Key Takeaways
- Una sola plataforma en vez de un ecosistema fragmentado. Cerca de 100 sitios independientes, cada uno con su tecnología y su imagen, y una página con más de 1.000 enlaces sin jerarquía dan paso a 150 sites con una imagen corporativa coherente.
- La intranet sale a la calle. El nuevo gestor de identidades y el acceso móvil abren la intranet a los 40.000 agentes que trabajan sin puesto fijo, la mitad de la plantilla, que antes no podía usarla. Ahora pueden tramitar una intervención desde el coche, sin volver a comisaría.
- De años a días. Con las plantillas estándar, un portal nuevo se despliega en días. Antes hacía falta un pliego técnico, financiación y un desarrollo de uno a dos años.
- Seguridad y autonomía a la vez. Un sistema de permisos granular controla los accesos en toda la organización, mientras centenares de gestores de contenido administran sus propias secciones sin depender de informática.
Antecedentes
Policía Nacional de España es una institución pública con más de 200 años de historia y una plantilla de 80.000 funcionarios distribuidos por todo el territorio nacional. Su estructura es compleja, jerárquica y descentralizada, con unidades que abarcan desde la seguridad ciudadana hasta equipos de investigación de crimen organizado, pasando por operaciones aéreas, subterráneas y grandes dispositivos de orden público. Todas estas especializaciones y necesidades conviven bajo una misma cadena de mando.
Esa diversidad organizativa se había trasladado, con el tiempo, al plano digital. Cada unidad contaba con su propio portal, su propia tecnología y su propia lógica de administración. El resultado era un ecosistema fragmentado que nadie gobernaba de forma centralizada y que había crecido sin una visión de conjunto.
En 2019, la institución dio sus primeros pasos de mejora de la experiencia digital con Liferay a través del Portal del Aspirante, un proyecto web para gestionar el acceso a las pruebas de ingreso al cuerpo, que introdujo por primera vez un Sistema de Gestión de Contenidos (CMS) como herramienta de publicación orientada al ciudadano. Este primer contacto sentó las bases para abordar un desafío mucho mayor, que era la modernización integral de su comunicación interna.
Desafío
La modernización de la comunicación interna de Policía Nacional se enfrentaba a un escenario inicial muy exigente. En 2022, su intranet era un portal con 20 años de antigüedad basado en tecnologías obsoletas y bases de datos heredadas. Había sido concebida en su momento, como un desarrollo de software tradicional, de tal manera que se construía, se ponía en producción y, si no generaba incidencias, nadie volvía a actualizarlo.
El resultado era una página única con más de 1.000 enlaces acumulados sin jerarquía. Por debajo de ese portal convivían cerca de 100 sitios dependientes que concentraban varios problemas simultáneos:
- Cada sitio había sido desarrollado de forma independiente, con tecnología, imagen corporativa y sistema de administración propios.
- No existía un buscador global: la misma información podía estar repetida en hasta diez sitios distintos, sin forma eficiente de localizarla.
- La gestión de la información sensible en cada site era compleja. Al no existir un sistema centralizado, cada uno gestionaba los suyos de forma independiente y esto provocaba algunas dificultades.
La ausencia de una infraestructura unificada tenía además un impacto directo en la seguridad, un factor crítico para una institución que custodia datos de prácticamente toda la ciudadanía española. "No teníamos la capacidad de dar seguridad a los sites. Al no estar definidos en un mismo punto con la misma tecnología, cada uno tenía la seguridad que correspondía, o no había ningún tipo de seguridad", explica Bernardino Cortijo, Inspector de Policía. Jefe de proyecto de Policía Nacional.
A estos problemas se sumaba una limitación operativa. De los 80.000 funcionarios del cuerpo, aproximadamente 40.000 trabajan en la calle, en vehículos, sin un puesto de trabajo fijo. Sin un gestor de identidades que habilitara el acceso desde fuera de la red interna ni una arquitectura adaptada a dispositivos móviles, la intranet existente era inaccesible para la mitad de la plantilla.
Implementación
Para abordar el proyecto, Policía Nacional trabajó con Izertis como socio tecnológico durante 18 meses. En 12 meses de trabajo en el desarrollo e implantación y seis fueron dedicados a la puesta en funcionamiento. Para este proceso se creó un equipo mixto formado por perfiles técnicos de Izertis y funcionarios del cuerpo con conocimiento operativo directo de la organización.
El primer paso fue la elaboración de un inventario. Se identificaron cerca de 100 sitios existentes, algunos de los cuales ni siquiera tenían enlace desde el portal principal, y se analizaron sus necesidades reales. La conclusión fue que la mayoría compartía la misma estructura de base, lo que permitió diseñar una plantilla unificada alineada con la imagen corporativa oficial —logotipos y colores reglamentarios— sobre la que construir todos los sites de forma consistente.
En paralelo, fue necesario construir la infraestructura desde cero. Los entornos heredados no eran suficientes para soportar el proyecto, por lo que el equipo implementó una nube privada basada en OpenStack que aportó agilidad en los despliegues y mayores garantías de seguridad. Todo el despliegue se realizó en modalidad on-premises, sin excepción.
Sobre esta infraestructura se implementó también un nuevo gestor de identidades, desarrollado en colaboración con Izertis, en sustitución del sistema anterior. A partir de ese momento, la intranet pasó a estar disponible de forma segura desde cualquier dispositivo y ubicación, abriendo el acceso a los 40.000 funcionarios que trabajan en la calle sin acceso a un puesto fijo.
La gestión del cambio fue un pilar estratégico. El enfoque del equipo no consistió en convencer a los usuarios reticentes, sino en desarrollar una herramienta con la suficiente utilidad práctica para que su adopción no generara fricción.
Resultados
La nueva intranet consolida la comunicación interna de la Policía Nacional sobre una plataforma unificada, segura y escalable. Con 150 sites desplegados, la institución cuenta por primera vez con una imagen corporativa coherente en todos sus canales digitales internos.
Entre los resultados más destacados figuran:
- Agilidad de publicación: un portal completo basado en las plantillas estándar (que cubren el 80% de las necesidades habituales), se despliega en cuestión de días. Anteriormente, el mismo proceso exigía redactar un pliego técnico, asegurar financiación y gestionar un desarrollo que podía prolongarse entre uno o dos años.
- Autonomía operativa: centenares de gestores de contenido administran sus propias secciones sin necesidad depender del área de informática para cada actualización.
- Seguridad granular: el sistema de permisos permite definir y controlar con precisión los accesos a toda la estructura organizativa, desde información general hasta contenidos de uso restringido.
- Intranet en movilidad: los 40.000 funcionarios que trabajan en la calle acceden a la plataforma desde su teléfono móviles, sin necesidad de desplazarse a un puesto fijo en comisaría.
El impacto en el servicio diario es directo. Un agente que antes debía regresar a comisaría para tramitar la documentación de una intervención puede resolverla ahora desde el vehículo, mientras se desplaza a un nuevo aviso. "Eso nos ha permitido elevar notablemente la productividad del cuerpo. Antes tardabas en llegar a una llamada porque tenías el coche en la comisaría. Ahora tienes el coche siempre dando vueltas", señala Cortijo.
Asimismo, la plataforma ha abierto posibilidades no previstas en la fase inicial. Más allá de centralizar la comunicación, Liferay ha facilitado el desarrollo e integración de nuevos servicios internos, como una aplicación de cita previa para las galerías de tiro con trazabilidad completa y datos de usuario sincronizados.
La evolución de Policía Nacional con Liferay muestra una estrategia digital de largo recorrido. El siguiente paso es la integración de inteligencia artificial, con el objetivo de ofrecer a cada perfil profesional acceso a sus propios clusters de conocimiento de forma conversacional. "Estamos viviendo en una sociedad, en la que nadie quiere ir a buscar un documento y leerlo. Todos queremos abrir un chat, buscar la información, y que la IA te haga un resumen. Todo lo que no sea eso, ya no es útil para los agentes", concluye Cortijo.
