Die Universität Federico II verwandelt ihr Universitätsportal in eine maßgeschneiderte Digital-Experience-Plattform
Vom institutionellen Portal bis hin zu den geschützten Bereichen: Die Universität Neapel „Federico II“ zentralisiert ihre digitalen Dienste und schafft mit Liferay DXP ein personalisiertes Nutzererlebnis für 72.000 Nutzer.
Key Takeaways
- Über 72.000 Nutzer werden über ein einheitliches digitales Ökosystem betreut, das Dienste, Inhalte und geschützte Bereiche zentralisiert
- Ein von Grund auf neu gestaltetes digitales Erlebnis, maßgeschneidert für Studierende, Lehrende und Mitarbeiter
- Stabilere, sicherere und in Rekordzeit aktualisierte Dienste
- Implementierung in weniger als einem Jahr abgeschlossen
Hintergrund: Federico II, eine der ältesten Universitäten Europas
Die 1224 gegründete Universität Neapel Federico II ist eine der ältesten und renommiertesten Hochschulen Europas mit über 72.000 eingeschriebenen Studierenden, einer Vielzahl von Fakultäten und Fachbereichen, die über das gesamte Gebiet verteilt sind, sowie einer stetig wachsenden internationalen akademischen Gemeinschaft. Dieser Gemeinschaft einen einfachen, sicheren und kontinuierlichen Zugang zu digitalen Diensten zu gewährleisten – vom Studienangebot über die Studienverwaltung bis hin zu Ausschreibungen und institutionellen Mitteilungen – ist eine Verantwortung, die mit dem Wachstum der Universität zunimmt.
Als Liferay-Kunde seit 2012 hat sich die Universität Federico II im Jahr 2023 dazu entschlossen, einen bedeutenden Entwicklungsschritt zu vollziehen: kein einfaches technologisches Update, sondern eine vollständige Neugestaltung des digitalen Ökosystems. Das Ziel war es, eine zentralisierte Drehscheibe für alle Dienste auf einer modernen und skalierbaren Cloud-nativen Infrastruktur aufzubauen, die in der Lage ist, jedem Nutzertyp personalisierte Erlebnisse zu bieten. Eine Entscheidung, die eine seit über einem Jahrzehnt bestehende Technologiepartnerschaft festigt und erneuert.
Herausforderungen: Zentralisierung und Personalisierung der digitalen Dienste eines komplexen Hochschulportals
Vor Projektbeginn hatte die Universität Federico II vier Prioritäten für Verbesserungen identifiziert.
- Fragmentierung der digitalen
Dienste Die Systeme zur Unterstützung von Lehre, Verwaltung, internationaler Mobilität und institutioneller Kommunikation arbeiteten getrennt und nicht integriert, sodass die Nutzer gezwungen waren, zwischen zahlreichen Plattformen zu wechseln, um auf verschiedene Dienste zuzugreifen. - Informationsüberflutung
Die enorme Menge an Inhalten, die von der Universität produziert wurde (Ausschreibungen, Nachrichten, Vorschriften, Mitteilungen der Fachbereiche), war nicht so strukturiert, dass eine effektive Suche möglich war. Die Nutzer hatten Mühe, die benötigten Informationen zu finden, was zu einer frustrierenden Erfahrung und langen Suchzeiten führte. - Uneinheitliche
Benutzererfahrung Studierende, Lehrende, Mitarbeiter und internationale Nutzer haben sehr unterschiedliche Bedürfnisse und digitale Nutzungsmuster: Die bisherige Plattform war nicht in der Lage, für jedes Profil personalisierte Inhalte und Erfahrungen anzubieten. - Unzureichende
redaktionelle Effizienz Die Verwaltung der Inhalte lag bei zahlreichen Redakteuren in den einzelnen Fachbereichen, denen jedoch keine geeigneten Tools zur Gewährleistung von Konsistenz, Qualität und Veröffentlichungsgeschwindigkeit zur Verfügung standen. Das Fehlen strukturierter Arbeitsabläufe verlangsamte die Prozesse und erhöhte das Fehlerrisiko, was es schwierig machte, das Portal aktuell und zuverlässig zu halten.
Implementierung: Wie Liferay DXP das Universitätsportal der Federico-II-Universität unterstützt
Das neue Projekt startete 2023 mit der Migration von Liferay Portal EE 6.1. Dabei wurde die Gelegenheit genutzt, nicht nur die Technologie zu aktualisieren, sondern auch UX, UI und Benutzerpfade vollständig neu zu gestalten und so das Universitätsportal in ein umfassendes, cloud-natives digitales Ökosystem zu verwandeln.
An der Umsetzung war SMC Treviso beteiligt, ein Teil des Liferay, Open Source & RIOS-Kompetenzzentrums der DGS-Gruppe, das die architektonische Bewertung der Lösung und die Bereitstellung der Abonnements unterstützte.
Die Lösung stützt sich auf eine Reihe von Liferay-Funktionen, die den gesamten Lebenszyklus der Inhalte und der Benutzererfahrung abdecken:
- CMS (Web Content Management): strukturierte Verwaltung von Nachrichten, Ausschreibungen, Veranstaltungen und Vorschriften mithilfe von Strukturen, Vorlagen und Kategorien.
- Sites & Page Management: Multi-Site-Architektur für das öffentliche Portal, geschützte Bereiche und abteilungsbezogene Unterportale.
- Personalisierung nach Segmenten und Rollen: differenzierte Pfade und Inhalte für Studierende (Interessenten, Immatrikulierte, Aktive), Lehrende, Mitarbeiter und die externe Öffentlichkeit.
- Low-Code und Workflow: Strukturierte Genehmigungsprozesse für die dezentrale Veröffentlichung in den Fachbereichen.
- API-Integration: Anbindung an die Anwendungssysteme der Universität, einschließlich ESSE3 für das Studienverlaufsmanagement.
Die Plattform bedient über 72.000 Nutzer mit profilabhängig differenzierten Navigationspfaden. Auf der Startseite finden Studierende dynamische Inhalte zu Nachrichten, Veranstaltungen und Fristen, gelangen dann schrittweise zum Studienangebot, zu Anmeldeportalen für Einschreibungen und Auswahlverfahren und schließlich über SSO in den geschützten Bereich. Dozierende und Mitarbeiter greifen hingegen über das geschlossene Portal und die CMS-Funktionen zur Verwaltung und Veröffentlichung der in ihren Zuständigkeitsbereich fallenden Inhalte auf Ausschreibungen, institutionelle Unterlagen und Mitteilungen zu.
Ergebnisse: ein einheitliches, cloud-natives digitales Ökosystem für Studierende und Lehrende
Das Projekt hat das digitale Ökosystem der Universität Federico II grundlegend verändert und in vielerlei Hinsicht greifbare Vorteile gebracht:
- Zentralisierung und Zugänglichkeit (+25 %)
Ein einheitlicher digitaler Hub hat die Fragmentierung zwischen separaten Systemen beseitigt und alle Dienste über einen einzigen Zugangspunkt zugänglich gemacht. Die Navigation ist übersichtlicher und intuitiver, die Inhalte sind besser strukturiert und leichter zu finden. - Betriebliche Effizienz und Time-to-Market (+30 %)
Die Cloud-native Infrastruktur und die CI/CD-Pipelines haben die Zeit bis zur Veröffentlichung neuer Funktionen deutlich verkürzt. Die vereinfachten Redaktionswerkzeuge von Liferay haben den Abteilungsteams die Eigenständigkeit bei der Veröffentlichung von Inhalten ermöglicht und damit die Abhängigkeit von technischen Eingriffen beseitigt. - Stabilität, Sicherheit und Compliance
Die neue Plattform gewährleistet Dienstkontinuität für Zehntausende von Nutzern. Die von Grund auf integrierten Sicherheitslösungen haben die Standards für den Datenschutz angehoben und gewährleisten die Einhaltung der DSGVO sowie einen proaktiven Ansatz beim Schwachstellenmanagement.
Das neue digitale Ökosystem ermöglicht es uns, besser zugängliche, integrierte und innovative Dienste anzubieten und so die Erfahrung von Studierenden, neuen Nutzern, Lehrenden und Mitarbeitern konkret zu verbessern.
, Leiter der Abteilung Systeme, Technischer Direktor des Bereichs Mikroinformatik-Verarbeitungssysteme, Technischer Direktor des Bereichs Nutzerunterstützung, Universitätszentrum für Informationsdienste (C.S.I.), Universität Neapel „Federico II“.
Entwicklung: das Fachbereichsportal
Die Weiterentwicklung des digitalen Ökosystems der Federico II ist in vollem Gange: Das auf Liferay DXP basierende Fachbereichsportal erweitert die Digital Experience Platform auf die gesamte Fachbereichsstruktur und vervollständigt damit die Gestaltung eines integrierten und kohärenten digitalen Ökosystems für die gesamte akademische Gemeinschaft. Parallel dazu ist die Cloud-native Plattform darauf ausgelegt, Funktionen der KI-Governance und intelligenter Betriebsabläufe zu integrieren, mit dem Ziel, die digitalen Dienste der Universität kontinuierlich weiterzuentwickeln.
Der Partner: SMC Treviso, Liferay-Referenz für die Digitalisierung des Bildungswesens
SMC Treviso, Teil des Liferay-, Open-Source- und RIOS-Kompetenzzentrums der DGS-Gruppe, ist ein zertifizierter Liferay-Partner mit langjähriger Erfahrung in der Konzeption und Umsetzung fortschrittlicher, skalierbarer und nutzerorientierter digitaler Plattformen.
Dank fachspezifischer Kompetenzen und eines beratenden Ansatzes ermöglicht das Unternehmen integrierte digitale Erlebnisse und nutzt dabei künstliche Intelligenz zur Verbesserung von Prozessen, Nutzererlebnissen und Engagement.
Im Rahmen des Projekts „Federico II“ hat SMC Treviso die Universität bei der architektonischen Bewertung der Lösung unterstützt und damit die Kontinuität einer seit über 10 Jahren bestehenden Zusammenarbeit mit der DGS-Gruppe gewährleistet. Dank der fundierten Kenntnisse der Liferay-Plattform und des institutionellen Kontexts hat SMC Treviso dazu beigetragen, die technologischen Entscheidungen auf eine moderne, skalierbare Lösung auszurichten, die den Anforderungen einer so komplexen Universität wie der Federico II gerecht wird.
