La Universidad Federico II transforma el portal universitario en una plataforma de experiencia digital a medida

Antecedentes: Federico II, una de las universidades más antiguas de Europa

Fundada en 1224, la Universidad de Nápoles Federico II es una de las instituciones universitarias más antiguas y prestigiosas de Europa, con más de 72 000 estudiantes matriculados, una gran variedad de facultades y departamentos repartidos por todo el territorio y una comunidad académica internacional en constante crecimiento. Garantizar a esta comunidad un acceso sencillo, seguro y continuo a los servicios digitales —desde la oferta formativa hasta la secretaría, pasando por las convocatorias y las comunicaciones institucionales— es una responsabilidad que crece al mismo ritmo que la universidad.

Cliente de Liferay desde 2012, Federico II decidió en 2023 dar un paso evolutivo significativo: no se trataba de una simple actualización tecnológica, sino de un rediseño completo del ecosistema digital. El objetivo era crear un centro centralizado para todos los servicios, basado en una infraestructura nativa de la nube moderna y escalable, capaz de ofrecer experiencias personalizadas a cada tipo de usuario. Una decisión que consolida y renueva una colaboración tecnológica que dura ya más de una década.

Retos: centralizar y personalizar los servicios digitales de un portal universitario complejo

Antes del inicio del proyecto, la Universidad Federico II había identificado cuatro prioridades de mejora.

1. Fragmentación de los servicios digitales
   : los sistemas de apoyo a la docencia, la administración, la movilidad internacional y la comunicación institucional funcionaban de forma separada y sin integración, y los usuarios se veían obligados a navegar por múltiples plataformas para acceder a los distintos servicios.
2. Sobrecarga de información
   : la enorme cantidad de contenidos generados por la universidad (convocatorias, noticias, normativas, comunicaciones de los departamentos) no estaba estructurada de forma que permitiera una búsqueda eficaz. A los usuarios les costaba encontrar la información que necesitaban, lo que se traducía en una experiencia frustrante y tiempos de navegación prolongados.
3. Experiencia de usuario desigual
   : los estudiantes, el profesorado, el personal y los usuarios internacionales tienen necesidades y recorridos digitales muy diferentes entre sí; la plataforma anterior no era capaz de ofrecer contenidos y experiencias personalizados para cada perfil.
4. Eficiencia editorial insuficiente
   La gestión de contenidos recayó en numerosos editores repartidos por los departamentos, sin herramientas adecuadas para garantizar la coherencia, la calidad y la rapidez de publicación. La ausencia de flujos de trabajo estructurados ralentizaba los procesos y aumentaba el riesgo de errores, lo que dificultaba mantener el portal actualizado y fiable.

Implementación: cómo Liferay DXP impulsa el portal universitario de Federico II

El nuevo proyecto se puso en marcha en 2023 con la migración desde Liferay Portal EE 6.1, aprovechando la ocasión no solo para actualizar la tecnología, sino también para rediseñar íntegramente la experiencia de usuario (UX), la interfaz de usuario (UI) y los recorridos de los usuarios, transformando así el portal universitario en un ecosistema digital nativo en la nube completo.

La implementación contó con la colaboración de SMC Treviso, que forma parte del Centro de Excelencia Liferay, Open Source y RIOS del Grupo DGS, y que prestó apoyo en la evaluación arquitectónica de la solución y en la gestión de las suscripciones.

La solución se basa en un conjunto de funcionalidades de Liferay que abarcan todo el ciclo de vida de los contenidos y la experiencia del usuario:

• CMS (gestión de contenidos web): gestión estructurada de noticias, convocatorias, eventos y normativas mediante estructuras, plantillas y categorías.
• Gestión de sitios y páginas: arquitectura multisitio para el portal público, áreas reservadas y subportales departamentales.
• Personalización por segmentos y roles: recorridos y contenidos diferenciados para estudiantes (potenciales, matriculados, activos), profesores, personal y público externo.
• Low-code y flujos de trabajo: procesos estructurados de aprobación para la publicación distribuida entre los departamentos.
• Integración mediante API: conexión con los sistemas de aplicaciones de la universidad, incluido ESSE3 para la gestión de la trayectoria académica de los estudiantes.

La plataforma da servicio a más de 72 000 usuarios con recorridos diferenciados según su perfil. El estudiante encuentra en la página de inicio contenidos dinámicos sobre noticias, eventos y plazos; a continuación, accede progresivamente a la oferta formativa, a los portales de aplicaciones para matrículas y convocatorias y, por último, al área de acceso autenticado mediante SSO. Por su parte, el profesorado y el personal acceden a convocatorias, documentación institucional y comunicaciones, utilizando el portal privado y las funciones del CMS para la gestión y publicación de los contenidos de su competencia.

Resultados: un ecosistema digital unificado y nativo de la nube para estudiantes y docentes

El proyecto ha transformado profundamente el ecosistema digital de la Universidad Federico II, con beneficios tangibles en múltiples ámbitos:

• Centralización y accesibilidad (+25 %)
  Un centro digital unificado ha eliminado la fragmentación entre sistemas separados, haciendo que todos los servicios sean accesibles desde un único punto de acceso. La navegación es más clara e intuitiva, y los contenidos están mejor estructurados y son más fáciles de encontrar.
• Eficiencia operativa y tiempo de comercialización (+30 %)
  La infraestructura nativa de la nube y los procesos de CI/CD han reducido significativamente los plazos de lanzamiento de nuevas funcionalidades. Las herramientas editoriales simplificadas de Liferay han dotado de autonomía a los equipos de los distintos departamentos a la hora de publicar contenidos, eliminando la dependencia de intervenciones técnicas.
• Estabilidad, seguridad y cumplimiento
  normativo La nueva plataforma garantiza la continuidad del servicio para decenas de miles de usuarios. Las soluciones de seguridad integradas desde el diseño han elevado los estándares de protección de datos, garantizando el cumplimiento del RGPD y un enfoque proactivo en la gestión de vulnerabilidades.

El nuevo ecosistema digital nos permite ofrecer servicios más accesibles, integrados e innovadores, mejorando de forma tangible la experiencia de los estudiantes, los nuevos usuarios, el profesorado y el personal.

Ing. Giovanni Battista Barone, responsable de la División de Sistemas, director técnico del Área de Sistemas de Procesamiento Microinformático, director técnico del Área de Atención al Usuario, Centro Universitario de Servicios Informáticos (C.S.I.), Universidad de Nápoles Federico II.

 

Evolución: el portal de los departamentos

La evolución del ecosistema digital de Federico II está en marcha: el portal de los departamentos, basado en Liferay DXP, amplía la plataforma de experiencia digital a toda la estructura departamental, completando el diseño de un ecosistema digital integrado y coherente para toda la comunidad académica. Paralelamente, la plataforma nativa en la nube está diseñada para integrar funcionalidades de gobernanza de la IA y operatividad inteligente, con el objetivo de seguir innovando en los servicios digitales de la universidad.

El socio: SMC Treviso, referente de Liferay para la digitalización de la educación

SMC Treviso, que forma parte del Centro de Excelencia de Liferay, Open Source y RIOS del Grupo DGS, es un socio certificado de Liferay con una sólida experiencia en el diseño y la implementación de plataformas digitales avanzadas, escalables y centradas en el usuario.

Gracias a sus competencias especializadas y a un enfoque de consultoría, ofrece experiencias digitales integradas que potencian el uso de la inteligencia artificial para mejorar los procesos, la experiencia y el compromiso.

En el proyecto Federico II, SMC Treviso ha colaborado con la universidad en la evaluación arquitectónica de la solución, garantizando la continuidad de una colaboración con el Grupo DGS que se remonta a más de 10 años. Gracias a su profundo conocimiento de la plataforma Liferay y del contexto institucional, SMC Treviso ha contribuido a orientar las decisiones tecnológicas hacia una solución moderna, escalable y capaz de responder a las necesidades de una universidad tan compleja como la Federico II.