Cómo evaluar un CMS en 5 pasos

Introducción

A continuación se presenta un marco práctico para comparar sistemas de gestión de contenidos.

El proceso de evaluación de los sistemas de gestión de contenidos puede variar considerablemente en función de la cultura de su organización y de las personalidades de su equipo de gestión de proyectos. Al establecer un enfoque de evaluación estandarizado, podrá agilizar el proceso de adquisición, analizar las plataformas CMS en igualdad de condiciones y crear un registro de puntuaciones al que se pueda recurrir a medida que cambien los requisitos.

El objetivo no es simplemente encontrar el CMS con la lista de funciones más extensa. Se trata de identificar la plataforma que se adapte a la forma en que sus equipos crean, gestionan, publican y mantienen el contenido en la actualidad, al tiempo que da soporte a los canales y casos de uso que pueda añadir más adelante. Estos cinco pasos pueden ayudar a su equipo a convertir esas necesidades en criterios claros, comparar proveedores de forma coherente y validar los resultados antes de tomar una decisión definitiva.

1. Definir los criterios de evaluación del CMS

La definición de los criterios de evaluación comienza con la recopilación de requisitos al inicio de un proyecto. Toma las solicitudes de los usuarios y divídelas en categorías claras, con una lista de capacidades dentro de cada una. Estas capacidades deben ser fáciles de definir y medir. Por ejemplo, «una buena interfaz de usuario» no es un requisito útil, pero «los autores de contenido pueden crear, previsualizar y publicar una página con componentes reutilizables sin necesidad de ayuda de los desarrolladores» es mejor.

Una evaluación de un CMS suele abarcar las siguientes áreas:

• Creación de contenido y experiencia editorial. Evalúa si los autores y los profesionales del marketing pueden crear, previsualizar, programar y publicar contenido sin ayuda innecesaria de los desarrolladores.
• Modelado y reutilización de contenidos. Examina cómo gestiona el CMS los tipos de contenido, los campos, los metadatos, las taxonomías, las relaciones y el contenido reutilizable entre páginas y canales.
• Gobernanza y flujo de trabajo. Compara los permisos, los flujos de trabajo de aprobación, los registros de auditoría, el control de versiones, las reglas de publicación y la compatibilidad con equipos centralizados y distribuidos.
• Arquitectura, integraciones y distribución. Determina si un enfoque tradicional, «headless» o híbrido se adapta a tus necesidades y, a continuación, revisa las API, la extensibilidad, las herramientas para desarrolladores y las integraciones.
• Seguridad, escalabilidad y rendimiento. Evalúa la autenticación, el acceso basado en roles, el cumplimiento normativo, el alojamiento, las copias de seguridad y la recuperación, las prácticas de actualización, la disponibilidad y las demandas de tráfico previstas.
• Localización y accesibilidad. Revisa la gestión de idiomas, los flujos de trabajo de traducción, los permisos regionales, los activos localizados y la compatibilidad con tus requisitos de accesibilidad.
• Coste total y soporte del proveedor. Ten en cuenta el coste total de propiedad, incluyendo licencias, implementación, migración, alojamiento, personalización, formación, mantenimiento, actualizaciones, documentación, soporte y el ecosistema de socios.

Estas áreas pueden organizarse de forma diferente para adaptarse a su proyecto. Solo hay que tener cuidado de no pasar por alto requisitos que no estén vinculados a una característica visible. Un CMS puede funcionar bien en una demostración, pero generar limitaciones a largo plazo en materia de gobernanza, integración, coste o reutilización de contenidos.

2. Puntúa y pondera tus requisitos

Cuantificar el proceso de evaluación hace que la comparación sea más fácil y precisa. Cada proveedor debe evaluarse por separado con la misma tabla de criterios y, a continuación, puntuarse en una escala numérica coherente. Las partes interesadas pueden fijarse en una característica concreta de un CMS y defenderla sin tener en cuenta la solidez general de esa solución. Cuantificar los criterios garantiza que se esté dando importancia al conjunto completo de requisitos.

Elabora tu tabla de criterios a partir de los requisitos recopilados de los equipos de contenido, marketing, TI, desarrollo, seguridad, jurídico y otros equipos afectados. Separa los requisitos innegociables de las preferencias antes de que los proveedores comiencen sus demostraciones. Una escala sencilla del 1 al 5 puede funcionar, siempre que todos estén de acuerdo en lo que significa cada puntuación y se registren las pruebas que la respalden.

Una vez que dispongas de valores numéricos, obtendrás una visión más profunda de los puntos fuertes y débiles de cada CMS. Puedes comparar a los proveedores por categoría, por puntuación compuesta total o ponderando los criterios que sean más importantes para tu proyecto. Por ejemplo, si un CMS obtiene una puntuación de 4 en un requisito con una ponderación de 5, ese requisito aportaría 20 puntos a la puntuación ponderada.

3. Elabora casos de uso del CMS para realizar pruebas

Durante el proceso de investigación inicial, es probable que los equipos de ventas y marketing de los proveedores presenten todos los escenarios posibles sobre cómo se pueden utilizar sus plataformas. Los casos de uso realistas ayudan a filtrar la información superflua y a mantener la evaluación centrada en lo que importa a tu organización.

• Elige casos de uso representativos. Empieza por un flujo de trabajo prioritario y añade un pequeño número de escenarios que pongan de manifiesto diferentes requisitos. Pide a los proveedores que muestren cómo un autor crea y publica una página, cómo la aprueba un revisor, cómo se reutiliza el contenido estructurado o cómo se gestiona una versión localizada.
• Utiliza contenido y roles realistas. Una demostración genérica del producto puede ocultar pasos innecesarios. Utiliza tus propios ejemplos de contenido y asigna las mismas tareas a los tipos de usuarios que las realizarán tras la implementación.
• Establezca un calendario. Determine el calendario de su proyecto antes de evaluar las soluciones y, a continuación, priorice las capacidades que necesitará durante las fases iniciales de implementación. Esto garantiza que tenga en cuenta la funcionalidad futura sin sacrificar las capacidades que necesita en primer lugar.

Es posible que
un sitio web independiente no necesite las mismas integraciones, el mismo modelo de gobernanza ni la misma distribución multicanal que un programa de contenido global. Probar los escenarios que se ajusten a tu alcance real facilita distinguir las diferencias significativas entre las opciones de CMS.

4. Compara las opciones de CMS en diferentes niveles

Hay tres niveles diferentes que puede y debe utilizar durante su evaluación.

Puntuación global

Una vez analizados todos los proveedores, fíjate en la puntuación global de cada CMS. Revisa también la distribución de las puntuaciones a lo largo de la tabla. Es posible que un proveedor tenga una puntuación total alta y, aun así, reciba varias puntuaciones bajas. Buscar una distribución uniforme de resultados sólidos ayuda a revelar el equilibrio general de la plataforma.

Puntuación por categoría

Cada CMS también puede compararse por categorías, como la creación de contenidos, el modelado de contenidos, la gobernanza, las integraciones, la seguridad y el coste total. Comparar las puntuaciones en las categorías más importantes para su proyecto le proporcionará una visión más detallada a la hora de tomar la decisión. Un proveedor con la puntuación global más alta puede, aun así, obtener una puntuación más baja en la categoría que más importa a su organización.

Puntuación ponderada

Algunos criterios serán más importantes para su proyecto que otros. Un proveedor puede obtener una buena puntuación en varios requisitos de baja prioridad, pero una mala en uno crítico, mientras que otro puede hacer lo contrario. En ese caso, el total no ponderado puede dar una imagen errónea de cuál es la mejor opción. Aplique las ponderaciones establecidas antes de la evaluación para que la puntuación final refleje sus prioridades reales.

5. Valida las puntuaciones mediante una evaluación cualitativa

Una vez que su equipo haya revisado las puntuaciones cuantitativas, contrarréstelas con una revisión cualitativa. Esta debería incluir un debate sobre las puntuaciones finales, las pruebas en las que se basan y una combinación de los siguientes elementos:

• Demostración del producto basada en tareas
• Prueba de concepto
• Prueba del software o entorno de pruebas
• Contacto con clientes de referencia
• Revisión de la seguridad y la arquitectura
• Aportaciones de los socios de implementación

Para estas conversaciones, involucra a las partes interesadas de varios departamentos para tener en cuenta las preocupaciones de todos los usuarios finales. Los equipos de contenido y de marketing pueden evaluar la usabilidad y la gobernanza, mientras que los desarrolladores y el departamento de TI pueden valorar la arquitectura, las integraciones, la implementación y la facilidad de mantenimiento. Es posible que los equipos de seguridad, compras, asuntos jurídicos y regionales también tengan que confirmar que el CMS cumple con los requisitos de la organización.

Pide a cada proveedor que realice las mismas tareas y explique cualquier configuración, personalización o producto adicional que sea necesario. Una demostración bien elaborada puede mostrar que una función existe. Una prueba de concepto puede demostrar si funciona en las condiciones que importan a tu organización.

Cómo Liferay DXP respalda las prioridades de evaluación de un CMS

El CMS adecuado debe hacer que las capacidades que ha evaluado se integren en la práctica. Liferay DXP aúna la creación, la gobernanza, la reutilización y la distribución de contenidos, de modo que los equipos puedan gestionar el ciclo de vida completo del contenido sin tratar cada requisito como un proyecto independiente.

• Contenido estructurado y modelado flexible. Utiliza estructuras predefinidas o crea modelos de contenido personalizados que puedan adaptarse a medida que cambien los productos, los servicios y los requisitos de contenido.
• Contenido y activos centralizados. Gestiona el contenido web, los documentos, las imágenes, los vídeos y otros archivos en un único lugar para que los equipos puedan encontrar y reutilizar lo que necesitan.
• Flujos de trabajo y gobernanza. Dirija el contenido a los revisores adecuados, aplique permisos granulares, haga cumplir las normas de contenido y mantenga controles de versión y del ciclo de vida.
• Distribución multisitio y multicanal. Publica y reutiliza contenido en sitios web, portales, tiendas online, intranets y otros canales digitales.
• Flexibilidad «headless» con una experiencia de creación de contenidos. Ofrece a los desarrolladores opciones de publicación basadas en API, mientras que los equipos de contenido conservan las capacidades de colaboración, gobernanza y vista previa.

Esta combinación ofrece a las organizaciones una forma práctica de poner a prueba los requisitos del CMS frente a flujos de trabajo reales. Los equipos de contenido pueden evaluar la experiencia diaria, mientras que los desarrolladores y el departamento de TI valoran cómo la misma plataforma da soporte a las integraciones, los nuevos canales y el crecimiento a largo plazo.

Elige un CMS que se adapte a tu organización

Un proceso de evaluación no tiene como objetivo generar una cifra única que elija automáticamente un CMS por ti. Se trata de una herramienta de toma de decisiones que ayuda a tu equipo a considerar todas las capacidades de cada plataforma y a sopesar de forma deliberada sus puntos fuertes y débiles. El CMS con la puntuación más alta no es necesariamente la elección adecuada si no cumple un requisito en el que tu organización no puede transigir.

Al identificar no solo tus requisitos, sino también cómo estos se influyen entre sí, tendrás más posibilidades de elegir un CMS que se adapte tanto a tu proyecto inmediato como a tu estrategia de contenido a largo plazo. La plataforma adecuada debe adaptarse a la forma en que tus equipos trabajan hoy en día sin complicar innecesariamente los futuros canales, integraciones o necesidades de gobernanza.

Explora las capacidades del CMS de Liferay DXP para ver cómo la creación de contenidos, la gestión y la distribución multicanal se unen en una sola plataforma.

Preguntas frecuentes

¿Qué criterios debes tener en cuenta a la hora de evaluar un CMS?

Evalúa la creación de contenidos, el modelado de contenidos, la reutilización, los flujos de trabajo, los permisos, las integraciones, la arquitectura, la seguridad, la escalabilidad, la localización, la accesibilidad, el coste total, el soporte técnico del proveedor y la capacidad del CMS para satisfacer tus casos de uso específicos. La importancia de cada categoría dependerá de tu organización.

¿Quiénes deberían participar en la evaluación de un CMS?

En la evaluación de un CMS deben participar representantes de los equipos que vayan a utilizar, gestionar, implementar y supervisar la plataforma. Por lo general, esto incluye a responsables de contenidos, marketing, desarrollo, TI, seguridad, compras, asuntos jurídicos y a las partes interesadas de las unidades regionales o de negocio.

¿Cómo se pueden comparar las plataformas CMS de forma objetiva?

Utilice los mismos requisitos, escala de puntuación, ponderaciones, casos de uso y tareas de demostración para todos los proveedores. Registre los fundamentos de cada puntuación y establezca prioridades antes de que comiencen las demostraciones de los productos, para que una característica impresionante no eclipse requisitos más importantes.

¿Deberías evaluar un CMS tradicional, «headless» o híbrido?

La arquitectura adecuada depende de sus canales, recursos de desarrollo, necesidades editoriales y requisitos de integración. Los sistemas tradicionales vinculan estrechamente la gestión de contenidos con la presentación; los sistemas «headless» distribuyen el contenido a través de API; y los enfoques híbridos combinan la distribución mediante API con herramientas de creación visual y de construcción de sitios web.

¿Por qué es importante una prueba de concepto de un CMS?

Una prueba de concepto permite a su equipo poner a prueba flujos de trabajo críticos, integraciones, modelos de contenido y supuestos técnicos en condiciones realistas. Puede revelar necesidades de configuración, personalización, formación o implementación que quizá no resulten evidentes en una demostración estándar.