Como avaliar um CMS em 5 etapas

Introdução

A seguir, apresentamos uma estrutura prática para comparar sistemas de gerenciamento de conteúdo.

O processo de avaliação desses sistemas pode variar amplamente, dependendo da cultura da sua organização e das personalidades da equipe de gerenciamento de projetos. Ao estabelecer uma abordagem padronizada de avaliação, você pode otimizar o processo de aquisição, analisar as plataformas de CMS em igualdade de condições e criar um registro de pontuações que possa ser revisado à medida que os requisitos mudarem.

O objetivo não é simplesmente encontrar o CMS com a lista mais extensa de recursos. É identificar a plataforma que se adapta à forma como suas equipes criam, gerenciam, distribuem e mantêm o conteúdo atualmente, ao mesmo tempo em que oferece suporte aos canais e casos de uso que possam ser adicionados posteriormente. Essas cinco etapas podem ajudar sua equipe a transformar essas necessidades em critérios claros, comparar fornecedores de maneira consistente e validar os resultados antes de tomar uma decisão final.

1. Defina os critérios de avaliação do CMS

A definição dos critérios de avaliação começa com a coleta de requisitos no início de um projeto. Pegue as solicitações dos usuários e divida-as em categorias claras, com uma lista de recursos dentro de cada uma. Esses recursos devem ser fáceis de definir e medir. Por exemplo, “boa interface de usuário” não é um requisito útil, mas “os autores de conteúdo podem criar, visualizar e publicar uma página com componentes reutilizáveis sem o suporte de desenvolvedores” é melhor.

Uma avaliação de CMS geralmente deve abranger as seguintes áreas:

• Criação de conteúdo e experiência editorial. Avalie se os autores e profissionais de marketing podem criar, visualizar, programar e publicar conteúdo sem suporte desnecessário de desenvolvedores.
• Modelagem e reutilização de conteúdo. Examine como o CMS lida com tipos de conteúdo, campos, metadados, taxonomias, relações e conteúdo reutilizável entre páginas e canais.
• Governança e fluxo de trabalho. Compare permissões, fluxos de trabalho de aprovação, trilhas de auditoria, controle de versão, regras de publicação e suporte para equipes centralizadas e distribuídas.
• Arquitetura, integrações e entrega. Determine se uma abordagem tradicional, headless ou híbrida atende às suas necessidades e, em seguida, analise APIs, extensibilidade, ferramentas de desenvolvimento e integrações.
• Segurança, escalabilidade e desempenho. Avalie a autenticação, o acesso baseado em funções, a conformidade, a hospedagem, o backup e a recuperação, as práticas de atualização, a disponibilidade e as demandas de tráfego esperadas.
• Localização e acessibilidade. Analise o gerenciamento de idiomas, os fluxos de trabalho de tradução, as permissões regionais, os ativos localizados e o suporte aos seus requisitos de acessibilidade.
• Custo total e suporte do fornecedor. Leve em conta o custo total de propriedade, incluindo licenciamento, implementação, migração, hospedagem, personalização, treinamento, manutenção, atualizações, documentação, suporte e o ecossistema de parceiros.

Essas áreas podem ser organizadas de maneira diferente para refletir seu projeto. Apenas tome cuidado para não ignorar requisitos que não estejam vinculados a um recurso visível. Um CMS pode apresentar bom desempenho em uma demonstração, mas criar restrições de longo prazo em relação à governança, integração, custo ou reutilização de conteúdo.

2. Pontue e pondere seus requisitos

Quantificar o processo de avaliação torna a comparação mais fácil e precisa. Cada fornecedor deve ser avaliado separadamente com a mesma tabela de critérios e, em seguida, classificado em uma escala numérica consistente. As partes interessadas podem se apegar a um recurso específico de um CMS e defendê-lo sem considerar a solidez geral dessa solução. Quantificar seus critérios garante que você esteja atribuindo peso ao conjunto completo de requisitos.

Elabore sua tabela de critérios a partir dos requisitos coletados das equipes de conteúdo, marketing, TI, desenvolvimento, segurança, jurídico e outras equipes envolvidas. Separe os requisitos inegociáveis das preferências antes que os fornecedores iniciem suas demonstrações. Uma escala simples de 1 a 5 pode funcionar, desde que todos concordem com o significado de cada pontuação e registrem as evidências que a sustentam.

Depois de obter os valores numéricos, você terá uma visão mais profunda dos pontos fortes e fracos de cada CMS. É possível comparar fornecedores por categoria, pela pontuação composta total ou ponderando os critérios mais importantes para o seu projeto. Por exemplo, se um CMS receber nota 4 em um requisito com peso de 5, esse requisito contribuiria com 20 pontos para a pontuação ponderada.

3. Elabore casos de uso do CMS para testar

Durante o processo inicial de pesquisa, as equipes de vendas e marketing dos fornecedores provavelmente apresentarão todos os cenários possíveis de como suas plataformas podem ser utilizadas. Casos de uso realistas ajudam a filtrar o ruído e manter a avaliação focada no que é importante para sua organização.

• Escolha casos de uso representativos. Comece com um fluxo de trabalho prioritário e adicione um pequeno número de cenários que exponham diferentes requisitos. Peça aos fornecedores que mostrem como um autor cria e publica uma página, como um revisor a aprova, como o conteúdo estruturado é reutilizado ou como uma versão localizada é gerenciada.
• Use conteúdo e funções realistas. Uma demonstração genérica do produto pode ocultar etapas desnecessárias. Use seus próprios exemplos de conteúdo e atribua as mesmas tarefas aos tipos de usuários que as realizarão após a implementação.
• Defina um cronograma. Determine o cronograma do seu projeto antes de analisar as soluções e, em seguida, priorize os recursos de que você precisará durante as etapas iniciais de implementação. Isso garante que você considere funcionalidades futuras sem sacrificar os recursos de que precisa em primeiro lugar.

Um site independente pode não precisar das mesmas integrações, do mesmo modelo de governança ou da mesma distribuição multicanal que um programa de conteúdo global. Testar os cenários que correspondem ao seu escopo real facilita a distinção de diferenças significativas entre as opções de CMS.

4. Compare as opções de CMS em diferentes níveis

Existem três níveis diferentes que você pode e deve usar durante sua avaliação.

Pontuação geral

Depois que todos os fornecedores tiverem sido analisados, observe a pontuação geral de cada CMS. Analise também a distribuição das pontuações ao longo da tabela. É possível que um fornecedor tenha uma pontuação total alta, mas ainda assim receba várias pontuações baixas. Buscar uma distribuição equilibrada de resultados sólidos ajuda a revelar o equilíbrio geral da plataforma.

Pontuação por categoria

Cada CMS também pode ser comparado por categoria, como criação de conteúdo, modelagem de conteúdo, governança, integrações, segurança e custo total. Comparar as pontuações nas categorias mais importantes para o seu projeto oferece uma visão mais aprofundada para a tomada de decisão. Um fornecedor com a maior pontuação geral ainda pode ter uma pontuação mais baixa na categoria que mais importa para a sua organização.

Pontuação ponderada

Alguns critérios serão mais importantes para o seu projeto do que outros. Um fornecedor pode ter um bom desempenho em vários requisitos de baixa prioridade, mas um desempenho ruim em um requisito crítico, enquanto outro pode apresentar o oposto. Nesse caso, o total não ponderado pode distorcer a avaliação da melhor opção. Aplique as ponderações estabelecidas antes da avaliação para que a pontuação final reflita suas prioridades reais.

5. Valide as pontuações por meio de uma avaliação qualitativa

Depois que sua equipe tiver analisado as pontuações quantitativas, contrabalançe-as com uma análise qualitativa. Isso deve incluir uma discussão sobre as pontuações finais, as evidências por trás delas e uma combinação dos seguintes elementos:

• Demonstração do produto baseada em tarefas
• Prova de conceito
• Versão de teste do software ou ambiente de teste
• Contato com clientes de referência
• Análise de segurança e arquitetura
• Contribuição dos parceiros de implementação

Para essas discussões, envolva partes interessadas de vários departamentos para levar em conta as preocupações de todos os usuários finais. Equipes de conteúdo e profissionais de marketing podem avaliar a usabilidade e a governança, enquanto desenvolvedores e a equipe de TI podem avaliar a arquitetura, as integrações, a implantação e a facilidade de manutenção. Equipes de segurança, compras, jurídica e regionais também podem precisar confirmar se o CMS atende aos requisitos da organização.

Peça a cada fornecedor que realize as mesmas tarefas e explique qualquer configuração, personalização ou produtos adicionais necessários. Uma demonstração bem elaborada pode mostrar que um recurso existe. Uma prova de conceito pode mostrar se ele funciona nas condições que são importantes para sua organização.

Como o Liferay DXP atende às prioridades de avaliação de CMS

O CMS certo deve fazer com que os recursos que você avaliou pareçam interligados na prática. O Liferay DXP reúne criação, governança, reutilização e entrega de conteúdo para que as equipes possam gerenciar todo o ciclo de vida do conteúdo sem tratar cada requisito como um projeto separado.

• Conteúdo estruturado e modelagem flexível. Use estruturas predefinidas ou crie modelos de conteúdo personalizados que possam se adaptar à medida que os produtos, serviços e requisitos de conteúdo mudam.
• Conteúdo e ativos centralizados. Gerencie conteúdo da web, documentos, imagens, vídeos e outros arquivos em um único lugar para que as equipes possam encontrar e reutilizar o que precisam.
• Fluxos de trabalho e governança. Encaminhe o conteúdo aos revisores certos, aplique permissões granulares, imponha padrões de conteúdo e mantenha controles de versão e ciclo de vida.
• Distribuição em vários sites e canais. Publique e reutilize conteúdo em sites, portais, lojas virtuais, intranets e outros canais digitais
• Flexibilidade “headless” com experiência de criação. Ofereça aos desenvolvedores opções de entrega baseadas em API, enquanto as equipes de conteúdo mantêm os recursos de colaboração, governança e visualização prévia.

Essa combinação oferece às organizações uma maneira prática de testar os requisitos do CMS em relação a fluxos de trabalho reais. As equipes de conteúdo podem avaliar a experiência no dia a dia, enquanto desenvolvedores e a equipe de TI avaliam como a mesma plataforma oferece suporte a integrações, novos canais e crescimento a longo prazo.

Escolha um CMS adequado à sua organização

Um processo de avaliação não tem como objetivo produzir um único número que escolha automaticamente um CMS para você. Trata-se de uma ferramenta de tomada de decisão que ajuda sua equipe a considerar todos os recursos de cada plataforma e a avaliar de forma consciente seus pontos fortes e fracos. O CMS com a pontuação mais alta não é necessariamente a escolha certa se ele não atender a um requisito em que sua organização não pode abrir mão.

Ao identificar não apenas seus requisitos, mas também como esses requisitos se influenciam mutuamente, é mais provável que você escolha um CMS que se adapte tanto ao seu projeto imediato quanto à sua estratégia de conteúdo de longo prazo. A plataforma certa deve dar suporte à forma como suas equipes trabalham hoje, sem tornar desnecessariamente difíceis futuros canais, integrações ou necessidades de governança.

Explore os recursos de CMS do Liferay DXP para ver como a criação de conteúdo, a governança e a distribuição multicanal se unem em uma única plataforma.

Perguntas frequentes

Quais critérios você deve usar para avaliar um CMS?

Avalie a criação de conteúdo, a modelagem de conteúdo, a reutilização, os fluxos de trabalho, as permissões, as integrações, a arquitetura, a segurança, a escalabilidade, a localização, a acessibilidade, o custo total, o suporte do fornecedor e a capacidade do CMS de atender aos seus casos de uso específicos. A importância de cada categoria dependerá da sua organização.

Quem deve participar da avaliação de um CMS?

A avaliação de um CMS deve incluir representantes das equipes que irão usar, gerenciar, implementar e governar a plataforma. Isso geralmente inclui partes interessadas das áreas de conteúdo, marketing, desenvolvimento, TI, segurança, compras, jurídico e regionais ou de unidades de negócios.

Como comparar plataformas de CMS de forma objetiva?

Utilize os mesmos requisitos, escala de pontuação, pesos, casos de uso e tarefas de demonstração para todos os fornecedores. Registre as evidências por trás de cada pontuação e estabeleça prioridades antes do início das demonstrações de produtos, para que um recurso impressionante não ofusque requisitos mais importantes.

Você deve avaliar um CMS tradicional, headless ou híbrido?

A arquitetura certa depende de seus canais, recursos de desenvolvimento, necessidades editoriais e requisitos de integração. Os sistemas tradicionais conectam o gerenciamento de conteúdo intimamente à apresentação; os sistemas headless entregam conteúdo por meio de APIs; e as abordagens híbridas combinam a entrega por API com ferramentas de criação visual e construção de sites.

Por que uma prova de conceito de CMS é importante?

Uma prova de conceito permite que sua equipe teste fluxos de trabalho críticos, integrações, modelos de conteúdo e premissas técnicas em condições realistas. Ela pode revelar necessidades de configuração, personalização, treinamento ou implementação que talvez não fiquem evidentes em uma demonstração padrão.