IBM UK utiliza Liferay DXP para hacer que los recursos esenciales del sistema de RR.HH. del NHS sean fácilmente accesibles para 1,9 millones de usuarios en más de 300 organizaciones el NHS, manteniendo al mismo tiempo inversiones clave en sistemas heredados.
Cómo el NHS Electronic Staff Record mejoró la experiencia del empleado con Liferay
1.9M+
USUARIOS
300+
ORGANIZACIONES DEL NHS EN Inglaterra y gales
50%
reducción del tráfico a los servidores
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Puntos Clave
- Ten en cuenta cómo acceden los usuarios a tu solución cuando realices mejoras a lo largo del tiempo. Al analizar el comportamiento de los usuarios e identificar los puntos de contacto más frecuentes, el equipo puede optimizar el sistema para mejorar la experiencia del usuario.
- Mejora la eficiencia de los equipos internos con las funciones adecuadas de un CMS. El CMS de Liferay DXP, fácil de usar para cualquier usuario de la empresa, permite a quienes no son desarrolladores añadir, editar y publicar contenido de forma autónoma.
- Mantener las inversiones tecnológicas clave al tiempo que se mejora la experiencia del usuario. La flexibilidad de la plataforma Liferay DXP permite al NHS seguir utilizando su sistema heredado, pero con una apariencia más moderna y una mejor experiencia general en puntos de contacto concretos.
Soluciones de liferay
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Desafíos
El NHS lleva diez años utilizando y perfeccionando su sistema de recursos humanos y nóminas (el "NHS Electronic Staff Recofrd", o "ESR") con tecnología Liferay.
Antes de Liferay, el NHS había desarrollado NHS ESR sobre la base de un potente sistema ERP: Oracle eBusiness Suite. En 2014, IBM y el NHS acordaron utilizar Liferay DXP para mejorar la experiencia del usuario, proporcionando un punto de acceso en forma de "portal" para todos los usuarios. El objetivo era abordar y/o dar soporte a:
- Una interfaz de usuario obsoleta. El aspecto y el funcionamiento del sistema necesitaban una actualización y, lo que es más importante, a los empleados les costaba encontrar los recursos.
- Retos y oportunidades en materia de accesibilidad. El cumplimiento de las normas de accesibilidad contribuiría directamente a cubrir las necesidades de una plantilla diversa.
- Procesos lentos de publicación y actualización de contenidos. Las capacidades del sistema en materia de contenidos eran limitadas, lo que hacía que la creación, la gestión y la actualización de los activos resultaran un proceso largo que agotaba los recursos técnicos.
Implementación
El NHS encargó a su partner de implementación, IBM UK, que buscara una solución que les permitiera seguir utilizando y alojando datos en su sistema ERP actual, al tiempo que mejorara la experiencia general de los empleados, así como de los adminisntradores de sitios web y de contenidos.
Como defensora de la tecnología open-source, Liferay llamó la atención de IBM UK. Liferay ofrece una plataforma flexible para la gestión de contenidos con funciones nativas adicionales, como una búsqueda mejorada, diseño adaptativo y personalización.
La flexibilidad de Liferay resultó fundamental tanto durante la fase inicial de implementación como en las posteriores actualizaciones a nuevas versiones de Liferay; para garantizar una experiencia fluida, la solución se diseñoó de tal forma que los usuarios pudieran acceder a sus servicios de RR.HH. tanto a través de Liferay como del sistema existente. La flexibilidad también ha resultado importante para el desarrollo en general, ya que IBM Reino Unido ha adaptado NHS ESR a unos requisitos muy concretos.
El NHS ESR, que presta servicio a 1,9 millones de empleados repartidos entre más de 300 organizaciones individuales del NHS - correspondientes a los consorcios (u hospitales) del NHS -, es el único sistema al que acceden todos y cada uno de los empleados de los consorcios.
Con el fin de fomentar la adopción de la nueva solución de Liferay, IBM Reino Unido adoptó un enfoque por fases. En un primer momento, implementaron una estructura básica y, con el tiempo, fueron añadiendo nuevas funciones de forma gradual, lo que les permitió mostrar el valor de la solución a los empleados sin abrumarlos de golpe con demasiadas cosas que aprender.
Características Principales
La solución basada en Liferay DXP aprovecha varias funciones clave para cubrir requisitos concretos:
- Gestión de contenidos web (WCM): El uso de diversas estructuras y plantillas ayuda al equipo a gesteionar y publicar contenidos de forma eficaz.
- Plantillas de visualización de aplicaciones (ADT): Las plantillas flexibles del sistema presentan los recursos en formatos concretos, personalizando la experiencia del usuario.
- Inicio de sesión único (SSO): Un proceso de autenticación unificado permite iniciar sesión sin problemas en todo tipo de dispositivos y en todas las aplicaciones, lo que aumenta la comodidad del sistema.
- Content Targeting: La entrega personalizada garantiza que el contenido llegue a los roles designados, de modo que los empleados solo vean la información relevante.
- Diseño responsive: Los empleados pueden ver NHS ESR de forma óptima en cualquier dispositivo.
- Liferay Scheduler: Esta función automatiza las tareas administrativas, mejorando la eficiencia y reduciendo el esfuerzo manual.
Cómo acceden los usuarios a la solución
El sistema se ha diseñado teniendo en cuenta la forma en que los usuarios suelen interactuar con el, basándose en los datos recopilados en Liferay DXP. Esto permitió al equipo actualizar el sistema para que las actividades más habituales de los empleados - como iniciar una sesión para consultar las nóminas o solicitar vacaciones anuales - resultaran más visibles y de fácil acceso.
Los 1,9 millones de usuarios de NHS ESR se pueden clasificar en tres categorías:
- Empleados del NHS: Los empleados del NHS incluyen a miembros del personal que desempeñan diversas funciones y profesiones. Utilizan NHS ESR, a través de un acceso de autoservicio, para tareas como consultar y actualizar su información personal, solicitar permisos y acceder a las nóminas.
- Managers: Los managers utilizan el sistema para gestionar sus equipos, lo que incluye la aprobación de vacaciones, la revisión de datos de rendimiento y el desempeño de otras responsabilidades, también a través del acceso de autoservicio.
- Usuarios profesionales: Entre los que se incluyen profesionales de RR.HH. y especialistas administrativos, estos usuarios acceden a NHS ESR mediante derechos de acceso personalizados para gestionar una serie de procesos concretos de RR.HH., como el procesamiento de nóminas, la generación de informes, la gestión del aprendizaje y el cumplimiento normativo.
Resultados
Tras haber logrado empoderar con éxito a los empleados durante diez años, estas son solo algunas de las muchas ventajas que la solución ha aportado al NHS:
- Mejora de la experiencia del usuario. La interfaz de usuario intuitiva y las completas funciones de Liferay DXP han facilitado a los empleados el acceso y la realización de tareas relacionadas con los recursos humanos.
- Mayor eficiencia gracias al acceso unificado. El sistema ESR del NHS actúa como plataforma centralizada para los servicios destinados a empleados, managers y otros usuarios profesionales. La implementación de Liferay Portal ofrece un punto de acceso unificado, lo que permite a todos los usuarios acceder y navegar fácilmente por las distintas pantallas del portal.
- Mayor comodidad gracias a la accesibilidad móvil. Los empleados pueden acceder al sistema desde cualquier dispositivo, estén donde estén.
- Reducción del tiempo de comercialización. Los usuarios empresariales pueden actualizar y cargar documentos fácilmente, lo que requiere una menor intervención del departamento de TI.
- Mayor seguridad. Las capacidades de seguridad de Liferay DXP, integradas en la seguridad general de ESR, protegen los datos confidenciales de los empleados para cumplir con la normativa de privacidad de datos.p
- Reducción del 50% en la carga de tráfico web. La implementación de una red de distribución d econtenidos (CDN) ha reducido significativamente el tráfico web hacia el centro de datos, lo que ha aumentado la capacidad de forma efectiva sin requerir cambios en la infraestructura.
Futuro
El equipo de IBM UK está analizando actualmente la última versión de Liferay DXP para evaluar cómo las nuevas funciones de gestión de contenidos y la mayor riqueza de contenidos pueden beneficiar al NHS y seguir facilitando la accesibilidad.
Acerca del Partner Tecnológico
IBM UK es una empresa tecnológica líder que ofrece una amplia gama de soluciones y servicios a empresas y organizaciones de todo el Reino Unido. Como parte de la corporación global IBM, IBM UK aprovecha su experiencia en inteligencia artificial, automatización y cloud híbrida para ayudar a los clientes a hacer frente a sus retos más urgentes.
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