L'université Federico II transforme son portail universitaire en une plateforme d'expérience numérique sur mesure

Contexte : Federico II, l'une des plus anciennes universités d'Europe

Fondée en 1224, l'Université de Naples Federico II est l'un des établissements universitaires les plus anciens et les plus prestigieux d'Europe, avec plus de 72 000 étudiants inscrits, une multitude de facultés et de départements répartis sur tout le territoire et une communauté universitaire internationale en constante expansion. Garantir à cette communauté un accès simple, sécurisé et continu aux services numériques, qu’il s’agisse de l’offre de formation, des services administratifs, des appels à candidatures ou des communications institutionnelles, est une responsabilité qui grandit au rythme de l’université.

Client de Liferay depuis 2012, l’université Federico II a choisi en 2023 de franchir une étape évolutive significative : il ne s’agissait pas d’une simple mise à jour technologique, mais d’une refonte complète de son écosystème numérique. L’objectif était de créer une plateforme centralisée pour l’ensemble des services, reposant sur une infrastructure cloud native moderne et évolutive, capable d’offrir des expériences personnalisées à chaque type d’utilisateur. Un choix qui consolide et renouvelle un partenariat technologique de plus d’une décennie.

Défis : centraliser et personnaliser les services numériques d’un portail universitaire complexe

Avant le lancement du projet, l’université Federico II avait identifié quatre axes d’amélioration prioritaires.

1. Fragmentation des services numériques
   : les systèmes soutenant l’enseignement, l’administration, la mobilité internationale et la communication institutionnelle fonctionnaient de manière séparée et non intégrée, et les utilisateurs étaient contraints de naviguer entre de multiples plateformes pour accéder à différents services.
2. Surcharge d’informations
   L’énorme volume de contenus produits par l’université (appels à candidatures, actualités, règlements, communications des départements) n’était pas structuré de manière à permettre une recherche efficace. Les utilisateurs avaient du mal à trouver les informations dont ils avaient besoin, ce qui entraînait une expérience frustrante et des temps de navigation élevés.
3. Expérience utilisateur hétérogène
   Les étudiants, les enseignants, le personnel et les utilisateurs internationaux ont des besoins et des parcours numériques très différents les uns des autres : l’ancienne plateforme n’était pas en mesure d’offrir des contenus et des expériences personnalisés pour chaque profil.
4. Efficacité éditoriale insuffisante
   La gestion des contenus était confiée à de nombreux éditeurs répartis dans les départements, sans outils adaptés pour garantir la cohérence, la qualité et la rapidité de publication. L’absence de workflows structurés ralentissait les processus et augmentait le risque d’erreurs, rendant difficile la mise à jour et la fiabilité du portail.

Mise en œuvre : comment Liferay DXP alimente le portail universitaire de Federico II

Le nouveau projet a démarré en 2023 avec la migration depuis Liferay Portal EE 6.1, saisissant cette occasion non seulement pour mettre à jour la technologie, mais aussi pour repenser entièrement l’expérience utilisateur (UX), l’interface utilisateur (UI) et les parcours utilisateurs, transformant ainsi le portail universitaire en un écosystème numérique cloud-native complet.

La mise en œuvre a bénéficié de la collaboration de SMC Treviso, qui fait partie du Centre d’excellence Liferay, Open Source & RIOS du groupe DGS, et qui a apporté son soutien à l’évaluation architecturale de la solution ainsi qu’à la fourniture des abonnements.

La solution s'appuie sur un ensemble de fonctionnalités Liferay couvrant l'ensemble du cycle de vie des contenus et de l'expérience utilisateur :

• CMS (gestion de contenu web) : gestion structurée des actualités, des appels à candidatures, des événements et des règlements à l'aide de structures, de modèles et de catégories.
• Gestion des sites et des pages : architecture multisite pour le portail public, les espaces réservés et les sous-portails départementaux.
• Personnalisation par segments et par rôles : parcours et contenus différenciés pour les étudiants (prospects, inscrits, actifs), les enseignants, le personnel et le public externe.
• Low-code et workflows : processus d’approbation structurés pour une publication décentralisée au sein des départements.
• Intégration API : connexion avec les systèmes applicatifs de l’université, y compris ESSE3 pour la gestion du parcours des étudiants.

La plateforme dessert plus de 72 000 utilisateurs avec des parcours différenciés selon leur profil. Sur la page d’accueil, l’étudiant trouve des contenus dynamiques sur l’actualité, les événements et les échéances, puis accède progressivement à l’offre de formation, aux portails d’inscription et aux concours, et enfin à l’espace sécurisé via l’authentification unique (SSO). Les enseignants et le personnel accèdent quant à eux aux appels à candidatures, à la documentation institutionnelle et aux communications, en utilisant le portail privé et les fonctionnalités CMS pour la gestion et la publication des contenus relevant de leur compétence.

Résultats : un écosystème numérique cloud-native unifié pour les étudiants et les enseignants

Le projet a profondément transformé l’écosystème numérique de l’université Federico II, avec des avantages tangibles à plusieurs niveaux :

• Centralisation et accessibilité (+25 %)
  Un hub numérique unifié a éliminé la fragmentation entre des systèmes distincts, rendant tous les services accessibles depuis un point d’accès unique. La navigation est plus claire et intuitive, les contenus mieux structurés et plus faciles à trouver.
• Efficacité opérationnelle et délai de mise sur le marché (+30 %)
  L'infrastructure cloud native et les pipelines CI/CD ont considérablement réduit les délais de mise en production des nouvelles fonctionnalités. Les outils éditoriaux simplifiés de Liferay ont permis aux équipes des différents services de publier des contenus de manière autonome, sans avoir à dépendre d’interventions techniques.
• Stabilité, sécurité et conformité
  La nouvelle plateforme garantit la continuité du service pour des dizaines de milliers d’utilisateurs. Les solutions de sécurité intégrées dès la conception ont relevé les normes de protection des données, garantissant la conformité au RGPD et une approche proactive de la gestion des vulnérabilités.

Le nouvel écosystème numérique nous permet d’offrir des services plus accessibles, intégrés et innovants, améliorant concrètement l’expérience des étudiants, des nouveaux utilisateurs, des enseignants et du personnel.

Giovanni Battista Barone, ingénieur, responsable de la division Systèmes, directeur technique du pôle Systèmes de traitement micro-informatique, directeur technique du pôle Assistance aux utilisateurs, Centre universitaire des services informatiques (C.S.I.), Université de Naples Federico II.

 

Évolution : le portail des départements

L’évolution de l’écosystème numérique de Federico II est en cours : le portail des départements, basé sur Liferay DXP, étend la plateforme d’expérience numérique à l’ensemble de la structure départementale, achevant ainsi la conception d’un écosystème numérique intégré et cohérent pour l’ensemble de la communauté universitaire. Parallèlement, la plateforme cloud native est conçue pour intégrer des fonctionnalités de gouvernance de l’IA et d’opérations intelligentes, dans le but de continuer à innover dans les services numériques de l’université.

Le partenaire : SMC Treviso, référence Liferay pour la numérisation de l’éducation

SMC Treviso, qui fait partie du Centre d’excellence Liferay, Open Source & RIOS du groupe DGS, est un partenaire certifié Liferay doté d’une solide expérience dans la conception et la mise en œuvre de plateformes numériques avancées, évolutives et centrées sur l’utilisateur.

Grâce à ses compétences spécialisées et à une approche consultative, elle propose des expériences numériques intégrées en tirant parti de l’intelligence artificielle pour améliorer les processus, l’expérience utilisateur et l’engagement.

Dans le cadre du projet Federico II, SMC Treviso a accompagné l’université dans l’évaluation architecturale de la solution, garantissant ainsi la continuité d’une collaboration avec le groupe DGS qui dure depuis plus de 10 ans. Grâce à sa connaissance approfondie de la plateforme Liferay et du contexte institutionnel, SMC Treviso a contribué à orienter les choix technologiques vers une solution moderne, évolutive et capable de répondre aux besoins d’une université aussi complexe que Federico II.