Come valutare un CMS in 5 passaggi

Introduzione

Quello che segue è un quadro di riferimento pratico per il confronto tra i sistemi di gestione dei contenuti.

Il processo di valutazione dei sistemi di gestione dei contenuti può variare notevolmente a seconda della cultura della vostra organizzazione e delle caratteristiche del vostro team di gestione del progetto. Definendo un approccio di valutazione standardizzato, potrete semplificare il processo di acquisto, esaminare le piattaforme CMS su un piano di parità e creare un registro dei punteggi che potrà essere rivisto man mano che i requisiti cambiano.

L’obiettivo non è semplicemente quello di individuare il CMS con l’elenco di funzionalità più lungo. È quello di identificare la piattaforma che si adatta al modo in cui i vostri team creano, gestiscono, distribuiscono e mantengono i contenuti attualmente, supportando al contempo i canali e i casi d’uso che potreste aggiungere in seguito. Questi cinque passaggi possono aiutare il vostro team a trasformare tali esigenze in criteri chiari, a confrontare i fornitori in modo coerente e a convalidare i risultati prima di prendere una decisione definitiva.

1. Definire i criteri di valutazione del CMS

La definizione dei criteri di valutazione inizia con la raccolta dei requisiti all’inizio di un progetto. Prendete le richieste degli utenti e suddividetele in categorie chiare, con un elenco di funzionalità all’interno di ciascuna di esse. Queste funzionalità dovrebbero essere facili da definire e misurare. Ad esempio, “una buona interfaccia utente” non è un requisito utile, mentre “gli autori dei contenuti possono creare, visualizzare in anteprima e pubblicare una pagina con componenti riutilizzabili senza il supporto degli sviluppatori” è un requisito migliore.

Una valutazione del CMS dovrebbe solitamente coprire le seguenti aree:

• Creazione di contenuti ed esperienza editoriale. Valutate se gli autori e i responsabili del marketing possano creare, visualizzare in anteprima, programmare e pubblicare contenuti senza un supporto superfluo da parte degli sviluppatori.
• Modellazione e riutilizzo dei contenuti. Esaminare come il CMS gestisce i tipi di contenuto, i campi, i metadati, le tassonomie, le relazioni e i contenuti riutilizzabili tra pagine e canali.
• Governance e flusso di lavoro. Confrontare le autorizzazioni, i flussi di lavoro di approvazione, le tracce di audit, il controllo delle versioni, le regole di pubblicazione e il supporto per i team centralizzati e distribuiti.
• Architettura, integrazioni e distribuzione. Determinare se un approccio tradizionale, headless o ibrido si adatta alle proprie esigenze, quindi esaminare le API, l’estensibilità, gli strumenti di sviluppo e le integrazioni.
• Sicurezza, scalabilità e prestazioni. Valutate l’autenticazione, l’accesso basato sui ruoli, la conformità, l’hosting, il backup e il ripristino, le procedure di aggiornamento, la disponibilità e le previsioni relative al traffico.
• Localizzazione e accessibilità. Esamina la gestione delle lingue, i flussi di lavoro di traduzione, le autorizzazioni regionali, le risorse localizzate e il supporto per i tuoi requisiti di accessibilità.
• Costo totale e supporto del fornitore. Tieni conto del costo totale di proprietà, inclusi licenze, implementazione, migrazione, hosting, personalizzazione, formazione, manutenzione, aggiornamenti, documentazione, supporto e l’ecosistema dei partner.

Queste aree possono essere organizzate in modo diverso a seconda del vostro progetto. Fate solo attenzione a non trascurare i requisiti che non sono legati a una funzionalità visibile. Un CMS può funzionare bene durante una dimostrazione, ma creare vincoli a lungo termine in termini di governance, integrazione, costi o riutilizzo dei contenuti.

2. Assegnare un punteggio e una ponderazione ai requisiti

Quantificare il processo di valutazione rende il confronto più semplice e accurato. Ogni fornitore dovrebbe essere valutato separatamente utilizzando la stessa tabella di criteri, quindi classificato su una scala numerica coerente. Gli stakeholder possono affezionarsi a una particolare funzionalità di un CMS e sostenerla senza considerare i punti di forza complessivi di quella soluzione. Quantificare i criteri garantisce di attribuire il giusto peso all’insieme completo dei requisiti.

Costruite la vostra tabella dei criteri sulla base dei requisiti raccolti dai team che si occupano di contenuti, marketing, IT, sviluppo, sicurezza, aspetti legali e da altri team coinvolti. Separate i requisiti non negoziabili dalle preferenze prima che i fornitori inizino le loro dimostrazioni. Una semplice scala da 1 a 5 può funzionare, a condizione che tutti concordino sul significato di ciascun punteggio e registrino le prove a sostegno.

Una volta ottenuti i valori numerici, si acquisisce una visione più approfondita dei punti di forza e di debolezza di ciascun CMS. È possibile confrontare i fornitori per categoria, in base al punteggio composito totale o ponderando i criteri più importanti per il proprio progetto. Ad esempio, se un CMS ottiene un punteggio di 4 per un requisito con un peso di 5, tale requisito contribuirebbe con 20 punti al punteggio ponderato.

3. Creare casi d’uso del CMS da testare

Durante il processo di ricerca iniziale, i team di vendita e marketing dei fornitori presenteranno probabilmente ogni possibile scenario su come le loro piattaforme possano essere utilizzate. Casi d’uso realistici aiutano a filtrare le informazioni superflue e a mantenere la valutazione concentrata su ciò che conta per la vostra organizzazione.

• Scegliete casi d’uso rappresentativi. Iniziate con un flusso di lavoro prioritario e aggiungete un numero limitato di scenari che mettano in luce requisiti diversi. Chiedete ai fornitori di mostrare come un autore crea e pubblica una pagina, come un revisore la approva, come vengono riutilizzati i contenuti strutturati o come viene gestita una versione localizzata.
• Utilizzate contenuti e ruoli realistici. Una presentazione generica del prodotto può nascondere passaggi superflui. Utilizzate i vostri esempi di contenuto e assegnate gli stessi compiti alle tipologie di utenti che li svolgeranno dopo l’implementazione.
• Stabilite una tempistica. Determinate la tempistica del vostro progetto prima di esaminare le soluzioni, quindi date priorità alle funzionalità di cui avrete bisogno durante le fasi iniziali di implementazione. Ciò garantisce che si prendano in considerazione le funzionalità future senza sacrificare quelle di cui avete bisogno in primo luogo.

Un sito web autonomo potrebbe non necessitare delle stesse integrazioni, dello stesso modello di governance o della stessa distribuzione multicanale di un programma di contenuti globale. Testare gli scenari che corrispondono al proprio ambito effettivo rende più facile distinguere le differenze significative tra le opzioni CMS.

4. Confronta le opzioni CMS a diversi livelli

Esistono tre diversi livelli che potete e dovreste utilizzare durante la vostra valutazione.

Punteggio complessivo

Dopo aver esaminato tutti i fornitori, osserva il punteggio complessivo di ciascun CMS. Esamina anche la distribuzione dei punteggi nella tabella. È possibile che un fornitore abbia un punteggio totale elevato pur ricevendo diversi punteggi bassi. Cercare una distribuzione uniforme di risultati positivi aiuta a rivelare l’equilibrio complessivo della piattaforma.

Punteggio per categoria

Ogni CMS può essere confrontato anche per categoria, come la creazione di contenuti, la modellazione dei contenuti, la governance, le integrazioni, la sicurezza e il costo totale. Confrontare i punteggi nelle categorie più importanti per il tuo progetto fornisce ulteriori spunti per la decisione. Un fornitore con il punteggio complessivo più alto potrebbe comunque ottenere un punteggio inferiore nella categoria che conta di più per la tua organizzazione.

Punteggio ponderato

Alcuni criteri saranno più importanti di altri per il vostro progetto. Un fornitore potrebbe ottenere un buon punteggio su diversi requisiti a bassa priorità ma uno scarso su uno critico, mentre un altro potrebbe fare l’opposto. In tal caso, il totale non ponderato può fornire un’immagine fuorviante della soluzione più adatta. Applicate i pesi stabiliti prima della valutazione in modo che il punteggio finale rifletta le vostre effettive priorità.

5. Convalidare i punteggi tramite una valutazione qualitativa

Dopo che il vostro team avrà esaminato i punteggi quantitativi, controbilanciateli con una revisione qualitativa. Questa dovrebbe includere una discussione sui punteggi finali, le prove a loro sostegno e una combinazione dei seguenti elementi:

• Dimostrazione del prodotto basata sulle attività
• Prova di concetto
• Versione di prova del software o ambiente di test
• Contatti con clienti di riferimento
• Analisi della sicurezza e dell’architettura
• Contributo dei partner di implementazione

Per queste discussioni, coinvolgi le parti interessate di diversi reparti per tenere conto delle preoccupazioni di tutti gli utenti finali. I team di contenuti e di marketing possono valutare l’usabilità e la governance, mentre gli sviluppatori e il reparto IT possono valutare l’architettura, le integrazioni, l’implementazione e la manutenibilità. Anche i team di sicurezza, acquisti, legale e regionali potrebbero dover confermare che il CMS soddisfi i requisiti organizzativi.

Chiedete a ciascun fornitore di completare le stesse attività e di spiegare eventuali configurazioni, personalizzazioni o prodotti aggiuntivi richiesti. Una dimostrazione ben curata può dimostrare l’esistenza di una funzionalità. Un proof of concept può dimostrare se questa funziona nelle condizioni rilevanti per la vostra organizzazione.

In che modo Liferay DXP supporta le priorità di valutazione del CMS

Il CMS giusto dovrebbe far sì che le funzionalità valutate risultino integrate nella pratica. Liferay DXP riunisce creazione, governance, riutilizzo e distribuzione dei contenuti, consentendo ai team di gestire l’intero ciclo di vita dei contenuti senza trattare ogni requisito come un progetto separato.

• Contenuti strutturati e modellazione flessibile. Utilizzate strutture predefinite o create modelli di contenuto personalizzati in grado di adattarsi all’evolversi dei prodotti, dei servizi e dei requisiti di contenuto.
• Contenuti e risorse centralizzati. Gestite contenuti web, documenti, immagini, video e altri file in un unico posto, in modo che i team possano trovare e riutilizzare ciò di cui hanno bisogno.
• Flussi di lavoro e governance. Indirizzate i contenuti ai revisori appropriati, applicate autorizzazioni granulari, garantite il rispetto degli standard di contenuto e mantenete il controllo sulle versioni e sul ciclo di vita.
• Distribuzione multisito e multicanale. Pubblica e riutilizza i contenuti su siti web, portali, vetrine online, intranet e altri canali digitali
• Flessibilità «headless» con un’esperienza di authoring. Offri agli sviluppatori opzioni di distribuzione basate su API, mentre i team di contenuti mantengono le funzionalità di collaborazione, governance e anteprima.

Questa combinazione offre alle organizzazioni un modo pratico per testare i requisiti del CMS rispetto ai flussi di lavoro reali. I team di contenuti possono valutare l’esperienza quotidiana, mentre gli sviluppatori e il reparto IT valutano in che modo la stessa piattaforma supporti le integrazioni, i nuovi canali e la crescita a lungo termine.

Scegliete un CMS adatto alla vostra organizzazione

Un processo di valutazione non ha lo scopo di produrre un unico numero che scelga automaticamente un CMS per voi. Si tratta di uno strumento decisionale che aiuta il vostro team a considerare tutte le funzionalità di ciascuna piattaforma e a valutare in modo consapevole i relativi punti di forza e di debolezza. Il CMS con il punteggio più alto non è necessariamente la scelta giusta se non soddisfa un requisito su cui la vostra organizzazione non può scendere a compromessi.

Identificando non solo i vostri requisiti, ma anche il modo in cui questi si influenzano a vicenda, avrete maggiori possibilità di scegliere un CMS che si adatti sia al vostro progetto immediato sia alla vostra strategia di contenuti a lungo termine. La piattaforma giusta dovrebbe supportare il modo in cui i vostri team lavorano oggi senza rendere inutilmente difficili i futuri canali, le integrazioni o le esigenze di governance.

Esplora le funzionalità CMS di Liferay DXP per scoprire come la creazione di contenuti, la governance e la distribuzione multicanale si integrano in un’unica piattaforma.

Domande frequenti

Quali criteri dovresti utilizzare per valutare un CMS?

Valutate la creazione dei contenuti, la modellazione dei contenuti, il riutilizzo, i flussi di lavoro, le autorizzazioni, le integrazioni, l’architettura, la sicurezza, la scalabilità, la localizzazione, l’accessibilità, il costo totale, il supporto del fornitore e la capacità del CMS di soddisfare i vostri casi d’uso specifici. L’importanza di ciascuna categoria dipenderà dalla vostra organizzazione.

Chi dovrebbe partecipare alla valutazione di un CMS?

Una valutazione del CMS dovrebbe includere rappresentanti dei team che utilizzeranno, gestiranno, implementeranno e amministreranno la piattaforma. Solitamente sono coinvolti i responsabili dei contenuti, del marketing, dello sviluppo, dell’IT, della sicurezza, degli acquisti, dell’ufficio legale e le parti interessate a livello regionale o delle unità aziendali.

Come è possibile confrontare oggettivamente le piattaforme CMS?

Utilizzate gli stessi requisiti, la stessa scala di valutazione, gli stessi pesi, gli stessi casi d’uso e le stesse attività dimostrative per ogni fornitore. Documentate le motivazioni alla base di ogni punteggio e stabilite le priorità prima dell’inizio delle dimostrazioni dei prodotti, in modo che una funzionalità di grande effetto non metta in secondo piano requisiti più importanti.

È meglio valutare un CMS tradizionale, headless o ibrido?

L’architettura giusta dipende dai vostri canali, dalle risorse di sviluppo, dalle esigenze editoriali e dai requisiti di integrazione. I sistemi tradizionali legano strettamente la gestione dei contenuti alla presentazione, i sistemi headless distribuiscono i contenuti tramite API, mentre gli approcci ibridi combinano la distribuzione tramite API con strumenti di authoring visivo e di creazione di siti.

Perché è importante un proof of concept del CMS?

Un proof of concept consente al vostro team di testare flussi di lavoro critici, integrazioni, modelli di contenuto e ipotesi tecniche in condizioni realistiche. Può rivelare esigenze di configurazione, personalizzazione, formazione o implementazione che potrebbero non essere evidenti in una dimostrazione standard.