Governance im Wissensmanagement: Wie man ein effektives Rahmenwerk aufbaut

Einleitung

Wissensmanagement-Governance umfasst die Gesamtheit der Rollen, Governance-Richtlinien und Kontrollmechanismen, die festlegen, wer das Wissen Ihres Unternehmens erstellt, genehmigt, abruft und pflegt. Sie macht den Unterschied zwischen einer Wissensdatenbank, der die Mitarbeiter vertrauen, und einer, die sie stillschweigend umgehen.

Den meisten Organisationen mangelt es nicht an Wissen. Sie haben ein Vertrauensproblem. Die Antwort ist irgendwo zu finden – sei es auf einer Richtlinienseite, in einem Support-Ticket oder an anderer Stelle –, aber niemand weiß genau, welche Version aktuell ist, wer dafür verantwortlich ist oder ob sie noch zutrifft.

Effektives Wissensmanagement behebt dieses Problem durch klare Zuständigkeiten, durchgesetzte Genehmigungsworkflows, berechtigungsbasierten Zugriff und regelmäßige Überprüfungszyklen. Und die Rahmenbedingungen, die Bestand haben, sind in den Wissensmanagementsystemen verankert, die Ihre Teams bereits nutzen – dort, wo sich die Regeln von selbst durchsetzen.

Was ist Governance im Wissensmanagement?

Governance im Wissensmanagement ist die Ebene der Verantwortlichkeit in Ihrem Wissensmanagementprogramm. Sie definiert, wem welches Unternehmenswissen gehört, wie es überprüft und veröffentlicht wird, wer darauf zugreifen darf und wann es aktualisiert oder ausgemustert wird.

Es ist hilfreich, Governance von den beiden Begriffen abzugrenzen, mit denen sie oft verwechselt wird. Eine Wissensmanagement-Strategie legt die Ziele fest: Was soll das Wissen für Mitarbeiter, Kunden und Partner leisten? Wissensmanagement-Plattformen sind die Technologie, die das Wissen speichert und bereitstellt. Governance verbindet beide, setzt Geschäftsziele in Regeln um und stellt sicher, dass die Technologie diese befolgt.

Governance überschneidet sich zudem mit Content-Governance und Data-Governance, doch der Schwerpunkt ist ein anderer. Data-Governance schützt Datensätze und deren Qualität. Wissens-Governance stellt sicher, dass eine Antwort korrekt, aktuell und für den Leser geeignet ist. Das ist es, was ein Wissensmanagementsystem von einem reinen Speicherort zu einem strategischen Vermögenswert macht.

Warum scheitern Wissensmanagement-Programme ohne Governance?

Wissensmanagement-Initiativen scheitern meist schleichend, da Wissen schneller verfällt, als es jemand bemerkt. Produkte ändern sich, Richtlinien werden überarbeitet und Organisationen wachsen, doch die Artikel, die all dies beschreiben, bleiben unverändert, bis jemand die Verantwortung für ihre Aktualisierung übernimmt.

Die Symptome kommen Ihnen sicher bekannt vor, und sie untergraben genau die Vorteile, die das Wissensmanagement eigentlich bieten soll:

• Die Suchergebnisse liefern zwei Antworten, die sich widersprechen.
• Verschiedene Abteilungen beantworten dieselben Fragen auf unterschiedliche Weise.
• Veraltete Informationen erscheinen weiterhin in den Suchergebnissen, da niemand sie als veraltet kennzeichnet.
• Wichtige Informationen verbleiben in Informationssilos oder – schlimmer noch – werden für die falsche Zielgruppe sichtbar.
• Wenn ein Prüfer fragt, wer eine Änderung genehmigt hat, kann niemand darauf antworten.

Die Kosten zeigen sich überall. Eine Untersuchung von APQC ergab, dass ein durchschnittlicher Wissensarbeiter 8,2 Stunden pro Woche damit verbringt, Informationen zu suchen, neu zu erstellen und zu duplizieren – das entspricht in etwa einem ganzen verlorenen Arbeitstag pro Woche. Neue Mitarbeiter brauchen länger, um sich einzuarbeiten, die Mitarbeiterzufriedenheit leidet, und jedes Mal, wenn jemand die Position wechselt, geht institutionelles Wissen verloren.

Viele Organisationen, die mit diesen Problemen konfrontiert sind, verfügen bereits über eine Governance-Richtlinie. Diese existiert jedoch nur auf dem Papier, anstatt durch die Systeme durchgesetzt zu werden, die die Mitarbeiter täglich nutzen. Das ist keine technologische Lücke. Es ist ein Problem des Wissensmanagements, und genau hier kommt der Governance im Wissensmanagement die größte Bedeutung zu.

Was sind die Kernkomponenten eines Rahmens für Wissens-Governance?

Ein Rahmenwerk für Wissens-Governance basiert auf vier Komponenten. Betrachten Sie diese als miteinander verbundene Säulen und nicht als separate Punkte, die abgehakt werden müssen:

• Verantwortlichkeit. Jedes Wissensobjekt hat einen verantwortlichen Eigentümer.
• Lebenszyklus. Wissen durchläuft einen definierten Weg vom Entwurf bis zur Stilllegung.
• Zugriff und Überwachung. Kontrollen legen fest, wer Wissen einsehen und ändern darf, und protokollieren die entsprechenden Aktionen.
• Messung. Leistungskennzahlen zeigen, ob das Rahmenwerk tatsächlich funktioniert.

Fehlt eine Säule, wird es schwieriger, dem gesamten Rahmenwerk zu vertrauen.

Verantwortung: Wer sollte für die Governance im Wissensmanagement zuständig sein?

Die Governance des Wissensmanagements ist eine gemeinsame Verantwortung, aber jeder einzelne Wissensbestandteil benötigt genau einen Verantwortlichen. Eine geteilte Verantwortung für einen einzelnen Artikel bedeutet in der Regel, dass es gar keine Verantwortung gibt.

Die meisten Unternehmensprogramme definieren folgende Rollen:

• Führungskraft als Sponsor. Sichert Ressourcen, verknüpft das Programm mit den Unternehmenszielen und schlichtet Konflikte zwischen Abteilungen.
• Governance-Rat. Führungskräfte aus den Bereichen Wissensmanagement, IT, Sicherheit und Compliance, Recht sowie aus wichtigen Geschäftsbereichen, die Standards festlegen und Änderungen an den Governance-Richtlinien genehmigen.
• Wissensmanager. Leitet den Wissensmanagementprozess im Tagesgeschäft, von der Einarbeitung neuer Mitwirkender bis hin zur Berichterstattung über den Zustand des Wissensbestands.
• Inhaltsverantwortliche. Sind für die Richtigkeit des Wissens in ihrem Fachgebiet verantwortlich.
• Fachexperten. Überprüfen technische oder regulierte Inhalte und helfen dabei, Fachwissen zu erfassen, bevor es verloren geht.
• Wissensnutzer. Sie weisen durch Feedback auf Fehler und Lücken hin – dadurch wird der Wissensaustausch zu einem wechselseitigen Prozess.

Eine bewährte Vorgehensweise besteht darin, die Verantwortung einer Rolle in Ihrem System zuzuweisen und nicht einer namentlich benannten Person. Wenn jemand den Arbeitsplatz wechselt oder das Unternehmen verlässt, geht die Verantwortung auf den Nachfolger über, anstatt mit der Person zu verschwinden. So bleibt das institutionelle Gedächtnis auch bei Personalwechseln erhalten.

Lebenszyklus: Wie gelangt Wissen vom Entwurf bis zur Stilllegung?

Wissen durchläuft sechs Phasen: Erstellen, Überprüfen, Genehmigen, Veröffentlichen, erneutes Überprüfen und Ausmustern. Für jede Phase muss klar geregelt sein, wer wann handelt.

Die Genehmigung sollte sich nach dem Risiko richten. Eine regulierte Richtlinie erfordert möglicherweise die Freigabe durch einen Inhaltsverantwortlichen, einen Compliance-Prüfer und die Rechtsabteilung. Eine interne FAQ benötigt möglicherweise nur einen einzigen Genehmiger. Mehrstufige Workflows ermöglichen es Teams, neues Wissen schnell zu veröffentlichen, ohne dabei die Überprüfung an entscheidenden Stellen zu überspringen.

Die Arbeit endet auch nicht mit der Veröffentlichung. Ein Artikel, der am Tag der Veröffentlichung korrekt war, kann innerhalb eines Quartals veraltet sein. Legen Sie Überprüfungszyklen je nach Inhaltstyp fest, fügen Sie Überprüfungs- oder Ablaufdaten hinzu und führen Sie einen Versionsverlauf, damit Teams Änderungen vergleichen und Fehler rückgängig machen können. Wenn etwas ersetzt wird, entfernen Sie die alte Version, damit sie nicht mehr in den Suchergebnissen erscheint. Feedbackschleifen von Lesern schließen die verbleibende Lücke und kennzeichnen relevante Inhalte, die überarbeitet werden müssen, bevor sie Schaden anrichten.

Zugriff und Audit: Wie kontrollieren und verfolgen Sie, wer Wissen einsehen und ändern darf?

Zugriffskontrollen legen fest, wer einzelne Wissenselemente anzeigen, bearbeiten und genehmigen darf. Prüfpfade belegen, was geschehen ist. Zusammen erfüllen sie ein Versprechen: Sie entscheiden, wer handeln darf, und Sie können nachweisen, was diese Personen getan haben.

Beginnen Sie mit rollenbasierten Berechtigungen statt mit einmaligen Zugriffsgewährungen. Segmentieren Sie das Wissen nach Zielgruppen und Geschäftsbereichen, sodass ein Support-Mitarbeiter, ein Vertriebspartner und ein Finanzanalyst jeweils schnellen Zugriff auf relevantes Wissen erhalten – und nichts sehen, was sie nicht sehen sollten. Stellen Sie über Single Sign-On eine Verbindung zu Ihrem bestehenden Identitätsanbieter her, damit der Zugriff automatisch den Mitarbeitern folgt, wenn sich ihre Rollen ändern.

Machen Sie dann jede Änderung nachvollziehbar. Versionshistorie und Prüfprotokolle sollten aufzeichnen, wer was wann geändert hat und wer es genehmigt hat. Für regulierte Umgebungen fügen Sie Aufbewahrungsregeln hinzu, die festlegen, wie lange Datensätze und frühere Versionen aufbewahrt werden.

Messung: Woran erkennen Sie, dass die Governance funktioniert?

Messungen zeigen Ihnen, ob Governance tatsächlich umgesetzt wird oder nur auf dem Papier steht. Wählen Sie eine kleine Auswahl von Leistungskennzahlen aus und überprüfen Sie diese in festgelegten Abständen:

• Anteil der Inhalte mit einem namentlich genannten Verantwortlichen
• Anteil der termingerecht überprüften Inhalte
• Erfolgsquote bei der Suche und Suchanfragen ohne Ergebnisse
• Zeit bis zur Veröffentlichung
• Entlastung durch Self-Service oder Wiederverwendung

Zahlen erzählen nur einen Teil der Geschichte. Kombinieren Sie sie mit Leser-Feedback und regelmäßigen Gesprächen mit den Inhabern der Inhalte, und Sie werden erkennen, wo Richtlinien nicht eingehalten werden, bevor die Wissensdatenbank aus dem Ruder läuft.

Welches Governance-Modell sollten Sie wählen?

Die meisten mittleren bis großen Unternehmen setzen auf ein föderiertes Governance-Modell. Ein zentraler Rat legt gemeinsame Standards für Sicherheit, Taxonomie und Informationsarchitektur fest. Geschäftsbereiche und Regionen verwalten dann ihr Wissen innerhalb dieser Rahmenbedingungen selbst.

Jedes Modell bringt Kompromisse mit sich. Zentralisierte Steuerung sorgt für Konsistenz, doch das zentrale Team kann schnell zu einem Engpass werden. Dezentrale Steuerung ist schnell, neigt jedoch dazu, die Informationssilos wieder aufzubauen, die durch die Steuerung eigentlich beseitigt werden sollten. Die föderierte Steuerung schafft einen Ausgleich zwischen beiden. Das ist besonders wichtig für globale Unternehmen, die Inhalte regionen- und markenübergreifend steuern müssen: echte Lokalisierung, nicht nur Übersetzung, mit einem einheitlichen Standard für Sicherheit und Qualität.

Wo passt die ISO 30401 in die Governance des Wissensmanagements?

ISO 30401 ist die internationale Norm für Wissensmanagementsysteme. Sie legt Anforderungen für die Einrichtung, Umsetzung, Aufrechterhaltung, Überprüfung und Verbesserung des Wissensmanagements in jeder Organisation fest, unabhängig von Art oder Größe.

Die Norm folgt der bekannten Struktur anderer ISO-Managementsystemnormen und umfasst Kontext, Führung, Planung, Unterstützung, Betrieb und Leistungsbewertung. Was sie auszeichnet, sind ihre wissensspezifischen Anforderungen: wie Wissen entwickelt wird (erworben, angewendet, bewahrt und ausgemustert, sobald es veraltet ist), wie es zwischen Menschen und Systemen vermittelt und transformiert wird, die Faktoren, die dies ermöglichen, und die Kultur, die den Wissensaustausch am Leben erhält.

Die vier Säulen der Governance stehen in engem Einklang damit:

• Die Verantwortlichkeit entspricht den Anforderungen des Standards an die Führung, einschließlich definierter Rollen, Verantwortlichkeiten und Befugnisse.
• Der Lebenszyklus entspricht der Wissensentwicklung sowie den Kontrollmaßnahmen zur Erstellung, Aktualisierung und Verwaltung dokumentierter Informationen.
• Zugriff und Audit liefern den Nachweispfad, auf den sich die Kontrollen und Audits dokumentierter Informationen stützen.
• Die Messung entspricht der Leistungsbewertung und der kontinuierlichen Verbesserung.

Die Zertifizierung ist nicht der einzige Grund für die Anwendung des Standards. Er dient auch als Checkliste zur Lückenanalyse, als gemeinsames Vokabular für Ihren Governance-Rat und als glaubwürdige Referenz, wenn Sie die Unterstützung der Führungsebene benötigen.

Wie baut man ein Governance-Rahmenwerk für das Wissensmanagement auf?

Sie müssen nicht das gesamte Rahmenwerk auf einmal aufbauen. Beginnen Sie mit dem, was Sie bereits haben, erproben Sie das Modell in einem Wissensbereich und bauen Sie darauf auf.

1. Erfassen Sie Ihr vorhandenes Wissen. Ermitteln Sie, wo es sich derzeit befindet: in Intranets, auf gemeinsam genutzten Laufwerken, in Ticket-Systemen, in Wikis und in Tools für die Zusammenarbeit wie Microsoft Teams. Sie müssen nicht zuerst alles migrieren. Mithilfe von Konnektoren und APIs lässt sich Wissen dort unter Governance stellen, wo es sich bereits befindet – in Ihrer aktuellen Technologieinfrastruktur.
2. Verknüpfen Sie den Umfang mit den geschäftlichen Auswirkungen. Wählen Sie Ergebnisse aus, die der Unternehmensleitung bereits am Herzen liegen, wie beispielsweise eine schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeiter, weniger Support-Tickets oder die Bereitschaft für Audits.
3. Bilden Sie den Governance-Rat und weisen Sie Verantwortlichkeiten zu. Definieren Sie die Rollen und weisen Sie jedem Asset mit hoher Priorität einen Verantwortlichen zu.
4. Wählen Sie Ihr Governance-Modell. Die meisten Unternehmen beginnen mit einem föderierten Ansatz: zentrale Standards, lokale Umsetzung.
5. Setzen Sie jede Richtlinie in eine Plattformsteuerung um. Identifizieren Sie für jede Regel die Systemeinstellung, die diese durchsetzt.
6. Führen Sie ein Pilotprojekt in einem Bereich mit hohem Mehrwert durch. Personalrichtlinien oder Inhalte des Kundensupports sind gängige Ansatzpunkte. Lernen Sie daraus, passen Sie das Konzept an und dokumentieren Sie Best Practices für das nächste Team.
7. Messen und verbessern Sie in festgelegten Abständen. Überprüfen Sie Ihre Governance-Kennzahlen, wie z. B. die Sucherfolgsquote und den Anteil der termingerecht geprüften Inhalte, und passen Sie die Richtlinien an, sobald die Zahlen nachlassen.

Klein anzufangen ist wichtig. Eine Governance, die als radikale Umstellung eingeführt wird, gerät oft ins Stocken. Eine Governance, die Bereich für Bereich eingeführt wird, schafft Vertrauen, hält das Kerngeschäft am Laufen und etabliert eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung, die sich auf jedes weitere Team überträgt, das Sie mit ins Boot holen.

Wie setzen Sie Governance-Richtlinien in Ihrer Technologie durch?

Jede Governance-Entscheidung sollte einer Kontrolle zugeordnet sein, die Ihre Plattform automatisch anwendet. Wenn das System die Regel durchsetzt, hängt die Einhaltung nicht mehr vom Gedächtnis oder vom guten Willen ab.

In der Praxis bedeutet dies, dass mehrere Funktionen zusammenwirken. Genehmigungsworkflows leiten Artikel automatisch zur Überprüfung weiter, sodass nichts ohne die entsprechende Freigabe veröffentlicht wird. Durch die stufenweise Veröffentlichung können Teams zusammenhängende Änderungen bündeln und gemeinsam genehmigen, bevor sie in die Produktion gelangen. Die intelligente Suche hält sich an dieselben Rollen und Berechtigungen wie der Rest Ihrer Umgebung, sodass Suchergebnisse nur das anzeigen, was die jeweilige Person sehen darf. Und Feedback zu einzelnen Artikeln zeigt den Verantwortlichen für Inhalte, was überarbeitet werden muss, sodass Wissensdatenbanken sich kontinuierlich verbessern, anstatt langsam zu veralten.

Ebenso wichtig ist, dass diese Kontrollmechanismen am besten funktionieren, wenn sie nicht in einem separaten Tool angesiedelt sind. Wenn das Wissensmanagement auf denselben Content-Management-, Berechtigungs- und Identitätskonfigurationen basiert, die Ihre Teams bereits nutzen, wird die Governance überall einheitlich angewendet. Außerdem wird die Einführung für die Implementierungsteams vereinfacht: Es muss kein zweites System eingerichtet, lizenziert oder gewartet werden.

Wie regeln Sie den Umgang mit Wissen für Mitarbeiter, Kunden und Partner?

Die Antwort lautet: eine einzige, geregelte „Quelle der Wahrheit“, bei der Berechtigungen steuern, was die jeweilige Zielgruppe sieht. Separate Kopien für jede Zielgruppe driften schnell auseinander, und jede Aktualisierung muss mehrfach vorgenommen werden. Dieser Aufwand summiert sich. Als Genworth mehr als 800 Websites auf einer einzigen Plattform zusammenführte, war einer der Vorteile eine Self-Service-Wissensdatenbank, die den Kundendienstmitarbeitern schnellen Zugriff auf die benötigten Antworten ermöglicht.

Nehmen wir ein Produkthandbuch als Beispiel: Support-Mitarbeiter benötigen die Vollversion mit internen Notizen und Eskalationspfaden, die ihnen helfen, Probleme schnell zu lösen. Kunden und Partner benötigen eine bereinigte Version ohne diese Angaben. Dank einer einzigen, geregelten Quelle haben beide Versionen denselben Verantwortlichen und durchlaufen dieselben Überprüfungszyklen, während rollenbasierte Berechtigungen festlegen, wer was sieht. Wenn sich das Produkt ändert, erfolgt die Aktualisierung einmalig und erscheint an allen vorgesehenen Stellen – zusammen mit den zugehörigen Ressourcen.

Warum ist Wissens-Governance für Unternehmens-KI unerlässlich?

KI-Systeme sind nur so vertrauenswürdig wie das ihnen zugrunde liegende Wissen. Wenn Inhalte veraltet, doppelt vorhanden oder falsch berechtigungsverwaltet sind, liefern KI-Tools zwar selbstbewusste, aber falsche Antworten oder zeigen Informationen an, die ein Nutzer niemals sehen sollte.

Die meisten KI-Anwendungen, die Fragen zu Unternehmensinhalten beantworten, nutzen „Retrieval-Augmented Generation“ (RAG): Die KI ruft zunächst relevante Inhalte ab und verfasst daraus eine Antwort. Sind die abgerufenen Inhalte veraltet, ist es auch die Antwort.

Kontrolliertes Wissen behebt das Problem an der Quelle. Eine berechtigungsorientierte Abfrage sorgt dafür, dass die KI-gestützte Suche sich auf die Inhalte beschränkt, auf die der jeweilige Nutzer Zugriff hat. Die Überprüfung KI-gestützter Inhalte vor der Veröffentlichung sorgt dafür, dass menschliches Urteilsvermögen weiterhin eine Rolle spielt. Und die Aufteilung langer Dokumente in modulare, in sich geschlossene Artikel hilft der KI, die richtige Antwort zu finden, statt nur eine annähernd passende.

Was sollten Sicherheits- und Compliance-Teams überprüfen?

Sicherheits- und Compliance-Teams sollten überprüfen, ob die Governance einer genauen Prüfung standhält – nicht nur auf dem Papier. Ein Workflow-Diagramm zeigt die Absicht. Eine Überprüfung verlangt nach Belegen.

Beziehen Sie diese Fragen in Ihre nächste Plattformbewertung oder interne Prüfung ein:

• Berechtigungen überall. Halten Suchvorgänge, KI-Antworten und Exporte dieselben Berechtigungen ein wie die Wissensdatenbank selbst, oder können eingeschränkte Inhalte durch eine Hintertür nach außen gelangen?
• Zugriffsänderungen. Wenn jemand das Unternehmen verlässt oder die Rolle wechselt, wie schnell ändert sich dann sein Zugriff, und geschieht dies automatisch?
• Prüfnachweise. Können Sie einen vollständigen Verlauf darüber vorlegen, wer einen bestimmten Artikel geändert und genehmigt hat – und zwar in einem Format, das ein Prüfer akzeptiert?
• Aufbewahrung. Wie werden ausgemusterte Artikel und frühere Versionen aufbewahrt oder gelöscht, und entspricht dies Ihrer Aufbewahrungsrichtlinie?
• Zugriff durch den Anbieter. Wo werden die Wissensinhalte gespeichert, und wer beim Anbieter hat Zugriff darauf?

Fordern Sie diese Nachweise frühzeitig an. Die meisten Anbieter veröffentlichen sie in einem Trust Center oder in der Sicherheitsdokumentation, und ein Anbieter, der diese Fragen nicht klar beantworten kann, sendet Ihnen damit ein deutliches Signal.

Wie Liferay DXP die Governance im Wissensmanagement handhabt

Die meisten Wissensplattformen überlassen die Governance Richtliniendokumenten und guten Absichten. Liferay DXP integriert Verantwortlichkeiten, Überprüfung, Zugriff und Messung in dieselbe Plattform, die Ihre Teams bereits für den Betrieb von Intranets, Kundenportalen und Partnerportalen nutzen. So gilt die Governance überall dort, wo Ihr Wissen erscheint, und niemand muss sich die Regeln merken, damit sie funktionieren.

• Verantwortung. Geschäftsteams aktualisieren Wissen innerhalb desselben CMS, das sie bereits nutzen – mithilfe standardisierter Vorlagen und ohne IT-Tickets.
• Lebenszyklus. Workflows leiten Artikel durch ein- oder mehrstufige Überprüfungsprozesse, und Leser sehen die zuletzt genehmigte Version, bis Aktualisierungen die Überprüfung durchlaufen haben.
• Zugriff und Audit. Gemeinsame Rollen, berechtigungsabhängige Suche und abgestufte Sichtbarkeit bedienen jede Zielgruppe aus einer einzigen Quelle, mit einem nebeneinander angeordneten Versionsvergleich zur Nachverfolgung von Änderungen.
• Messung. Das Feedback zu Artikeln zeigt an, was überarbeitet werden muss, und „Workflow Metrics“ gibt Aufschluss darüber, ob Überprüfungen fristgerecht abgeschlossen werden.
• Vorhandenes Wissen und KI. Konnektoren und APIs beziehen Inhalte aus Ticket-Systemen, Wikis und gemeinsam genutzten Laufwerken ein, und der Liferay AI Hub stellt regulierte Inhalte für die KI-gestützte Suche bereit.

Setzen Sie Ihr Governance-Framework in die Praxis um

Governance muss Ihre Teams nicht ausbremsen. Wenn Verantwortlichkeiten, Genehmigungen und Zugriffsregeln in die Plattform integriert sind, veröffentlichen Mitarbeiter schneller, weil sie dem Prozess vertrauen – und jeder, der auf dieses Wissen angewiesen ist, kann sich auf die Antwort verlassen. An diesem Punkt hört Wissen auf, eine Belastung zu sein, und wird zu einem Wettbewerbsvorteil.

Sobald Ihr Rahmenwerk definiert ist, lautet die nächste Frage: Welche Plattform kann es für alle Ihre Zielgruppen durchsetzen? Erfahren Sie, wie die Wissensmanagement-Funktionen von Liferay DXP Verantwortlichkeiten, Genehmigungsworkflows und berechtigungsbasierte Suche in einer einzigen, geregelten Quelle vereinen, sodass die von Ihnen festgelegten Regeln Mitarbeiter, Kunden und Partner gleichermaßen erreichen.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Wissens-Governance und Data-Governance?

Data-Governance verwaltet die Qualität, Sicherheit und den Lebenszyklus von Datensätzen systemübergreifend. Wissens-Governance stellt sicher, dass Antworten, Richtlinien und Anleitungen korrekt, aktuell und für die jeweilige Zielgruppe geeignet sind. Die beiden Bereiche überschneiden sich in Bezug auf Zugriffskontrolle und Aufbewahrungsfristen, doch Wissens-Governance umfasst darüber hinaus redaktionelle Zuständigkeiten, Genehmigungsworkflows und Überprüfungszyklen, die darauf ausgerichtet sind, wie Menschen Informationen tatsächlich nutzen, um Entscheidungen zu treffen.

Wie oft sollten Wissensinhalte überprüft werden?

Das hängt vom Risiko und davon ab, wie schnell sich die Inhalte ändern. Regulierte Richtlinien und Compliance-Inhalte müssen oft mindestens vierteljährlich oder bei jeder Änderung einer Vorschrift überprüft werden. Produkt- und Support-Inhalte sollten bei jeder neuen Version überprüft werden. Stabile Referenzmaterialien, wie allgemeine Anleitungen, können in der Regel ein- bis zweimal im Jahr überprüft werden. Überprüfungs- und Ablaufdaten in Ihrer Plattform sorgen dafür, dass diese Zeitpläne eingehalten werden.

Welche Tools unterstützen die Governance im Wissensmanagement?

Achten Sie auf eine Plattform mit rollenbasierten Berechtigungen, Genehmigungsworkflows, Versionshistorie, Prüfpfaden und einer berechtigungsabhängigen Suche sowie auf die Integration mit Ihrem Identitätsanbieter und bestehenden Inhaltsquellen.