito mais. Atualmente, o Liferay DXP dá suporte para Elasticsearch 6, oferecendo capacidades de busca com texto completo dentro do site. Também, proporciona aos usuários soluções flexíveis de intranet para workflows customizados, gestão de usuários e ferramentas de Analytics.

Desafio #2: Nossa ferramenta de busca deveria funcionar como o Google. 

Pesquisa utilizando o Google é tão fácil e enraizado na nossa cultura que os colaboradores esperam que seu buscador de intranet tenha uma performance similar. No entanto, busca em intranets funciona de forma diferente porque ela requer:

Resultados precisos: Os colaboradores precisam achar o conteúdo que estão procurando sem ter que filtrar por um excesso de resultados.

Resultados baseados por cargos: Naturalmente, as intranets devem ter conteúdos e permissões restritas por cargos, o que faz com que a busca precise funcionar de acordo com esses filtros.

Repositórios com Múltiplas Informações: Os funcionários deverão encontrar informações ao longo de vários aplicativos de negócios, bases de dados, emails, etc.

Diversos idiomas e formatos de arquivo: Empresas internacionais terão documentos e conteúdos em vários idiomas e formatos. Portanto, o motor de busca da intranet deve ter a capacidade de se adaptar a esse cenário.

Compliance e Segurança: Informações armazenadas em uma intranet muitas vezes são sensíveis e privadas, por isso a segurança é indispensável.

Com o Liferay DXP, todas essas funcionalidades estão integradas dentro do Elasticsearch para entregar a melhor experiência de busca possível para uma intranet, permitindo que colaboradores alcancem metas corporativas altamente específicas.

Desafio #3: Nossa tecnologia de busca simplesmente não funciona. 

Apesar de tecnologias ultrapassadas poderem ser o problema, recuperação de informações efetivas e gestão de conhecimento também requerem:

Governança ou regras definidas e processos estabelecidos - também conhecido como taxonomia.

Funcionários que foram treinados para essas regras e que ativamente participam do compartilhamento de informações e experiência.

Tecnologia de suporte eficiente como ferramentas de gestão de conteúdo e meta tagging.

Conteúdos úteis e relevantes que realmente irão ajudar os usuários da intranet.

O Liferay DXP empodera as organizações com governança incorporada e ferramentas de gestão de conteúdo efetivas. No entanto, a tecnologia precisa ser acompanhada de processos corporativos e iniciativas da empresa para realmente ser bem sucedida - como oferecer treinamento de intranet para os usuários. Ao garantir que os usuários estão capacitados para utilizar a intranet, ela terá uma maior adesão e taxa de sucesso. Os desafios de busca nas intranets não são intransponíveis contanto que sejam endereçados corretamente com foco claro e usuários empoderdos a utilizar a intranet.

Colaboradores Produtivos, Engajados e Satisfeitos

Comunicação e colaboração aprimoradas a partir de tecnologias de intranet aumentam a produtividade dos funcionários de 20 a 25%, e empresas com mais colaboradores engajados podem superar aquelas que não possuem em até 202%. Entregue aos seus funcionários as ferramentas necessárias para que eles trabalhem de forma efetiva, comuniquem-se com seus times e acessem de forma simples arquivos críticos e funcionais. 

Por fim, uma ferramenta de busca poderosa é apenas uma das facetas de um sistema DAM com funcionalidades completas como o Liferay DXP. Uma intranet é a principal porta de entrada da empresa, onde os funcionários conectam-se com com seus colegas, acessam arquivos e realizam suas tarefas diárias. É importante que a sua intranet forneça acesso contínuo a ferramentas críticas e funcionalidades. Veja como a Coach alcançou isso com a sua intranet em nosso caso de estudo aqui.