Comment évaluer un CMS en 5 étapes

Introduction

Vous trouverez ci-après un cadre pratique permettant de comparer les systèmes de gestion de contenu.

Le processus d’évaluation de ces systèmes peut varier considérablement en fonction de la culture de votre organisation et de la personnalité des membres de votre équipe de gestion de projet. En définissant une approche d’évaluation standardisée, vous pouvez rationaliser le processus d’achat, examiner les plateformes CMS sur un pied d’égalité et créer un registre de notes pouvant être réexaminé à mesure que les besoins évoluent.

L’objectif n’est pas simplement de trouver le CMS proposant la liste de fonctionnalités la plus longue. Il s’agit d’identifier la plateforme qui correspond à la manière dont vos équipes créent, gèrent, diffusent et maintiennent le contenu aujourd’hui, tout en prenant en charge les canaux et les cas d’utilisation que vous pourriez ajouter ultérieurement. Ces cinq étapes peuvent aider votre équipe à traduire ces besoins en critères clairs, à comparer les fournisseurs de manière cohérente et à valider les résultats avant de prendre une décision finale.

1. Définir les critères d’évaluation du CMS

La définition des critères d’évaluation commence par la collecte des besoins dès le début d’un projet. Prenez les demandes de vos utilisateurs et répartissez-les en catégories claires, avec une liste de fonctionnalités pour chacune d’entre elles. Ces fonctionnalités doivent être faciles à définir et à mesurer. Par exemple, « une bonne interface utilisateur » n’est pas une exigence utile, mais « les auteurs de contenu peuvent créer, prévisualiser et publier une page à l’aide de composants réutilisables sans l’aide d’un développeur » est une meilleure formulation.

Une évaluation de CMS doit généralement couvrir les domaines suivants :

• Création de contenu et expérience éditoriale. Évaluez si les auteurs et les responsables marketing peuvent créer, prévisualiser, programmer et publier du contenu sans assistance inutile des développeurs.
• Modélisation et réutilisation du contenu. Examinez comment le CMS gère les types de contenu, les champs, les métadonnées, les taxonomies, les relations et le contenu réutilisable entre les pages et les canaux.
• Gouvernance et workflow. Comparez les autorisations, les workflows de validation, les pistes d’audit, le contrôle des versions, les règles de publication et la prise en charge des équipes centralisées et distribuées.
• Architecture, intégrations et diffusion. Déterminez si une approche traditionnelle, « headless » ou hybride répond à vos besoins, puis examinez les API, l’extensibilité, les outils de développement et les intégrations.
• Sécurité, évolutivité et performances. Évaluez l’authentification, l’accès basé sur les rôles, la conformité, l’hébergement, la sauvegarde et la restauration, les pratiques de mise à jour, la disponibilité et les besoins en trafic prévus.
• Localisation et accessibilité. Examinez la gestion des langues, les workflows de traduction, les autorisations régionales, les ressources localisées et la prise en charge de vos exigences en matière d’accessibilité.
• Coût total et assistance du fournisseur. Tenez compte du coût total de possession, y compris les licences, la mise en œuvre, la migration, l’hébergement, la personnalisation, la formation, la maintenance, les mises à niveau, la documentation, l’assistance et l’écosystème de partenaires.

Ces domaines peuvent être organisés différemment en fonction de votre projet. Veillez simplement à ne pas négliger les exigences qui ne sont pas liées à une fonctionnalité visible. Un CMS peut donner de bons résultats lors d’une démonstration tout en créant des contraintes à long terme en matière de gouvernance, d’intégration, de coût ou de réutilisation du contenu.

2. Notez et pondérez vos exigences

Quantifier le processus d’évaluation rend la comparaison plus facile et plus précise. Chaque fournisseur doit être évalué séparément à l’aide du même tableau de critères, puis noté selon une échelle numérique cohérente. Les parties prenantes peuvent s’attacher à une fonctionnalité particulière d’un CMS et la défendre sans tenir compte de la force globale de cette solution. La quantification de vos critères vous garantit de prendre en compte l’ensemble des exigences.

Élaborez votre grille d’évaluation à partir des exigences recueillies auprès des équipes chargées du contenu, du marketing, de l’informatique, du développement, de la sécurité, des affaires juridiques et des autres équipes concernées. Distinguez les exigences non négociables des préférences avant que les fournisseurs ne commencent leurs démonstrations. Une échelle simple de 1 à 5 peut suffire, à condition que tout le monde s’accorde sur la signification de chaque note et consigne les éléments justifiant celle-ci.

Une fois que vous disposez de valeurs numériques, vous bénéficiez d’une vision plus approfondie des forces et des faiblesses de chaque CMS. Vous pouvez comparer les fournisseurs par catégorie, par note composite totale ou en pondérant les critères les plus importants pour votre projet. Par exemple, si un CMS obtient la note de 4 pour une exigence pondérée à 5, cette exigence contribuera à hauteur de 20 points au score pondéré.

3. Élaborer des cas d’utilisation du CMS à tester

Au cours de la phase initiale de recherche, les équipes commerciales et marketing des fournisseurs vous présenteront probablement tous les scénarios d’utilisation possibles de leurs plateformes. Des cas d’utilisation réalistes permettent de faire le tri parmi toutes ces informations et de centrer l’évaluation sur ce qui importe à votre organisation.

• Choisissez des cas d’utilisation représentatifs. Commencez par un workflow prioritaire et ajoutez un petit nombre de scénarios mettant en évidence différentes exigences. Demandez aux fournisseurs de montrer comment un auteur crée et publie une page, comment un réviseur l’approuve, comment le contenu structuré est réutilisé ou comment une version localisée est gérée.
• Utilisez du contenu et des rôles réalistes. Une présentation générique du produit peut masquer des étapes superflues. Utilisez vos propres exemples de contenu et attribuez les mêmes tâches aux types d’utilisateurs qui seront amenés à les effectuer après la mise en œuvre.
• Définissez un calendrier. Déterminez le calendrier de votre projet avant d’examiner les solutions, puis hiérarchisez les fonctionnalités dont vous aurez besoin lors des premières phases de mise en œuvre. Cela vous permettra d’envisager les fonctionnalités futures sans sacrifier celles dont vous avez besoin en priorité.

Un site web autonome n’a peut-être pas besoin des mêmes intégrations, du même modèle de gouvernance ou de la même diffusion multicanal qu’un programme de contenu mondial. Tester les scénarios qui correspondent à votre périmètre réel permet de distinguer plus facilement les différences significatives entre les différentes options de CMS.

4. Comparez les options de CMS à différents niveaux

Il existe trois niveaux différents que vous pouvez et devez utiliser lors de votre évaluation.

Note globale

Une fois tous les fournisseurs passés en revue, examinez la note globale de chaque CMS. Analysez également la répartition des notes dans le tableau. Il est possible qu’un fournisseur affiche un total élevé tout en ayant reçu plusieurs notes faibles. Rechercher une répartition homogène des bons résultats permet de mettre en évidence l’équilibre global de la plateforme.

Note par catégorie

Chaque CMS peut également être comparé par catégorie, telle que la rédaction, la modélisation de contenu, la gouvernance, les intégrations, la sécurité et le coût total. Comparer les notes dans les catégories les plus importantes pour votre projet vous apporte un éclairage supplémentaire pour prendre votre décision. Un fournisseur affichant la note globale la plus élevée peut tout de même obtenir une note inférieure dans la catégorie qui compte le plus pour votre organisation.

Note pondérée

Certains critères auront plus d’importance pour votre projet que d’autres. Un fournisseur peut obtenir de bons résultats sur plusieurs exigences de faible priorité mais de mauvais résultats sur une exigence critique, tandis qu’un autre peut présenter la situation inverse. Dans ce cas, le total non pondéré peut donner une image trompeuse de la solution la mieux adaptée. Appliquez les pondérations établies avant l’évaluation afin que le score final reflète vos priorités réelles.

5. Valider les notes par une évaluation qualitative

Une fois que votre équipe a examiné les notes quantitatives, contrebalancez-les par une analyse qualitative. Celle-ci doit inclure une discussion sur les notes finales, les éléments qui les justifient, ainsi qu’un mélange des éléments suivants :

• Démonstration du produit axée sur des tâches
• Preuve de concept
• Essai du logiciel ou environnement de test
• Prise de contact avec des clients de référence
• Analyse de la sécurité et de l’architecture
• Contribution des partenaires de mise en œuvre

Pour ces discussions, faites intervenir des parties prenantes issues de plusieurs services afin de prendre en compte les préoccupations de tous les utilisateurs finaux. Les équipes de contenu et de marketing peuvent évaluer l’ergonomie et la gouvernance, tandis que les développeurs et les services informatiques peuvent se pencher sur l’architecture, les intégrations, le déploiement et la maintenabilité. Les équipes chargées de la sécurité, des achats, des affaires juridiques et des opérations régionales devront peut-être également confirmer que le CMS répond aux exigences de l’organisation.

Demandez à chaque fournisseur d’effectuer les mêmes tâches et d’expliquer toute configuration, personnalisation ou tout produit supplémentaire requis. Une démonstration soignée peut montrer qu’une fonctionnalité existe. Une validation de principe peut montrer si elle fonctionne dans les conditions qui importent à votre organisation.

Comment Liferay DXP répond aux priorités d’évaluation d’un CMS

Un CMS adapté doit permettre de relier concrètement les fonctionnalités que vous avez évaluées. Liferay DXP réunit la création, la gouvernance, la réutilisation et la diffusion de contenu, afin que les équipes puissent gérer l’intégralité du cycle de vie du contenu sans traiter chaque exigence comme un projet distinct.

• Contenu structuré et modélisation flexible. Utilisez des structures prédéfinies ou créez des modèles de contenu personnalisés capables de s’adapter à l’évolution des produits, des services et des exigences en matière de contenu.
• Contenu et ressources centralisés. Gérez le contenu web, les documents, les images, les vidéos et autres fichiers en un seul et même endroit afin que les équipes puissent trouver et réutiliser ce dont elles ont besoin.
• Workflows et gouvernance. Acheminez le contenu vers les bons réviseurs, appliquez des autorisations granulaires, faites respecter les normes de contenu et assurez le contrôle des versions et du cycle de vie.
• Diffusion multisite et multicanal. Publiez et réutilisez le contenu sur des sites web, des portails, des vitrines en ligne, des intranets et d’autres canaux numériques.
• Flexibilité «headless» associée à une expérience de création. Offrez aux développeurs des options de diffusion basées sur des API, tout en permettant aux équipes de contenu de conserver leurs capacités de collaboration, de gouvernance et de prévisualisation.

Cette combinaison offre aux organisations un moyen concret de tester les exigences d’un CMS par rapport à des workflows réels. Les équipes de contenu peuvent évaluer l’expérience au quotidien tandis que les développeurs et le service informatique évaluent comment cette même plateforme prend en charge les intégrations, les nouveaux canaux et la croissance à long terme.

Choisissez un CMS adapté à votre organisation

Un processus d’évaluation n’a pas pour but de produire un chiffre unique qui choisirait automatiquement un CMS à votre place. Il s’agit d’un outil d’aide à la décision qui permet à votre équipe d’examiner l’ensemble des capacités de chaque plateforme et d’évaluer de manière réfléchie leurs forces et leurs faiblesses. Le CMS ayant obtenu le meilleur score n’est pas nécessairement le bon choix s’il ne répond pas à une exigence sur laquelle votre organisation ne peut faire de compromis.

En identifiant non seulement vos exigences, mais aussi la manière dont celles-ci s’influencent mutuellement, vous aurez plus de chances de choisir un CMS adapté à la fois à votre projet immédiat et à votre stratégie de contenu à long terme. La plateforme idéale doit prendre en charge le mode de travail actuel de vos équipes sans compliquer inutilement la mise en place de futurs canaux, d’intégrations ou de besoins en matière de gouvernance.

Découvrez les fonctionnalités CMS de Liferay DXP pour voir comment la création de contenu, la gouvernance et la diffusion multicanal s’intègrent au sein d’une seule et même plateforme.

Foire aux questions

Quels critères faut-il prendre en compte pour évaluer un CMS ?

Évaluez la création de contenu, la modélisation du contenu, la réutilisation, les workflows, les autorisations, les intégrations, l’architecture, la sécurité, l’évolutivité, la localisation, l’accessibilité, le coût total, l’assistance fournie par le fournisseur et la capacité du CMS à répondre à vos cas d’utilisation spécifiques. L’importance accordée à chaque catégorie dépendra de votre organisation.

Qui doit participer à l’évaluation d’un CMS ?

Une évaluation de CMS doit inclure des représentants des équipes qui utiliseront, géreront, mettront en œuvre et piloteront la plateforme. Cela inclut généralement des acteurs des services de contenu, de marketing, de développement, de l’informatique, de la sécurité, des achats, du service juridique, ainsi que des responsables régionaux ou des unités opérationnelles.

Comment comparer objectivement les plateformes CMS ?

Utilisez les mêmes exigences, la même échelle de notation, les mêmes pondérations, les mêmes cas d’utilisation et les mêmes tâches de démonstration pour chaque fournisseur. Consignez les éléments justifiant chaque note et définissez vos priorités avant le début des démonstrations de produits, afin qu’une fonctionnalité impressionnante ne vienne pas occulter des exigences plus importantes.

Faut-il évaluer un CMS traditionnel, « headless » ou hybride ?

Le choix de l’architecture appropriée dépend de vos canaux de diffusion, de vos ressources en développement, de vos besoins éditoriaux et de vos exigences en matière d’intégration. Les systèmes traditionnels associent étroitement la gestion de contenu à la présentation, les systèmes « headless » diffusent le contenu via des API, tandis que les approches hybrides combinent la diffusion via API avec des outils de création visuelle et de construction de sites.

Pourquoi une preuve de concept d’un CMS est-elle importante ?

Une validation de principe permet à votre équipe de tester les workflows critiques, les intégrations, les modèles de contenu et les hypothèses techniques dans des conditions réalistes. Elle peut mettre en évidence des besoins en matière de configuration, de personnalisation, de formation ou de mise en œuvre qui ne seraient pas apparents lors d’une démonstration standard.