So bewerten Sie ein CMS in 5 Schritten

Einleitung

Im Folgenden wird ein praktischer Rahmen für den Vergleich von Content-Management-Systemen vorgestellt.

Der Bewertungsprozess für Content-Management-Systeme kann je nach Unternehmenskultur und den Persönlichkeiten Ihres Projektmanagementteams sehr unterschiedlich ausfallen. Durch die Festlegung eines standardisierten Bewertungsansatzes können Sie den Beschaffungsprozess optimieren, CMS-Plattformen auf einer einheitlichen Grundlage prüfen und eine Bewertungstabelle erstellen, auf die Sie zurückgreifen können, wenn sich die Anforderungen ändern.

Das Ziel besteht nicht einfach darin, das CMS mit der längsten Funktionsliste zu finden. Vielmehr geht es darum, die Plattform zu identifizieren, die zu der Art und Weise passt, wie Ihre Teams derzeit Inhalte erstellen, verwalten, bereitstellen und pflegen, und die gleichzeitig die Kanäle und Anwendungsfälle unterstützt, die Sie möglicherweise später hinzufügen werden. Diese fünf Schritte können Ihrem Team helfen, diese Anforderungen in klare Kriterien umzuwandeln, Anbieter einheitlich zu vergleichen und die Ergebnisse zu validieren, bevor eine endgültige Entscheidung getroffen wird.

1. CMS-Bewertungskriterien definieren

Die Definition von Bewertungskriterien beginnt mit der Erfassung der Anforderungen zu Beginn eines Projekts. Nehmen Sie die Anforderungen Ihrer Nutzer und unterteilen Sie diese in klare Kategorien mit einer Liste von Funktionen innerhalb jeder Kategorie. Diese Funktionen sollten leicht zu definieren und zu messen sein. Beispielsweise ist „gute Benutzeroberfläche“ keine hilfreiche Anforderung, aber „Inhaltsautoren können eine Seite mit wiederverwendbaren Komponenten ohne Unterstützung durch Entwickler erstellen, in der Vorschau anzeigen und veröffentlichen“ ist besser.

Eine CMS-Bewertung sollte in der Regel die folgenden Bereiche abdecken:

• Erstellung von Inhalten und redaktionelle Erfahrung. Bewerten Sie, ob Autoren und Marketingmitarbeiter Inhalte ohne unnötige Unterstützung durch Entwickler erstellen, in der Vorschau anzeigen, planen und veröffentlichen können.
• Inhaltsmodellierung und Wiederverwendung. Prüfen Sie, wie das CMS mit Inhaltstypen, Feldern, Metadaten, Taxonomien, Beziehungen und wiederverwendbaren Inhalten über Seiten und Kanäle hinweg umgeht.
• Governance und Workflow. Vergleichen Sie Berechtigungen, Genehmigungsworkflows, Prüfpfade, Versionskontrolle, Veröffentlichungsregeln sowie die Unterstützung für zentralisierte und verteilte Teams.
• Architektur, Integrationen und Bereitstellung. Stellen Sie fest, ob ein traditioneller, headless oder hybrider Ansatz Ihren Anforderungen entspricht, und prüfen Sie anschließend APIs, Erweiterbarkeit, Entwicklertools und Integrationen.
• Sicherheit, Skalierbarkeit und Leistung. Bewerten Sie Authentifizierung, rollenbasierten Zugriff, Compliance, Hosting, Sicherung und Wiederherstellung, Aktualisierungsverfahren, Verfügbarkeit sowie die zu erwartende Traffic-Auslastung.
• Lokalisierung und Barrierefreiheit. Prüfen Sie das Sprachmanagement, Übersetzungsworkflows, regionale Berechtigungen, lokalisierte Assets und die Unterstützung Ihrer Anforderungen an die Barrierefreiheit.
• Gesamtkosten und Anbieterunterstützung. Berücksichtigen Sie die Gesamtbetriebskosten, einschließlich Lizenzierung, Implementierung, Migration, Hosting, Anpassung, Schulung, Wartung, Upgrades, Dokumentation, Support und des Partner-Ökosystems.

Diese Bereiche können je nach Ihrem Projekt unterschiedlich gegliedert werden. Achten Sie jedoch darauf, keine Anforderungen zu übersehen, die nicht mit einer sichtbaren Funktion verbunden sind. Ein CMS kann in einer Demo zwar gut abschneiden, langfristig jedoch Einschränkungen hinsichtlich Governance, Integration, Kosten oder der Wiederverwendung von Inhalten mit sich bringen.

2. Bewerten und gewichten Sie Ihre Anforderungen

Die Quantifizierung des Bewertungsprozesses macht den Vergleich einfacher und genauer. Jeder Anbieter sollte separat anhand derselben Kriterientabelle bewertet und anschließend auf einer einheitlichen numerischen Skala eingestuft werden. Stakeholder können sich auf eine bestimmte Funktion in einem CMS fixieren und dafür plädieren, ohne die Gesamtstärke dieser Lösung zu berücksichtigen. Die Quantifizierung Ihrer Kriterien stellt sicher, dass Sie allen Anforderungen das richtige Gewicht beimessen.

Erstellen Sie Ihre Kriterientabelle auf der Grundlage der Anforderungen, die Sie von den Teams aus den Bereichen Content, Marketing, IT, Entwicklung, Sicherheit, Recht und anderen betroffenen Bereichen gesammelt haben. Trennen Sie nicht verhandelbare Anforderungen von Präferenzen, bevor die Anbieter mit ihren Vorführungen beginnen. Eine einfache Skala von 1 bis 5 kann funktionieren, vorausgesetzt, alle sind sich darüber einig, was die einzelnen Bewertungen bedeuten, und dokumentieren die entsprechenden Belege.

Sobald Sie über numerische Werte verfügen, erhalten Sie tiefere Einblicke in die Stärken und Schwächen der einzelnen CMS. Sie können Anbieter nach Kategorien, nach der Gesamtpunktzahl oder durch Gewichtung der für Ihr Projekt wichtigsten Kriterien vergleichen. Wenn ein CMS beispielsweise bei einer Anforderung mit einer Gewichtung von 5 die Note 4 erhält, würde diese Anforderung 20 Punkte zur gewichteten Gesamtpunktzahl beitragen.

3. Erstellen Sie Anwendungsfälle für das CMS zum Testen

Während des anfänglichen Rechercheprozesses werden die Vertriebs- und Marketingteams der Anbieter wahrscheinlich jedes nur denkbare Szenario präsentieren, wie ihre Plattformen genutzt werden können. Realistische Anwendungsfälle helfen dabei, das Unwesentliche auszusortieren und die Bewertung auf das zu konzentrieren, was für Ihr Unternehmen wichtig ist.

• Wählen Sie repräsentative Anwendungsfälle aus. Beginnen Sie mit einem vorrangigen Arbeitsablauf und fügen Sie eine kleine Anzahl von Szenarien hinzu, die unterschiedliche Anforderungen aufzeigen. Bitten Sie die Anbieter, zu demonstrieren, wie ein Autor eine Seite erstellt und veröffentlicht, wie ein Prüfer sie freigibt, wie strukturierte Inhalte wiederverwendet werden oder wie eine lokalisierte Version verwaltet wird.
• Verwenden Sie realistische Inhalte und Rollen. Eine allgemeine Produkttour kann unnötige Schritte verschleiern. Nutzen Sie Ihre eigenen Inhaltsbeispiele und weisen Sie den Nutzertypen, die diese Aufgaben nach der Implementierung ausführen werden, genau dieselben Aufgaben zu.
• Legen Sie einen Zeitplan fest. Legen Sie Ihren Projektzeitplan fest, bevor Sie Lösungen prüfen, und priorisieren Sie dann die Funktionen, die Sie in den ersten Implementierungsphasen benötigen. So stellen Sie sicher, dass Sie zukünftige Funktionen berücksichtigen, ohne dabei auf die Funktionen zu verzichten, die Sie zunächst benötigen.

Eine eigenständige Website benötigt möglicherweise nicht dieselben Integrationen, dasselbe Governance-Modell oder dieselbe Multichannel-Bereitstellung wie ein globales Content-Programm. Das Testen von Szenarien, die Ihrem tatsächlichen Umfang entsprechen, erleichtert es, wesentliche Unterschiede zwischen den verschiedenen CMS-Optionen zu erkennen.

4. Vergleichen Sie CMS-Optionen auf verschiedenen Ebenen

Es gibt drei verschiedene Ebenen, die Sie bei Ihrer Bewertung nutzen können und sollten.

Gesamtbewertung

Nachdem Sie alle Anbieter geprüft haben, betrachten Sie die Gesamtbewertung für jedes CMS. Überprüfen Sie auch die Verteilung der Bewertungen in der Tabelle. Es ist möglich, dass ein Anbieter eine hohe Gesamtbewertung aufweist, aber dennoch mehrere niedrige Bewertungen erhält. Achten Sie auf eine gleichmäßige Verteilung guter Ergebnisse, um die allgemeine Ausgewogenheit der Plattform zu erkennen.

Kategoriewertung

Jedes CMS lässt sich auch nach Kategorien vergleichen, beispielsweise Autorensystem, Content-Modellierung, Governance, Integrationen, Sicherheit und Gesamtkosten. Der Vergleich der Bewertungen in den für Ihr Projekt wichtigsten Kategorien liefert weitere Anhaltspunkte für Ihre Entscheidung. Ein Anbieter mit der höchsten Gesamtbewertung kann in der für Ihr Unternehmen wichtigsten Kategorie dennoch schlechter abschneiden.

Gewichtete Bewertung

Einige Kriterien sind für Ihr Projekt wichtiger als andere. Ein Anbieter schneidet möglicherweise bei mehreren Anforderungen mit niedriger Priorität gut ab, bei einer entscheidenden Anforderung jedoch schlecht, während bei einem anderen Anbieter das Gegenteil der Fall ist. In diesem Fall kann die ungewichtete Gesamtpunktzahl ein falsches Bild der besten Eignung vermitteln. Wenden Sie die vor der Bewertung festgelegten Gewichtungen an, damit die Endpunktzahl Ihre tatsächlichen Prioritäten widerspiegelt.

5. Überprüfen Sie die Bewertungen durch eine qualitative Bewertung

Nachdem Ihr Team die quantitativen Bewertungen durchgesehen hat, sollten Sie diese durch eine qualitative Überprüfung abgleichen. Diese sollte eine Diskussion der Endbewertungen, der ihnen zugrunde liegenden Belege sowie eine Kombination aus folgenden Elementen umfassen:

• Aufgabenbezogene Produktdemonstration
• Proof-of-Concept
• Software-Testversion oder Sandbox
• Kontaktaufnahme mit Referenzkunden
• Sicherheits- und Architekturprüfung
• Einbeziehung von Implementierungspartnern

Beziehen Sie bei diesen Gesprächen Stakeholder aus verschiedenen Abteilungen mit ein, um die Anliegen aller Endnutzer zu berücksichtigen. Content-Teams und Marketingmitarbeiter können die Benutzerfreundlichkeit und die Governance bewerten, während Entwickler und die IT-Abteilung die Architektur, Integrationen, Bereitstellung und Wartbarkeit beurteilen können. Auch die Teams aus den Bereichen Sicherheit, Beschaffung, Recht und regionale Abteilungen müssen möglicherweise bestätigen, dass das CMS die Anforderungen des Unternehmens erfüllt.

Bitten Sie jeden Anbieter, dieselben Aufgaben zu erledigen und alle erforderlichen Konfigurationen, Anpassungen oder Zusatzprodukte zu erläutern. Eine ausgefeilte Demonstration kann zeigen, dass eine Funktion vorhanden ist. Ein Proof of Concept kann zeigen, ob sie unter den für Ihr Unternehmen relevanten Bedingungen funktioniert.

Wie Liferay DXP die Prioritäten bei der CMS-Bewertung unterstützt

Das richtige CMS sollte dafür sorgen, dass sich die von Ihnen bewerteten Funktionen in der Praxis nahtlos miteinander verbinden. Liferay DXP vereint die Erstellung, Steuerung, Wiederverwendung und Bereitstellung von Inhalten, sodass Teams den gesamten Lebenszyklus von Inhalten verwalten können, ohne jede Anforderung als separates Projekt behandeln zu müssen.

• Strukturierte Inhalte und flexible Modellierung. Nutzen Sie vordefinierte Strukturen oder erstellen Sie benutzerdefinierte Inhaltsmodelle, die sich an veränderte Produkt-, Dienstleistungs- und Inhaltsanforderungen anpassen lassen.
• Zentralisierte Inhalte und Assets. Verwalten Sie Webinhalte, Dokumente, Bilder, Videos und andere Dateien an einem Ort, damit Teams das, was sie benötigen, finden und wiederverwenden können.
• Workflows und Governance. Leiten Sie Inhalte an die richtigen Prüfer weiter, wenden Sie detaillierte Berechtigungen an, setzen Sie Inhaltsstandards durch und gewährleisten Sie die Kontrolle über Versionen und den Lebenszyklus.
• Bereitstellung über mehrere Websites und Kanäle. Veröffentlichen und wiederverwenden Sie Inhalte über Websites, Portale, Online-Shops, Intranets und andere digitale Kanäle hinweg.
• Flexibilität eines Headless-CMS mit einer Autorenschnittstelle. Bieten Sie Entwicklern API-basierte Bereitstellungsoptionen, während Content-Teams weiterhin von Funktionen für Zusammenarbeit, Governance und Vorschau profitieren.

Diese Kombination bietet Unternehmen eine praktische Möglichkeit, CMS-Anforderungen anhand realer Arbeitsabläufe zu testen. Content-Teams können die tägliche Arbeitserfahrung bewerten, während Entwickler und die IT-Abteilung prüfen, wie dieselbe Plattform Integrationen, neue Kanäle und langfristiges Wachstum unterstützt.

Wählen Sie ein CMS, das zu Ihrem Unternehmen passt

Ein Bewertungsprozess dient nicht dazu, eine einzige Zahl zu ermitteln, die automatisch ein CMS für Sie auswählt. Es handelt sich um ein Entscheidungsinstrument, das Ihrem Team hilft, die gesamten Funktionen jeder Plattform zu berücksichtigen und ihre Stärken und Schwächen bewusst abzuwägen. Das CMS mit der höchsten Punktzahl ist nicht unbedingt die richtige Wahl, wenn es bei einer Anforderung, bei der Ihr Unternehmen keine Kompromisse eingehen kann, zu kurz greift.

Indem Sie nicht nur Ihre Anforderungen identifizieren, sondern auch, wie sich diese Anforderungen gegenseitig beeinflussen, ist es wahrscheinlicher, dass Sie ein CMS wählen, das sowohl zu Ihrem aktuellen Projekt als auch zu Ihrer langfristigen Content-Strategie passt. Die richtige Plattform sollte die heutige Arbeitsweise Ihrer Teams unterstützen, ohne zukünftige Kanäle, Integrationen oder Governance-Anforderungen unnötig zu erschweren.

Entdecken Sie die CMS-Funktionen von Liferay DXP und erfahren Sie, wie Content-Erstellung, Governance und Multichannel-Bereitstellung auf einer einzigen Plattform zusammenkommen.

Häufig gestellte Fragen

Anhand welcher Kriterien sollten Sie ein CMS bewerten?

Bewerten Sie die Erstellung von Inhalten, die Inhaltsmodellierung, die Wiederverwendung, Workflows, Berechtigungen, Integrationen, die Architektur, die Sicherheit, die Skalierbarkeit, die Lokalisierung, die Barrierefreiheit, die Gesamtkosten, den Anbieter-Support sowie die Fähigkeit des CMS, Ihre spezifischen Anwendungsfälle zu erfüllen. Die Gewichtung der einzelnen Kategorien hängt von Ihrer Organisation ab.

Wer sollte an einer CMS-Bewertung beteiligt sein?

An einer CMS-Bewertung sollten Vertreter der Teams beteiligt sein, die die Plattform nutzen, verwalten, implementieren und steuern werden. Dazu gehören in der Regel Akteure aus den Bereichen Content, Marketing, Entwicklung, IT, Sicherheit, Beschaffung, Recht sowie regionale oder geschäftsbereichsbezogene Interessengruppen.

Wie lassen sich CMS-Plattformen objektiv vergleichen?

Verwenden Sie für jeden Anbieter dieselben Anforderungen, Bewertungsskalen, Gewichtungen, Anwendungsfälle und Demonstrationsaufgaben. Halten Sie die Gründe für jede Bewertung fest und legen Sie Prioritäten fest, bevor die Produktdemonstrationen beginnen, damit eine beeindruckende Funktion wichtigere Anforderungen nicht in den Hintergrund drängt.

Sollten Sie ein traditionelles, ein Headless- oder ein hybrides CMS evaluieren?

Die richtige Architektur hängt von Ihren Kanälen, Entwicklerressourcen, redaktionellen Anforderungen und Integrationsanforderungen ab. Traditionelle Systeme verbinden das Content-Management eng mit der Darstellung, Headless-Systeme stellen Inhalte über APIs bereit, und hybride Ansätze kombinieren die API-Bereitstellung mit Tools zur visuellen Erstellung und zum Aufbau von Websites.

Warum ist ein CMS-Proof-of-Concept wichtig?

Ein Proof of Concept ermöglicht es Ihrem Team, kritische Arbeitsabläufe, Integrationen, Inhaltsmodelle und technische Annahmen unter realistischen Bedingungen zu testen. Dabei können Anforderungen hinsichtlich Konfiguration, Anpassung, Schulung oder Implementierung zutage treten, die bei einer Standarddemonstration möglicherweise nicht erkennbar sind.